Format UBL : un format structuré accepté pour la facturation électronique

La réforme de la facturation électronique a précisé ses modalités d’application. Trois formats de facture seront acceptés : le format CII, le format Factur-X et le format UBL. Ce dernier est conforme à la norme européenne EN 16931 et est souvent utilisé dans le secteur du e-commerce. Découvrez son fonctionnement.

La facture électronique devra posséder un format électronique structuré permettant son traitement automatique par les logiciels.

Le format structuré automatise le traitement et l'intégration de la facture dans l'outil mis en place pour la gestion des factures par l'entreprise destinataire et par l'administration fiscale.

En France, l’administration fiscale a homologué les formats suivants de facture électronique :

• le format Cross Industry Invoice (CII) ;
  
• le format Factur-X ;
• le format Universal Business Language (UBL).

Le format Universal Business Language (ou langage universel des affaires) est un standard international basé sur le format XML pour l’échange de données électroniques. Il comporte un référentiel commun pour permettre aux entreprises de créer et de partager facilement leurs documents.

C’est un format d’échange XML générique. Il permet de partager des informations entre différents systèmes informatiques (sites web, bases de données, applications, etc.). Chaque destinataire peut facilement exploiter les données communiquées sans intervention humaine. Ce format de fichiers garantit également l'intégrité des données.

Le format UBL a été développé par l’Organization for the advancement of structured information standards (OASIS) pour résoudre les problèmes d’interopérabilité et de comptabilité entre les outils des entreprises. En effet, il a pour but de faciliter l’échange des documents électroniques.

Le format UBL contient différents schémas de données réutilisables pour :

• les documents commerciaux ;
• les factures ;
• les bons de commande ;
• les avis d’expédition.

Le format dispose de toutes les mentions utilisées dans ces documents. En effet, le fichier XML contient toutes les mentions obligatoires devant figurer sur une facture dans un format structuré.

Ainsi, l’entreprise recevant une facture électronique au format UBL peut traiter automatiquement toutes les informations contenues. Les logiciels informatiques reconnaissent chaque partie de la facture.

Il a été adopté dans les échanges internationaux et la vente en ligne. Il sera d’ailleurs utilisable dans le cadre de la réforme de la facturation électronique obligatoire dès 2026.

Oui, les entreprises peuvent choisir le format UBL dans le cadre de leurs échanges avec le secteur public.

En effet, les entreprises ont déjà l’obligation d’émettre et de recevoir des factures électroniques à travers Chorus Pro avec le secteur public (les opérations BtoG).

Le format UBL offre de nombreux avantages aux entreprises pour les factures électroniques tels que :

• la conformité aux exigences réglementaires ;
• l’interopérabilité des opérations internationales ;
• l’automatisation du traitement ;
• la sécurisation des échanges.

L’administration fiscale française reconnaît la conformité du format UBL aux normes de la facturation électronique. C’est également le cas par les administrations de nombreux pays puisqu'il remplit toutes les exigences légales.

Le portail public de facturation (PPF) et les plateformes de dématérialisation partenaires (PDP) seront en mesure de traiter les données des factures électroniques au format UBL.

Le format UBL est reconnu à l’échelle mondiale. Il est donc idéal pour les multinationales. Il simplifie les transactions commerciales réalisées entre des partenaires étrangers.

Le format UBL facilite le traitement des factures électroniques en structurant les informations contenues. Les logiciels informatiques lisent automatiquement le contenu de la facture ce qui diminue grandement les erreurs de saisie. Il en résulte donc un gain de temps et d’argent.

Aucune retranscription manuelle n’est nécessaire.

Le format UBL offre un environnement sécurisé. Il garantit la sûreté, la fiabilité et l’authenticité des données transmises grâce à une structure standardisée et uniforme. Les documents UBL sont échangés via le réseau sécurisé Peppol.

Il propose également une signature électronique pour un niveau de sécurité accrue.

Le format UBL contient des données structurées pour un traitement automatique par les logiciels alors que le fichier PDF (Portable Document Format) est un document lisible par les humains.

Le fichier PDF peut aussi être traité automatiquement grâce à la technologie de reconnaissance optique des caractères (Optical Character Recognition).

Toutefois, le dispositif OCR est sujet à des erreurs de traitement, car il ne reconnaît pas certaines informations.

Votre entreprise pourra éditer et envoyer ses factures au format électronique à partir :

• du portail public de facturation ;
• d'une plateforme de dématérialisation partenaire de l’administration fiscale ;
• d'un opérateur de dématérialisation travaillant avec le PPF ou une PDP.

Ces opérateurs permettront également de remplir vos obligations d’e-reporting, c’est-à-dire l’envoi des données des transactions non concernées par l’e-facture à l'administration fiscale.

Par ailleurs, vous aurez besoin d’un logiciel de facturation comprenant le format UBL si vous souhaitez opter pour ce format. Les opérateurs conformes à la facturation électronique proposeront le format UBL.

Le logiciel s’occupera d’insérer les mentions exigées pour la facturation par votre activité et par vos partenaires commerciaux une fois les informations sur votre client remplies.

Qonto vous propose un logiciel de facturation qui sera totalement conforme avec la facturation électronique obligatoire. Il comprendra notamment le format Factur-X pour l’émission et la gestion de vos factures.

De plus, Qonto a été pré-sélectionné pour rejoindre la phase pilote en tant que PDP.