Valeur probante : les règles à suivre pour assurer la conformité des documents numériques

La digitalisation des documents prend de plus en plus d’importance au sein des entreprises. Toutefois, il est important de respecter certaines règles afin d'assurer la véracité des documents numériques. C’est là que la valeur probante entre en jeu puisqu’elle atteste la fiabilité, l’exactitude et l’authenticité du document. Découvrez comment procéder pour garantir la valeur probante d’un document.

La force probante assure qu’un document peut servir de preuve.

La valeur probante d’un document fait référence à sa légitimité et à son inaltérabilité. Il est nécessaire de pouvoir prouver l’authenticité du document et que celui-ci n’a pas été altéré.

Un document probant est donc considéré comme valide et certifié d’un point de vue légal.

Sa valeur probante est surtout vérifiée lors d’une procédure judiciaire.

Par exemple, une facture qui a été modifiée par rapport à sa version originale n’a plus aucune valeur probante.

La question de la valeur probante des documents numériques s’est vite posée, notamment pour les notes de frais dématérialisées ou l'archivage des factures. Ces documents ont maintenant la même valeur qu’un document sur support papier.

La valeur probante est également importante en comptabilité, notamment en ce qui concerne les notes de frais, les factures, les registres, etc.

Un document comptable doit respecter certaines règles pour obtenir une valeur probante. Il doit être :

• exact ;
• fiable ;
• complet ;
• authentique.

Il est également nécessaire de pouvoir déterminer la source, l’auteur et la date du document. C’est principalement l’administration fiscale qui vérifie la valeur probante des documents comptables.

Vous avez le droit d’archiver vos documents sur support informatique depuis 2017, c'est-à-dire d'opter pour la conservation électronique.

On parle alors d’un archivage à valeur probante pour qu’il ait la même valeur qu’un archivage sur support papier. Il doit être en mesure de garantir l’authenticité, l’intégrité et l’intelligibilité des informations du document.

Il permet de simplifier grandement l’archivage des documents de l’entreprise et d'obtenir une copie des documents à tout moment.

Vous devez être en mesure de transférer des données d’un support à un autre sans perdre d’informations lorsque vous souhaitez avoir recours à un archivage à valeur probante. Cet archivage doit assurer que les données du document original sont intactes.

Il est recommandé de recourir à la numérisation par OCR (Optical Character Recognition) pour l’archivage des documents : on parle d'océrisation. Ce procédé détecte les informations contenues dans le document et les retranscrit au format électronique.

Le document doit respecter certaines normes pour obtenir la valeur probante, dont :

• être conforme à la version originale et comporter toutes les informations sans aucune retouche ;
• être lisible par tous grâce à un format numérique unique comme le format PDF ou le format PDF/A3 ;
• être sécurisé et respecter le référentiel général de sécurité (RGS) du niveau une étoile.

Il peut être nécessaire de recourir à l’horodatage et à la signature électronique pour s’assurer de la valeur probante d’un document.

Les entreprises ont de plus en plus recours à l’archivage à valeur probante pour les factures et les notes de frais en mettant notamment en place un système de signature électronique.

Il est primordial de garantir la valeur probante de vos factures et de vos notes de frais puisqu’elles sont les justificatifs de votre comptabilité, notamment pour le compte de résultat et les états financiers de votre entreprise.

La facture doit donc être cohérente avec les autres pièces justificatives d’une opération. Par exemple, l’administration fiscale pourra opérer un rapprochement avec les bons de commande.

Vous devez assurer l’inaltérabilité de vos documents comptables.

Par ailleurs, la facturation électronique obligatoire deviendra progressivement une réalité dès 2026. L’administration reconnaît trois formats respectant la norme européenne EN16931 :

• le format UBL ;
• le format CII ;
• la factur-X.

L’émission et la transmission de la facture se fera via une plateforme de dématérialisation partenaire (PDP) ou une opération de dématérialisation travaillant avec une PDP.

Ceux-ci devront notamment avoir mis en place la signature électronique afin d’assurer la sécurité et la fiabilité des documents.

La signature électronique permet d’établir la force probante d’un document, comme pour une facture. Elle authentifie le signataire et confirme son consentement. Elle garantit l'intégrité du document et la réalité de l'opération.

Attention, toutes les signatures électroniques n'ont pas le même degré de force probante. Seule la signature électronique qualifiée a la même valeur que la signature manuscrite. Celle-ci nécessite :

• un certificat de signature électronique qui permet de valider en amont l'identité du signature ;
• une clé de signature, c'est-à-dire un dispositif qualifié de création de signature électronique.

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Par ailleurs, Qonto a été pré-sélectionné pour intégrer la phase pilote des PDP de l’administration fiscale.