Dématérialisation obligatoire des factures : ce qu’il faut savoir

Le saviez-vous ? La facture électronique devrait entrer en vigueur dès septembre 2026. Cette nouvelle obligation concerne toutes les entreprises, selon un calendrier progressif, et s’applique aux échanges entre professionnels.

Mais qu’est-ce qu’une facture électronique ? Quels critères doit-elle remplir pour être conforme aux exigences légales ? Et qu’est-ce qui va changer concrètement pour les entreprises  ?

Prenons une longueur d’avance et faisons le point dans cet article.

Le code général des impôts définit la facture électronique comme étant « une facture émise, transmise, reçue sous une forme dématérialisée et qui comporte nécessairement un socle minimum de données structurées ».

Ce socle de données structurées différencie la facture électronique d’une simple facture numérique ou dématérialisée. Il s’agit d’un format spécifique qui permet de garantir l’identité de son l’émetteur ainsi que l’exactitude des informations qu’elle contient.

Le document est donc très sécurisé : il n’y a aucun risque à ce qu’une personne mal intentionnée modifie ses éléments après envoi et signature.

Depuis la loi du 13 mars 2000, un document sous format électronique a la même valeur juridique qu’une version papier. On parle de valeur probante. Il pourra, par exemple, être invoqué comme preuve en cas de litige.

Pour qu’une facture soit conforme à la législation en vigueur, et bénéficie de cette valeur probante, elle doit être intègre, lisible et authentique.

• Intégrité : toute modification ou altération du document est impossible.
• Authenticité : l’identité de l’émetteur de la facture et les données qu’elle contient sont certifiées.
• Lisibilité : la facture est restituable à tout moment, dans un format lisible par tout système et par l’homme.

Selon ces trois critères, deux types de factures électroniques sont conformes aux exigences légales.

• La facture « au format structuré » ou facture EDI. Elle repose sur une technologie de chiffrage. Pour plus de clarté, nous n’allons pas entrer dans les détails techniques et complexes de son fonctionnement. Mais pour le définir le plus simplement possible, il s’agit de transmettre les données de facturation d’un système de gestion à un autre, dans un format spécifique : le format EDI. Ce format est standardisé et sécurisé. C’est probablement le procédé de facturation électronique le plus abouti qui existe actuellement. Pour autant, il est lourd à mettre en place et coûteux. Il est donc plutôt réservé aux grandes entreprises.
  
  
• La facture « au format hybride » ou « format mixte ». Elle prend la forme d’une facture classique, au format PDF. Il y a néanmoins une différence importante : la facture intègre un fichier de données structurées (par exemple un format XML) avec toutes les informations essentielles de la facturation (numéro et date de facture, identité et coordonnées du fournisseur et de l’acheteur, montant HT et TTC…). De cette façon, les données sont garanties lisibles, intègres et authentiques.

Pour répondre aux nouvelles exigences de l’Administration fiscale, bien sûr. Mais la facture électronique présente aussi de nombreux atouts. Zoom sur les avantages de la dématérialisation.

• Optimisation des coûts

Fini, les frais de papeterie, d’impression et d’envoi. Grâce à une solution de dématérialisation, l'entreprise réalise de précieuses économies.

• Gain de temps

La gestion des factures fournisseurs et client est un processus chronophage. Avec la dématérialisation, les documents sont générés et envoyés en quelques minutes. Le destinataire n’a plus besoin d’attendre plusieurs jours pour recevoir la facture. Cette alternative contribue à réduire les délais de paiement.

• Classement et archivage simplifié

Plus besoin de conserver les documents papier dans de gros classeurs, la dématérialisation permet de stocker les factures fournisseurs et clients sur des bases de données sécurisées et accessibles depuis une simple connexion internet. Une solution de dématérialisation peut également servir à numériser les justificatifs et les notes de frais.

• Plus écologique

La facture électronique apparaît souvent comme une alternative plus écologique. Bien sûr, l’envoi d’un e-mail et le téléchargement d’un document provoquent des émissions de CO2. Mais ces émissions sont à relativiser lorsque l’on sait que la production d’une seule feuille de papier au format A4 nécessite près de 10 litres d’eau et que l’industrie du papier est la 5ᵉ industrie mondiale la plus énergivore.

