Initialement prévue pour entrer en vigueur entre 2024 et 2026, la facturation électronique obligatoire entre les entreprises françaises assujetties à la TVA a été reportée par la Direction générale des finances publiques. Pour l'heure, le nouveau calendrier n'est pas connu. Afin de vous préparer dès maintenant, découvrez les modalités de la facturation électronique et les solutions pour que votre entreprise soit en conformité avec cette réforme.

Conformément à l’article 289 du Code général des impôts, une facture électronique est une facture dont l’émission et la réception sont effectuées sous une forme électronique quelle qu’elle soit. Elle doit comporter un socle minimum de données sous forme structurée.

Le format de la facture électronique doit permettre son traitement automatisé par les logiciels et sa lecture par l’humain. On parle alors d’une facture mixte ayant un format hybride (par exemple les formats de la Factur-X). Plusieurs formats de facture électronique existent.

En effet, une facture électronique n’est pas qu’un simple PDF.

La facture électronique doit être transmise par l’intermédiaire d’une plateforme de dématérialisation partenaire de l’administration fiscale, du portail public de facturation (PPF) Chorus Pro ou d'un opérateur de dématérialisation qui travaille avec le PPF ou avec une PDP.

La réforme de la facturation électronique concerne l’ensemble des opérations d’achats et de ventes de biens et/ou de prestations de services réalisées entre des entreprises établies en France et assujetties à la TVA (opérations BtoB) dès lors que les opérations concernent le territoire français. On parle d’opérations domestiques. Il s’agit donc des :

• livraisons de biens ou prestations de services situées en France entre assujettis non exonérés de TVA ;
• acomptes se rapportant aux opérations ci-dessus ;
• livraisons aux enchères publiques de biens d’occasion, d’œuvres d’art, d’objets de collection ou d’antiquité.

Vous devrez faire transiter les factures électroniques sur le portail Chorus Pro ou via une plateforme de dématérialisation partenaire (PDP) accréditée par l’administration fiscale.

Par ailleurs, votre entreprise aura pour obligation de transmettre à l’administration fiscale certaines données des transactions relatives à ses opérations non concernées par la facturation électronique. Par exemple :

• une vente à un particulier (business to consumer - BtoC) ;
• une livraison intracommunautaire ;
• une exportation.

Il s’agit de l’« e-reporting ».

La facturation électronique et l’e-reporting permettront de vous proposer le pré-remplissage de vos déclarations de TVA pour une gestion simplifiée de la TVA.

Les entreprises établies dans les collectivités d’Outre-mer (Guyane, Mayotte, Saint-Pierre-et-Miquelon, Saint-Barthélemy, Nouvelle-Calédonie, Polynésie française, Wallis-et-Futuna) et les Terres australes et antarctiques françaises ne sont pas concernées par les règles sur les factures électroniques.

En revanche, les entreprises établies dans les départements d’Outre-mer (Guadeloupe, Martinique et La Réunion) seront soumises à la facturation électronique.

La facture électronique reprend les mêmes mentions obligatoires qu’une facture classique. Toutefois, la réforme de la facturation électronique apporte aussi de nouvelles mentions obligatoires :

• le numéro SIREN ;
• l’adresse de la livraison de biens si elle est différente de l’adresse du client ;
• l’information selon laquelle les opérations donnant lieu à une facture sont constituées exclusivement de livraisons de biens ou de prestations de services, ou sont constituées de ces deux catégories ;
• le paiement de la TVA d’après les débits dès lors que le prestataire a opté pour celui-ci.

La facturation électronique concerne déjà les opérations avec le secteur public depuis le 1er janvier 2020. En effet, les entreprises doivent obligatoirement transmettre par voie électronique les factures destinées au secteur public, c’est-à-dire pour les contrats conclus avec l’État, les collectivités territoriales et les établissements publics. Pour cela, elles doivent utiliser le portail public de facturation (PPF) Chorus Pro.

