Les mentions obligatoires à faire figurer sur une facture

Une facture est un document détaillant les biens ou les prestations vendues par les professionnels. Pour être conforme, de nombreuses règles doivent être respectées, dont l’insertion de nombreuses mentions obligatoires sur la facture. Découvrez les informations à indiquer obligatoirement sur votre facture selon votre client et votre activité.

En France, une facture est un élément de preuve d’une opération commerciale ayant une valeur juridique importante. Elle sert notamment de justificatif comptable. C’est pourquoi, la création d'une facture doit répondre à un certain nombre d’obligations :

• être rédigée en langue française ;
• être établie en deux exemplaires : un pour le client et un pour votre entreprise ;
• comporter les mentions obligatoires.

L’article L441-9 du Code de commerce précise les mentions obligatoires à insérer sur vos factures que vous ayez une entreprise ou que vous soyez auto-entrepreneur. À savoir :

• les références de la facture ;
• la date de l'opération ;
• l'identité du vendeur ;
• l'identité de l'acheteur ;
• le numéro d'identification à la TVA ;
• la désignation et le décompte des produits ;
• le prix catalogue ;
• le taux de TVA applicable ;
• l'éventuelle réduction ou majoration de prix ;
• la somme totale à payer hors taxes et toutes taxes comprises ;
• l'adresse de facturation ;
• les informations sur le paiement ;
• la durée de la garantie légale de conformité.

Les références de la facture comprennent la date d’émission et le numéro de la facture.

Le numéro de la facture doit être un numéro unique, basé sur une séquence chronologique et continue. Il ne doit y avoir aucune rupture dans les numéros puisqu’il est interdit de supprimer une facture.

Toutefois, la numérotation peut se faire par séries distinctes : un préfixe par année par exemple.

Insérez la date à laquelle est effectuée la livraison des biens ou des prestations de services.

Pour faire une facture, vous devez aussi faire figurer les informations sur votre entreprise :

• la dénomination sociale (ou nom pour un entrepreneur individuel) ;
• l’adresse de votre siège social ;
• le numéro SIREN ou SIRET ;
• la forme juridique ;
• le capital social ;
• le numéro RCS (registre du commerce et des sociétés) et la ville du greffe d’immatriculation pour les commerçants ;
• le numéro au répertoire des métiers et le département d’immatriculation pour les artisans.

Bien entendu, chaque facture est adressée à un client. Il est donc nécessaire d’indiquer ses informations :

• la dénomination sociale ou le nom pour un particulier ;
• l’adresse, sauf opposition pour un particulier.

Sur toutes vos factures supérieures à 150 euros, pensez à insérer votre numéro d’identification à la TVA et celui de votre client professionnel.

Toutefois, le numéro de TVA intracommunautaire de votre client n'est obligatoire que s'il est redevable de la TVA et que la facture concerne une opération réalisée en dehors de la France.

La facture doit comporter de nombreuses mentions sur les produits et services vendus, telles que :

• leur nature ;
• leur marque ;
• leur référence ;
• leur dénomination précise ;
• leur quantité ;
• les matériaux fournis ;
• la main d'œuvre.

Le prix catalogue est le prix unitaire hors TVA des produits et le prix horaire hors TVA des services. Toutefois, vous pouvez choisir un autre prix catalogue selon votre secteur d’activité.

Votre facture doit indiquer les différents taux de la taxe sur la valeur ajoutée (TVA) s’appliquant à vos produits vendus et le montant total de la TVA. Le taux de TVA doit apparaître sur chaque ligne de la facture.

Lorsque votre société fait une réduction de prix à son client, elle doit être inscrite dès la création de la facture. Il s’agit de tous les rabais, ristournes et remises à la date de la vente.

À l’inverse, en présence d’une majoration, par exemple des frais de transport, elle doit aussi être présente sur la facture.

Le total de la somme à payer hors taxes (HT) et toutes taxes comprises (TTC) des opérations doit apparaître sur la facture puisqu'elle sert à réclamer le paiement pour votre entreprise ou micro-entreprise.

Cette mention est obligatoire seulement si elle est différente de l’adresse de votre client.

La facture doit obligatoirement comporter :

• la date de paiement ou le délai de paiement ;
• les conditions d’escompte pour un paiement anticipé ;
• les taux de pénalités en cas de retard de paiement ;
• la mention de l’indemnité forfaitaire de 40 euros.

Depuis le 1er juillet 2021, les documents de facturation doivent mentionner l’existence et la durée de la garantie légale de conformité de deux ans pour les opérations comportant la vente de certains biens.

Ces biens ont été déterminés par le décret n° 2021-609 du 18 mai 2021 :

• appareils électroménagers ;
• équipements informatiques ;
• produits électroniques grand public ;
• appareils de téléphonie ;
• appareils photographiques ;
• appareils thermiques ou électriques pour le bricolage ou le jardinage ;
• jeux et jouets, y compris consoles de jeux vidéo ;
• articles de sport ;
• montres et produits d’horlogerie ;
• articles d'éclairage et luminaires ;
• lunettes de protection solaire ;
• éléments d’ameublement.

Selon votre activité, vous pouvez être obligé d'insérer d'autres mentions. Par exemple, si vous êtes dans l'obligation de souscrire une assurance, celle-ci doit figurer sur vos factures.

Avec l’entrée en vigueur de la facturation électronique, le numéro SIREN du client deviendra une des nouvelles mentions obligatoires sur les factures.

Comme nous l’avons vu, le numéro SIREN ou SIRET du client deviendra obligatoire lors de l’entrée en vigueur de l’e-facture. Ce sera également le cas de :

• l’adresse de livraison du client si elle diffère de l'adresse de facturation ;
• la catégorie de la commande (livraisons, prestations ou les deux) ;
• la mention : « Option pour le paiement de la TVA d’après les débits » lorsque cette option a été prise.

Les mentions obligatoires sont alors les mêmes que celles de la facture classique. Toutefois, vous devez ajouter la mention « facture d’acompte » et une référence au devis ou au bon de commande accepté et signé par le client.

Les entreprises ne respectant pas les règles de facturation s’exposent à une amende fiscale de 15 euros par mention manquante ou inexacte. Toutefois, le montant de l’amende ne peut excéder le quart du montant de la facture.

Le professionnel risque aussi une amende administrative de 75 000 euros pour une personne physique et 375 000 euros pour une personne morale.

Afin de simplifier votre processus de facturation, Qonto vous propose un modèle de facture au format Excel, totalement gratuit et comportant toutes les mentions obligatoires.

Par ailleurs, Qonto vous met à disposition un logiciel de facturation électronique, directement intégré à votre compte professionnel. Le logiciel Qonto vous permet une gestion simplifiée de vos factures clients comme celles de vos fournisseurs.