Certification des factures dématérialisées : quel fonctionnement à partir de 2026 ?

Initialement prévue pour le 1er juillet 2024, l’application de la réforme de la facture électronique en France a été repoussée de deux ans en raison de l’ampleur et de la complexité des changements à venir. Voici les nouvelles modalités qui vont encadrer la mise en place du système qui permettra d’envoyer et de recevoir des factures électroniques certifiées conformes.

Initialement, le calendrier comportait trois étapes (en 2024, 2025 et 2026, selon la taille des entreprises concernées). Il a été revu en profondeur pour laisser le temps à l’administration et aux entreprises de mieux se préparer à la dématérialisation obligatoire des factures.

Désormais, le passage à la facture électronique obligatoire se fera en deux étapes seulement :

• 1er septembre 2026 : obligation de réception pour toutes les entreprises, et obligation d’émission et d’e-reporting pour les grandes entreprises et les ETI ;
• 1er septembre 2027 : obligation d’émission et d’e-reporting pour tous, y compris les TPE, PME et micro-entreprises.

La facturation électronique s’applique déjà aux entreprises assujetties à la TVA pour les transactions B2G. Elle concerne les entreprises qui ont pour client une entité du secteur public (collectivités territoriales, État, hôpitaux, établissements d’enseignement supérieur, etc.).

À partir de 2026, elle commencera à s’appliquer à toutes les entreprises assujetties pour les transactions B2B (les transactions entre professionnels).

Le volet e-reporting (la transmission des données de transaction à l’administration fiscale) s’appliquera à toutes les entreprises assujetties, pour les transactions B2B, mais aussi B2C (les transactions avec des particuliers).

En France, le système sur lequel l’utilisation de la facture électronique repose est appelé « Système en Y » car il comporte trois branches :

• une vers l’émetteur de la facture ;
• une vers le récipiendaire ;
• une vers l’administration.

Au centre de ce système se trouvent les plateformes qui vont rendre la transmission possible sur le plan technique et garantir la conformité des factures :

• le portail public de facturation ;
• les plateformes de dématérialisation partenaires.

Ces plateformes garantissent que les factures transmises sont conformes, que ce soit pour le format utilisé (Factur-X ou un autre format accepté pour la facture électronique) ou pour les mentions obligatoires.

Par l’intermédiaire de l’Agence financière pour l’informatique de l’État (AIFE), l’administration développe actuellement un portail public de facturation (PPF) qui permettra à toutes les entreprises assujetties de déposer leurs factures électroniques et de procéder au e-reporting.

Ce portail sera une évolution de la plateforme Chorus Pro, utilisée depuis 2020 pour la facturation électronique dans le cadre des transactions B2G. L’utilisation du PPF sera gratuite.

Les plateformes de dématérialisation partenaire (PDP) sont des acteurs privés qui vont jouer un rôle central dans l'écosystème de la facturation électronique en facilitant l'échange sécurisé de factures entre les entreprises.

Ces plateformes garantissent non seulement la conformité avec les standards établis mais offrent également divers services à valeur ajoutée, tels que :

• la conversion de formats ;
• l'archivage légal ;
• la gestion du cycle de vie des factures.

Pour pouvoir intégrer le système, ces plateformes devront être immatriculées par l’État (la procédure a déjà démarré) et répondre à des critères stricts en matière de sécurité, comme une certification ISO27001 et SecNumCloud.

Les plateformes de dématérialisation partenaires devront également gérer au moins un des formats reconnus par l’État pour la transmission des factures électroniques. Le plus utilisé devrait être Factur-X, un format de données structurées qui comporte également un fichier pdf pour la visualisation de la facture par des utilisateurs humains.

Le PPF sera accessible gratuitement pour toutes les entreprises concernées par la réforme et qui souhaitent s’assurer de la conformité de leurs factures électroniques. Néanmoins, il n’offrira qu’un panel de fonctionnalités limitées. Il conviendra aux assujettis qui n’émettent ou ne reçoivent que quelques factures chaque mois.

Pour les autres, les PDP apporteront une ergonomie plus moderne et des fonctionnalités supplémentaires.

Bien qu’elle impose des changements significatifs, la réforme de la facturation électronique représente une opportunité unique de modernisation et d'optimisation des processus financiers et comptables au sein des entreprises. À condition que cette réforme soit correctement anticipée.

Voici quelques conseils pour se préparer efficacement :

• évaluez vos processus actuels de facturation pour identifier les adaptations nécessaires à la facturation électronique ;
• impliquez vos équipes dès le début pour les familiariser avec les nouveaux outils et processus ;
• sélectionnez une solution de facturation électronique adaptée à vos besoins, en tenant compte de sa compatibilité avec les standards imposés par la réforme ;
• effectuez des tests avant le déploiement complet pour vous assurer de la fiabilité de votre système de facturation électronique ;
• rapprochez-vous des acteurs institutionnels qui peuvent vous apporter informations et conseils : chambres consulaires, organisation professionnelles, services de l’État, etc.

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