Tout comprendre sur la dématérialisation de la facture en 2024

Véritable tournant pour les entreprises françaises, l’entrée en vigueur de la dématérialisation des factures en 2024 est reportée au 1er septembre 2026 pour les grandes entreprises et celles de taille intermédiaire. Elle sera étendue aux autres entreprises au 1er septembre 2027. Découvrez comment aborder sereinement la généralisation de l’e-facture.

La dématérialisation des factures, ou e-invoicing, consiste à créer, envoyer et recevoir vos factures par voie électronique. L’e-facture doit présenter les mêmes garanties qu’une facture papier, c’est-à-dire :

• l’authenticité : garantir l’identité de l’émetteur de la facture ;
• l’intégrité : les informations contenues dans la facture ne doivent pas être modifiables et la facture ne peut être supprimée ;
• la lisibilité : la facture doit être claire et compréhensible.

Plusieurs formats électroniques de facture sont autorisés comme :

• le format non structuré qui doit faire l’objet d’une conversion dans un format structuré ;
• le format mixte ou hybride qui combine un fichier au format PDF lisible par tous et un fichier au format XML contenant les données structurées pour une exploitation automatique par les machines ;
• le format structuré (EDI, EDIFACT, UBL, etc.) issu de l’échange de données informatisé (EDI) qui comprend des données structurées traitées automatiquement par les logiciels.

La dématérialisation des factures concernera toutes les entreprises françaises.

En effet, vous serez concerné par les nouvelles obligations dès que vous réaliserez des opérations B2B sur le territoire national, c’est-à-dire des opérations domestiques d’achats/ventes de biens ou des prestations de services réalisées entre des entreprises établies en France et assujetties à la TVA.

En plus de la facturation électronique obligatoire, vous serez soumis au e-reporting. Cette opération consistera à transmettre à l’administration fiscale vos informations de transaction dès qu’une de vos opérations commerciales ne relèvera pas de la facturation électronique.

Ce sera notamment le cas lorsque vous réaliserez une vente ou une prestation auprès d’un non-assujetti (comme un particulier) ou auprès d’une entreprise non établie en France.

La première étape de la généralisation des factures électroniques a concerné les relations entre les entreprises et la sphère publique (État, collectivités territoriales et établissements publics), c’est-à-dire les transactions B2G assujetties à la TVA (business to government) :

• 2017 : émission obligatoire des factures électroniques pour les grandes entreprises (plus de 5 000 salariés) ;
• 2018 : émission obligatoire des factures électroniques pour les entreprises de taille intermédiaire (entre 250 et 5 000 salariés) ;
• 2019 : émission obligatoire des factures électroniques pour les petites et moyennes entreprises (moins de 250 salariés) ;
• 2020 : émission obligatoire des factures électroniques pour les autres entreprises.

La deuxième étape de la généralisation des factures électroniques concerne les opérations BtoB réalisées en France. Initialement, le calendrier de la facture électronique devait débuter dès 2024 pour les grandes entreprises.

Toutefois, le Gouvernement a annoncé le report du calendrier de la dématérialisation de la facture en 2024. Ce report a pour objectif de garantir un passage à la facturation électronique dans les meilleures conditions possibles.

Depuis, le projet de loi de finances pour 2024 a proposé un nouveau calendrier :

• 1er septembre 2026 : réception des e-factures par toutes les entreprises et émission des e-factures par les grandes entreprises et les entreprises de taille intermédiaire ;
• 1er septembre 2027 : émission des e-factures par les PME et les micro-entreprises.

Concernant la réglementation de l’e-facture, en dehors de son format, elle suit les règles établies pour la facture papier. Toutefois, le passage à la dématérialisation des factures s’accompagnera de l’ajout de quatre nouvelles mentions sur les factures :

• le numéro SIREN des entreprises ;
• l’adresse de livraison des biens si celle-ci est différente de l’adresse du client ;
• la catégorie des opérations : livraisons de bien, prestations de services ou les deux ;
• le paiement de la TVA d’après les débits si le prestataire a opté pour celui-ci.

Par ailleurs, afin de sécuriser les factures électroniques, des cachets électroniques qualifiés et des signatures électroniques qualifiées ont été mises en place. Ces deux solutions vous permettront de garantir l’origine des factures, l’intégrité de leur contenu et leur lisibilité. Leur utilisation ne sera pas obligatoire, mais recommandée.

Afin de passer sereinement à la dématérialisation des factures, votre entreprise aura besoin d’adapter son processus de traitement des factures et de choisir, pour émettre et recevoir ses factures électroniques, entre :

• une plateforme de dématérialisation partenaire de l’administration fiscale (PDP), prestataire privé payant proposant divers services ;
• un opérateur de dématérialisation (OD) qui travaille avec une PDP.

En effet, le gouvernement a adopté le modèle en Y (transmission et réception via un tiers de confiance, une PDP). Ainsi, les plateformes de dématérialisation partenaires (PDP) seront des partenaires privés de l’État qui seront habilités à transmettre et recevoir les e-factures.

Vous auriez également dû pouvoir utiliser le portail public de facturation (PPF), mais son développement a été abandonné par le gouvernement en octobre 2024. 

Le service d’immatriculation des PDP a ouvert en mai 2023. C’est la Direction générale des finances publiques (DGFiP) qui instruit les candidatures reçues. En effet, une immatriculation est nécessaire pour devenir une PDP.

La mise en place de la généralisation de la facture électronique et du e-reporting suit plusieurs objectifs.

Pour l’administration fiscale, la dématérialisation des factures lui permettra d’amplifier sa lutte contre la fraude à la TVA grâce à la vérification de l’identité de l’émetteur à partir de l’annuaire centralisé et au dépôt des e-factures.

Pour le Gouvernement, la généralisation de la facture électronique lui offrira une meilleure connaissance de l’économie des entreprises.

Et pour les entreprises ? Après un temps d’adaptation, le passage à l’e-facture devrait diminuer vos coûts de gestion des factures. En effet, la facture électronique permet de réduire le temps de traitement de la facturation, de réduire l’usage du papier, de limiter les espaces de stockage et d’éviter les erreurs humaines grâce à la suppression de la saisie manuelle.

Par ailleurs, grâce à l’allégement de la charge administrative et aux gains de productivité, l’e-facture pourrait aussi renforcer votre compétitivité.

Enfin, vos déclarations de TVA seront simplifiées grâce au pré-remplissage automatique avec les données transmises à l’administration fiscale.

La dématérialisation des factures devrait être un levier de simplification et de modernisation pour vos relations avec l’administration fiscale et pour votre processus de gestion des factures.

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Qonto se chargera de rendre vos factures conformes et simplifiera vos obligations, car nous avons intégré la phase pilote du gouvernement avec un dossier de candidature jugé « excellent ».