La dématérialisation des factures fournisseurs

Plusieurs solutions sont disponibles pour dématérialiser les factures fournisseurs, mais elles ne sont pas adaptées à tous les cas de figure ou toutes les entreprises. Zoom sur les différentes options qui s'offrent à vous.

Une facture fournisseur est un document qui joue plusieurs rôles importants dans la gestion de l'entreprise. 

Tout d'abord, elle sert tout d'abord de preuve d'achat. Le détail des biens ou des services acquis auprès des fournisseurs s'avère essentiel pour le suivi des dépenses et la gestion des stocks. 

Elle permet également de vérifier la précision des commandes reçues, en s'assurant que les quantités, les prix, et les conditions correspondent à ce qui a été convenu. 

C'est aussi un outil indispensable pour la comptabilité et la préparation des états financiers, car elle aide à enregistrer les passifs et à calculer la TVA déductible. 

La facture fournisseur est aussi utilisée par l'équipe finance pour le suivi des échéances de paiement. 

Enfin, elle joue un rôle clé dans la conformité réglementaire, notamment en matière fiscale, où elle sert de justificatif pour les audits et les contrôles fiscaux.

La dématérialisation des factures fournisseurs améliore l'efficacité des processus administratifs en facilitant la recherche, l'accès et le partage instantanés des factures. Ainsi, la gestion du temps et des ressources se trouve optimisée. 

Elle contribue aussi à la sécurité et à l'intégrité des données grâce à la réduction des risques de perte, de dégradation ou d'altération des documents.

Par ailleurs, elle favorise le respect de l'environnement en diminuant la consommation de papier. 

Enfin, elle s'inscrit dans le cadre de la conformité réglementaire. En effet, de nombreux pays rendent obligatoire la facturation électronique pour une meilleure traçabilité et une réduction de la fraude fiscale.

Actuellement, trois grandes solutions existent sur le marché pour dématérialiser ses facture fournisseurs :

• la piste d'audit fiable ;
• la signature électronique ;
• la facturation par voie électronique.

‍La solution la plus simple consiste à créer vos factures (idéalement au format PDF) et de les envoyer par voie électronique, à condition de pouvoir justifier d’une signature électronique ou d’une piste d’audit fiable.

Si cette solution permet un gain de temps et des économies, elle n’est certainement pas la plus efficiente. En effet, le format PDF ne permet pas d’exploiter les données, et encore très souvent la facture doit être imprimée pour être traitée.

Si vous retenez cette solution, vous devrez donc soit prévoir une piste d’audit fiable, soit une signature électronique de vos factures.

L'administration fiscale définit la Piste d'Audit Fiable (PAF) comme suit :

« Démarche consistant en la mise en place d’un processus continu et intégré, avec la description, d’une façon claire et exhaustive, du cheminement des opérations (flux d’informations, flux financiers), de leur documentation (documents comptables et pièces justificatives) et de leur contrôle. »

Pour faire simple, la PAF doit servir à garantir l’authenticité, l’intégrité et la lisibilité des factures émises ou reçues.

Depuis 2013 donc, la documentation d’une piste d’audit fiable est obligatoire pour justifier le flux entre les factures émises/reçues et la livraison de biens ou la prestation de service réalisée. Et cela concerne aussi bien les fournisseurs que leurs clients.

La documentation de la piste d’audit fiable dépend directement de la taille de votre entreprise :

• une simple « documentation orale » pour les TPE ;
• une documentation écrite synthétique pour les PME ;
• une documentation écrite détaillée pour les grands groupes.

Voici un exemple de la documentation qu'une piste d'audit fiable doit contenir :

• le processus de facturation (achat et vente) ;
• les contrôles mis en place ;
• la conformité de la prestation rendue / du bien livré.

Encore trop souvent méconnue, la PAF est une obligation qui en cas de non-respect peut entraîner des sanctions. Pour les factures reçues, l'entreprise s'expose au rejet de la déduction de la TVA.

Quant aux factures émises, les sanctions sont :

• remise en cause du caractère original de la facture ;
• pénalité de 50% du montant de l’opération ;
• 15 € par omission ou inexactitude constatée.

Si cette solution vous paraît trop risquée, vous avez la possibilité de sécuriser davantage vos échanges de factures numérisées grâce à la signature électronique.

La signature électronique (appelé aussi signature numérique) permet de garantir l'intégrité du document signé et l'identité du signataire à l'aide d'un procédé cryptographique.

