Terminé la chasse aux reçus

À l’instar des factures clients et des factures fournisseurs, une entreprise doit garder ses reçus pendant une période de 10 ans à partir de la clôture de l’exercice. En cas de contrôle fiscal, la société doit être en mesure de présenter l’ensemble des pièces justificatives pour les frais professionnels.

En théorie, chaque document doit être conservé sous le format dans lequel il a été réceptionné. Par exemple, une facture reçue au format papier doit être rangée dans des classeurs et conservée à ce format.

Cependant, le transfert des documents établis sur support papier au format informatique est possible sous réserve de respecter les conditions définies dans l’article A102 B-1 du Livre des procédures fiscales :

1. la copie est conforme à l’originale en image et en contenu ;
2. les couleurs sont reproduites à l’identique ;
3. le document est conservé au format PDF avec une signature électronique.

L’archivage à valeur probante désigne l’ensemble des procédures mises en place par une entreprise pour enregistrer, stocker et restituer fidèlement certains documents légaux tels que :

1. contrats ;
2. factures ;
3. notes de frais, y compris les justificatifs.

Depuis le 1er juillet 2019, les salariés n’ont plus besoin de conserver leurs reçus au format papier pour justifier le remboursement des frais professionnels engagés dans le cadre de leurs déplacements professionnels.

En effet, le support digital suffit en cas de contrôle de l’administration fiscale.

Avec Qonto, vos collaborateurs peuvent prendre une photo de leurs reçus puis jeter les originaux. Les justificatifs sont stockés dans un espace dédié et possèdent la valeur probante pour éviter tout risque de requalification par l’URSSAF.

Si un justificatif manque, rien n’oblige l’entreprise à rembourser les frais de déplacement d’un salarié. Cependant, elle peut faire une exception si :

1. le montant des dépenses est faible ;
2. cette situation est inédite.

En cas de non-respect des conditions précédentes, l’absence de justificatifs vous expose à une requalification du remboursement des frais professionnels en avantage en nature lors d’un contrôle de l’URSSAF. Ainsi, le montant devient soumis aux cotisations sociales.

Toutefois, votre collaborateur dispose de plusieurs options pour solliciter un remboursement de ses dépenses professionnelles.

Tout d’abord, il peut tenter d’obtenir un duplicata du ticket de caisse ou de la facture directement auprès des commerçants.

Une autre possibilité consiste à rédiger une attestation sur l’honneur, sous réserve d’y joindre un relevé bancaire pour apporter une preuve du montant et de la date de la dépense.

Avec Qonto, c’est terminé la chasse aux justificatifs. Chaque salarié prend une photo de son reçu avec son smartphone et notre outil de gestion des notes de frais se charge de :

1. détecter les données du justificatif (date, montant, TVA, nom du fournisseur, etc.) ;
2. lier le reçu à la transaction bancaire ;
3. archiver le justificatif et le transmettre à votre comptable.

Un justificatif manque ? Qonto envoie automatiquement un rappel hebdomadaire à vos collaborateurs.