Quant aux autres opérations, le projet de généralisation de la facturation électronique obligatoire en 2024 est reporté. En effet, la loi de finances de 2020 prévoyait la réforme de la facturation et une application dès 2024.

Toutefois, la Direction générale des finances publiques (DGFiP) a annoncé le report de l’application de l’obligation de l’e-facture. Ce report est effectué dans le but de garantir le passage à la facturation électronique dans les meilleures conditions possibles.

Ce sera la loi de finances pour 2024 qui indiquera le nouveau calendrier de la facture électronique. Le projet de loi de finances pour 2024 prévoit le calendrier suivant :

• 1er septembre 2026 : l'obligation d'être en mesure de recevoir les factures électroniques et de les émettre pour les grandes entreprises et les entreprises de taille intermédiaire ;
• 1er septembre 2027 : l'obligation d'émettre des factures électroniques pour les petites et moyennes entreprises, dont les micro-entreprises.

Afin d’être en conformité, votre entreprise devra adapter la gestion et le processus de traitement des factures et choisir une plateforme d’émission et de réception des factures électroniques. Elle pourra choisir entre :

• une plateforme de dématérialisation partenaire de l’administration fiscale (PDP) ;
• le portail public de facturation (PPF) Chorus Pro ;
• un opérateur de dématérialisation travaillant avec le PPF ou une PDP.

Il s’agit d’une facture mixte ayant deux formats : une partie au format PDF/AF lisible par les humaines et une deuxième partie au format structuré XML pour un traitement automatique par les logiciels.

La Factur-X se présente comme une facture classique en PDF, mais avec en plus un fichier XML contenant toutes les informations essentielles de la facture. Par ailleurs, la Factur-X propose plusieurs formats contenant plus ou moins d’informations sur la facture selon les besoins de votre entreprise. Ce système est né d’une collaboration franco-allemande.

L’avantage de la Factur-X est qu’elle est simple et peu coûteuse à mettre en place puisque vous pourrez continuer à utiliser votre système de facturation habituel. Il vous suffira de convertir votre facture à l’aide d’une plateforme de dématérialisation.

Par ailleurs, vous devrez procéder à l’archivage des factures électroniques. Elles devront être scellées et horodatées afin d’assurer leur traçabilité et leur authenticité. Pour cela, vous aurez la possibilité de vous tourner vers des prestataires agréés.

De plus, vos données d’e-reporting devront aussi être transmises à l’administration fiscale par l’intermédiaire d’un PDP ou par le portail Chorus Pro.

L’obligation de passer à la facturation électronique suit plusieurs objectifs :

• lutter plus efficacement contre la fraude à la TVA ;
• améliorer la compétitivité des entreprises françaises grâce à une gestion dématérialisée des factures diminuant les délais de paiement, la charge administrative et les coûts de traitement des factures ;
• simplifier les obligations déclaratives des entreprises en matière de TVA grâce au pré-remplissage des déclarations ;
• améliorer la connaissance de l'état de l’activité des entreprises en temps réel pour un meilleur pilotage de la politique économique.

Une fois une phase d’adaptation passée et votre processus bien en place, cette solution fera gagner du temps et de l’argent à votre entreprise. Les factures de vos fournisseurs seront traitées automatiquement, tout comme l’émission de vos factures destinées à vos clients.

Préparez-vous dès maintenant à la mise en place de la facturation électronique avec Qonto.

Qonto vous donne accès à un logiciel de facturation électronique directement intégré à votre compte professionnel.

Qonto s’engage à vous proposer un outil de gestion de vos factures 100 % conforme aux exigences de la facturation électronique grâce à notre future fonctionnalité e-invoicing.

De plus, Qonto a été sélectionné pour intégrer la phase pilote en tant que PDP avec un dossier de candidature jugé « excellent ». Qonto vous offrira une solution fiable et robuste permettant l’échange de données plus fluide et sécurisé avec le nouveau PPF.