La plateforme de dématérialisation des factures : quelle utilité et quels enjeux ?

La digitalisation progresse rapidement dans les entreprises, y compris dans les TPE et PME. Et la gestion financière et la comptabilité n’échappent pas à ce mouvement. L’envoi ou la réception des factures s’effectue désormais souvent sous forme dématérialisée. Les professionnels ont ainsi recours à une plateforme de dématérialisation des factures pour leurs opérations. Nous allons voir dans cet article tout ce que cela implique. 

Un logiciel de dématérialisation des factures est un outil qui va faciliter la transmission des factures entre un fournisseur et un client. Cette typologie de plateforme possède trois missions principales :

• permettre à un fournisseur d'émettre des factures dématérailisées et au client de les recevoir ;
• simplifier les relations avec l’administration fiscale ;
• accélérer le traitement des factures et simplifier leur conservation.

En fonction des plateformes de dématérialisation des factures, les services proposés aux entreprises peuvent varier. Toutefois, elles proposent la plupart du temps les services suivants :

• émettre, recevoir et transmettre des factures ;
• contrôler la conformité des factures ;
• communiquer les données financières de l'entreprise à l'administration fiscale et à l'annuaire public ;
• assurer la gestion du statut des factures.

Pour améliorer la gestion comptable des entreprises au quotidien, certaines plateformes de dématérialisation des factures mettent à profit des services supplémentaires :

• automatisation du traitement des notes de frais ;
• automatisation des factures fournisseurs ;
• outil de pilotage du suivi budgétaire ;
• gestion collaborative de la comptabilité.

Les bénéfices de ces plateformes spécialisées dans la dématérialisation des factures sont nombreux pour les entreprises. Elles gagnent ainsi un temps considérable en optimisant les tâches comptables récurrentes, notamment au travers de la dématérialisation des factures fournisseurs.

Ce gain de temps favorise la productivité des équipes comptables. Les directeurs financiers et leurs collaborateurs peuvent enfin se concentrer pleinement sur leur cœur de métier : le conseil et l'analyse financière.

Enfin, grâce à des outils de reporting financier, les entreprises peuvent avoir une meilleure visiiblité et une meilleure maîtrise de leur activité financière au quotidien.

Il faut distinguer les plateformes de dématérialisation des factures et les plateformes de dématérialisation partenaires. Deux termes que l’on rencontre fréquemment, mais qui correspondent à des concepts différents.

Contrairement à une plateforme de dématérialisation des factures, une plateforme de dématérialisation partenaire, ou PDP, doit faire l'objet d'une immatriculation par l'administration pour une durée de trois années renouvelables.

Lorsqu'une plateforme partenaire reçoit une immatriculation, cela signifie qu'elle répond aux exigences imposées par le cadre réglementaire. 

Les plateformes partenaires habilitées seront les seules à pouvoir proposer des services en accord avec le décret sur la facturation électronique.

Les PDP seront mises en place progressivement dans le cadre de la réforme de la facture électronique. Les premières immatriculations ont été annoncées au premier semestre 2024, alors que la mise en application de la réforme est programmée entre 2026 et 2027.

Les entreprises pourront retrouver en ligne la liste des plateformes de dématérialisation partenaires. Elles auront la liberté de choisir la plateforme d'émission et de réception de factures qui leur correspond pour assurer la gestion de leur comptabilité quotidienne.

Pour répondre aux enjeux de la dématérialisation des factures pour les entreprises, l'administration française devait mettre en place un portail public de facturation (PPF) dans le cadre de la réforme. Toutefois, le ministère de l'Économie et des Finances a annoncé l'abandon du développement du (PPF) en octobre 2024.

L'utilisation de ce portail aurait été gratuite pour les entreprises, mais ses services auraient été plus limités que ceux proposés par une plateforme de dématérialisation partenaire.

Par exemple, ce portail public ne vous aurait pas permis de bénéficier d'un service d'archivage ou d'une fonctionnalité d'aide au pilotage d'un suivi financier. 

Les opérateurs de dématérialisation (OD) sont des plateformes qui peuvent offrir le même type de services que les PDP, mais qui ne sont pas immatriculées par l'État et qui ne sont donc pas soumises aux mêmes obligations. 

Dans cette catégorie, on peut par exemple retrouver des logiciels de facturation qui ont fait le choix de ne pas candidater à l'immatriculation PDP, et qui utiliseront une connexion avec une PDP tierce pour pouvoir se mettre en conformité vis à vis de la réforme de la facture électronique.

Afin de choisir la plateforme de facturation dématérialisée qui saura répondre aux enjeux de votre entreprise, commencez par vous interroger sur vos besoins. 

En fonction du process déjà en place, analysez les fonctionnalités dont vous disposez déjà et déterminez celles qui pourraient vous manquer.

Par la suite, prenez le temps d'étudier les offres des différentes plateformes de dématérialisation de factures. En fonction des coûts à associer et de votre réorganisation en interne, déterminez celle qui vous correspondra le mieux.

Outre les fonctionnalités relatives à la bonne gestion de votre comptabilité au quotidien, l'objectif est de faciliter sa méthode de e-invoicing (la facturation électronique) et de e-reporting (la transmission des données de facturation à l’administration fiscale). 

Pour cela, nous ne pouvons que vous conseiller de vous tourner vers une plateforme simple et intuitive. De nos jours, la plupart des plateformes de dématérialisation de factures mettent l'accent sur l'expérience utilisateur.

Toute votre équipe comptable doit être en mesure d'assurer la gestion de la comptabilité quotidienne de l'entreprise sans difficulté. Optez donc pour une solution que vous pouvez facilement intégrer à votre logiciel comptable pour ne pas trop modifier leur environnement de travail habituel.

Plus qu'assurer la gestion des flux entrants et sortants de l'entreprise, les plateformes de dématérialisation de factures collaboratives offrent de nombreux avantages. Elles vous permettent notamment de travailler à plusieurs sur la gestion de votre comptabilité en ligne.

Pour une TPE-PME, la décision de basculer vers une plateforme de dématérialisation des factures est généralement prise lorsqu'un certain volume de factures achats ou ventes est dépassé chaque mois. Au delà d'un certain nombre de factures, l'utilisation d'outils traditionnels, comme un tableur, devient en effet très fastidieux et chronophage.

La réforme de la facture électronique est un autre point important à avoir en tête. En effet, les entreprises devront être en capacité de recevoir des factures électroniques au plus tard au 1er septembre 2026. Il s'agit d'une date limite, mais il est évidemment bien plus prudent de se préparer en amont, pour pouvoir tester le système plusieurs mois avant.

L'idéal est donc de choisir sa plateforme dès que possible ! Sachant que les premières PDP, telles que Qonto, sont déjà immatriculées auprès de l'administration.