La facture électronique n’est pas une nouveauté. Certaines règles juridiques s’appliquent déjà depuis quelques années.

Ainsi, toute entreprise fournissant un service à l’État, une collectivité territoriale ou tout autre établissement public, est tenue de lui adresser une facture au format électronique. Cette obligation s’applique à toutes les entreprises, y compris les micro-entreprises. Les factures sont envoyées via une plateforme mise en place par l’État, Chorus Pro. Près de 140 millions de documents ont été échangés sur la plateforme depuis 2017.

La loi prévoit de généraliser l’usage de la facturation électronique à tous les échanges entre entreprises à partir de 2026.

Cette obligation répond à plusieurs objectifs :

• simplifier le quotidien des entreprises en allégeant la charge administrative ;
• améliorer la détection de la fraude ;
• simplifier la comptabilité et la déclaration de la TVA ; 

• améliorer la connaissance en temps réel de l’activité des entreprises ; 

• renforcer la compétitivité des entreprises grâce aux économies générées par la fin de la facture papier.

À partir de 2026, le recours obligatoire à la facture électronique ne se limitera plus aux échanges avec l’État ou les collectivités publiques. Elle se généralise à toutes les opérations entre professionnels.

En principe, toutes les entreprises - quels que soient leurs tailles et leurs secteurs d’activité, sont concernées.

Trois conditions doivent néanmoins être remplies :

• Première condition : l’entreprise réalise des opérations avec d’autres entreprises, en BtoB. Les transactions avec des particuliers, en BtoC sont concernées par l’obligation de e-reporting. Cette obligation consiste à transmettre certaines données de transaction à l’administration fiscale.
• Deuxième condition : l’opération est réalisée sur le territoire national.
• Troisième condition : l’entreprise est assujettie à la TVA.

Rassurez-vous : à ce stade, la réforme est en phase de test. L’Administration n’a pas fixé toutes les modalités. La loi de finances de 2024 vient toutefois de préciser qu’elle devrait entrer en vigueur à partir de septembre 2026. 

La réglementation impose d’ajouter de nouvelles mentions sur la facture, à savoir :

• le numéro SIREN de l'acheteur ;
• la nature de la transaction effectuée : il faudra ici préciser s’il s’agit d’une livraison de bien ou d’une prestation de service ;
• l'adresse de livraison ou de réalisation de la prestation.

C’est la grande nouveauté de cette réglementation. 

Trois possibilités s’offrent aux entreprises.

- Choisir une plateforme de dématérialisation partenaire de l’administration fiscale (PDP), (c’est-à-dire homologuée par l’administration fiscale.) La plateforme se charge de convertir la facture en PDF en un format conforme aux exigences légales.

- Utiliser le portail de facturation Chorus Pro (PPF), actuellement utilisé pour les échanges avec l’État et les collectivités publiques.

- Utiliser un opérateur de dématérialisation (OD), qui travaille avec le PFF ou une PDP.

Chez Qonto, nous travaillons activement à produire un outil de facturation encore plus performant, et bien entendu, adapté à la nouvelle réforme. Depuis le mois de septembre 2023, nous proposons le format Factur-X pour émettre vos factures.

Nous mettons tout en œuvre pour obtenir l’accréditation PDP et nous conformer aux exigences de sécurité : nous avons obtenu la certification ISO 27001 et l’hébergeur utilisé pour le service est certifié SecNumCloud.

Dernière information en date : nous venons d’être pré-sélectionné pour participer à la phase de test de la réforme, menée par la DFGIP.

Nous vous communiquerons très prochainement les modifications majeures prévues par la nouvelle législation ainsi que les solutions les plus adaptées que nous pourrons vous proposer.

Vous cherchez un compte pro (vraiment) adapté à votre activité d’entrepreneur(e) ? Avec Qonto, le compte pro 100 % en ligne qui simplifie la gestion de vos factures, vous aurez toutes les clés pour anticiper la nouvelle législation sur la facturation électronique.