Note de débit : de quoi s’agit-il ?

Même si elle a été acquittée, une facture est susceptible d’être modifiée a posteriori. Quand un client a payé un montant trop faible par rapport à celui qu’il aurait dû régler, l’entreprise peut émettre une note de débit. En quoi ça consiste ? Comment créer ce document ? Qonto vous dit tout.

La note de débit est un document qui permet à l’entreprise d’apporter une correction à une facture acquittée par son client. Elle est indispensable dans une telle situation puisqu’il est interdit de supprimer une facture en France, même si cette dernière comporte une erreur.

Elle vient ainsi mettre à jour les informations contenues dans la facture d’origine pour modifier les montants indiqués, recalculer des remises ou ajouter des produits manquants.

La note de débit garantit la transparence des transactions commerciales et informe le client de l’existence de paiements qu'il doit effectuer.

Grâce aux notes de débit, l’entreprise peut donc réclamer le versement d’une somme supplémentaire en augmentant le montant de la facture payée par le client. La création de ce document est effectuée à partir d’une facture déjà émise : il constitue un complément à cette première facture.

La note de débit vient aussi prouver la correction comptable de la facture de vente initiale pour le vendeur. Elle permet d’assurer l’exactitude des rapports comptables de son entreprise.

La note de débit et la note de crédit sont deux documents émis par le vendeur pour ajuster une facture de vente originale ou corriger les erreurs qu’elle contient.

Si leur rôle est similaire, leur objectif est en revanche très différent. La note de débit permet à l’entreprise de réclamer de l’argent supplémentaire à son client tandis que la note de crédit sert à le rembourser d’une partie ou de la totalité de la facture réglée.

Par exemple, une note de crédit peut être créée pour :

• une erreur sur le prix contenue dans la facture de vente initiale ;
• un retour de marchandise, par exemple dans le cadre d’une action « satisfait ou remboursé » ;
• l’ajout d’un nouveau bien ou service qui n’avait pas été prévu dans la commande ;
• une remise ou un rabais suite à un geste commercial.

La note de débit est nécessaire lorsque le vendeur ou le fournisseur estime que le montant de la facture payée par le client doit être augmenté.

Plusieurs raisons peuvent justifier l’émission d’une note de débit. Par exemple :

• une erreur de saisie en défaveur du créancier, comme l’oubli d’un élément à facturer, un prix trop faible ou l’indication d’un mauvais taux de taxe sur la valeur ajoutée (TVA) ;
• la réclamation de frais supplémentaires qui n’avaient pas été pris en compte dans la facture originale, comme des frais de livraison ;
• l’application de pénalités de retard de paiement dues par le client qui ne respecte pas l’échéance indiquée sur la facture de vente.

Il n’existe aucun formalisme ou modèle particulier à respecter pour rédiger une note de débit.

Comme toute facture, la note de débit doit néanmoins inclure certains éléments. À savoir :

• les références de la facture de vente initiale (numéro et date de facturation) ;
• le numéro de la note de débit ;
• la date de la note de débit ;
• les informations relatives au vendeur et à l’acheteur (raison sociale, nom, adresse, numéro SIREN, etc.) ;
• le montant de la somme due par le client débiteur ;
• les informations concernant les produits ou les prestations (quantité, description, prix) ;
• les informations relatives à la TVA, sauf si la note de débit concerne des intérêts de retard, ces derniers n’y étant pas assujettis.

La note de débit doit rassembler toutes les informations nécessaires pour permettre à l’acheteur de comprendre les raisons de l’émission de la note de débit.

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Lorsque le client reçoit une note de débit, il doit d’abord l’approuver pour que cette dernière devienne un document de facturation effectif. Une fois validée, elle apparaît dans l’échéancier de facturation et peut être enregistrée dans les livres comptables de l’entreprise.

Cet enregistrement est indispensable pour que l’entreprise puisse conserver une preuve de la correction de la facture de vente initiale. Il assure la conformité aux réglementations en vigueur et garantit l’exactitude des états financiers de l’entreprise.

Pour enregistrer une note de débit, il faut :

• débiter le compte « clients » ;
• créditer le compte des ventes de marchandises ou des prestations de services ;
• créditer le compte 44571 « TVA collectée » ;
• reporter le montant sur le compte des produits financiers si la note de débit a été émise pour obtenir le paiement d’intérêts de retard.

Vous l’avez compris, la note de débit est un outil utile pour votre comptabilité et votre facturation. Grâce à ce document, vous pouvez corriger des erreurs sur vos factures de vente, ajuster les informations qu’elles contiennent et assurer la qualité de votre suivi comptable.

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