Le mécanisme de signature électronique doit donc à la fois permettre au lecteur d'un document comptable PDF d'identifier la personne ou l'entreprise qui a apposé sa signature ainsi que garantir que le document comptable PDF n'a pas été altéré entre l'instant où l'auteur l'a signé et le moment où le lecteur le consulte.

Si vous souhaitez mettre en place les signatures électroniques, deux solutions s’offrent à vous :

• les logiciels comptables agréés ;
• les logiciels de signatures électroniques en ligne.

La solution complète de facturation par voie électronique est sans conteste l’option la plus avantageuse et la plus rentable pour une entreprise qui cherche à optimiser ses opérations comptables.

La dématérialisation de la facture concerne l’ensemble de son cycle de vie : édition, envoi, réception, traitement, validation, paiement, comptabilisation et archivage.

La facturation par voie électronique utilise le système d’EDI (Échange de Données Informatisé). C’est un système entièrement sécurisé qui diminue sensiblement le risque d’erreurs et de fraude. 

Cet échange consiste à partager entre ordinateurs des factures, des preuves de paiements, etc. 

Selon la solution qui vous convient le mieux, vous allez devoir trouver un logiciel qui correspond à vos nouveaux besoins.

Faisons un tour d’horizon des solutions disponibles.

Ces logiciels permettent de générer des factures directement conformes grâce au certificat d’authenticité délivré par le logiciel.

Ils vous permettent d’avoir un suivi de la facturation, de suivre les règlements clients en temps réel et d’avoir des tableaux de bord adaptés à vos besoins.

Pour certains d’entre eux vous pourrez même faire votre comptabilité directement par leur biais, générer des exports dans le format adapté pour votre expert-comptable ou même donner l’accès direct à ce dernier pour qu’il puisse récupérer les informations nécessaires.

Voici les principales solutions sur le marché :

• les logiciels de facturation en ligne SaaS : Henrri, Sellsy, Facture.net, Zervan ;
• les logiciels de comptabilité en ligne ou non : Sage, Evoliz et bien d’autres.

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Les logiciels de signatures électroniques, comme docusign ou yousign, garantissent l’authenticité et la traçabilité de vos documents.

C’est une solution intermédiaire qui peut être idéale si vous ne souhaitez pas vous lancer dans les démarches de la piste d’audit fiable qui demande un suivi très minutieux ou dans un système d’EDI plus complexe à mettre en place.

L’OCR (Optical Character Recognition) est un procédé qui permet de saisir les informations d’une facture PDF ou JPG grâce à la reconnaissance optique des caractères.

Au-delà de la simple lecture, l’OCR permet de transformer n’importe quel document en document compatible avec votre logiciel de comptabilité.

Une fois la dématérialisation opérée, il est plus facile de rechercher une information dans la multitude de documents, car la technologie OCR transforme un PDF image en PDF texte : cela facilite la recherche textuelle lorsque cela s’avère nécessaire. 

De plus, plus besoin de la réimprimer : toutes les données comptables sont saisies et enregistrées automatiquement.

La reconnaissance automatique des factures est une technologie compatible avec la lecture de plusieurs formats : document scanné, capture d’écran, image, etc. Elle lit aussi bien les factures que les relevés de banque et les contrats. 

L’intérêt de l’OCR est de réduire la quantité d’interventions humaines nécessaires au processus de traitement des factures.

La mise en place d’un système d’EDI est plus complexe, car vous devez mettre en place le système dans votre entreprise et convaincre vos fournisseurs et vos clients d'adopter le même outil. 

C’est toutefois, la solution la plus simple pour les grandes entreprises, car elle permet un gain de temps conséquent. 

Les principaux logiciels sont Zedi, Babelway et Iguana.

Si vous avez opté pour la solution d’une dématérialisation par la piste d’audit fiable, alors vous aurez besoin de logiciels qui vous permettent de générer et de gérer vos PDF facilement. 

Des logiciels tels qu'Adobe Acrobat Reader ou PDF Creator sont d'excellentes solutions pour mieux gérer les factures numériques.

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Si les lois récentes sur la dématérialisation ont pu être perçues initialement comme un casse-tête pour les entreprises, il est maintenant établi qu’elles vont aider les entreprises à gérer leur comptabilité et les échanges avec leurs fournisseurs de manière plus simple et plus sûre.

Et vous, êtes-vous prêts pour ces changements ? Qonto est une PDP immatriculée. Ainsi, vous pouvez émettre vos factures au format électronique dès l'entrée en vigueur de la réforme.