L'attestation sur l’honneur de note de frais

Dans le cadre de son activité professionnelle, un salarié peut avancer des frais pour le compte de son entreprise. Or, certains collaborateurs renoncent à solliciter un remboursement suite à la perte des pièces justificatives. À tort, car la loi offre une solution pour remédier à ce problème : la création d’une attestation sur l’honneur de note de frais.

La note de frais est un document qui permet aux salariés d’obtenir le remboursement des dépenses professionnelles qu’ils ont engagées avec leur argent personnel. La note de frais couvre différents types de dépenses comme :

• les frais de repas ;
• les frais de déplacement ;
• les frais d'hébergement ;
• les frais de télétravail.

Pour être conforme, la note de frais doit contenir plusieurs informations comme :

• l’identité du salarié concerné ;
• la date et le motif de la dépense ;
• le montant des frais (HT, TTC et TVA le cas échéant) ;
• le moyen de paiement utilisé.

En principe, il est obligatoire de produire un justificatif de note de frais pour prouver la réalité de la dépense engagée et en obtenir le remboursement. Il peut s’agir de :

• titres de transports ;
• justificatifs de frais kilométriques ;
• notes de restaurant.

En effet, une note de frais sans justificatif ne doit pas être remboursée par l’entreprise, cette dernière devant être en capacité de justifier toutes les charges passées en comptabilité.

Puisque les dépenses pro échappent aux cotisations sociales, elles font l’objet d’une surveillance étroite par l’administration fiscale. Toute dépense non justifiée peut donc entraîner un redressement par l’Urssaf.

L’entreprise doit conserver ses pièces justificatives pour une durée de 10 ans. En effet, en cas de contrôle de l’Urssaf, elle doit pouvoir présenter les documents justifiant les dépenses engagées et remboursées.

Si la production d'un justificatif de note de frais est la règle, il existe aussi des exceptions. L’employé peut par exemple être confronté à un problème technique ou au vol de ses documents. Plusieurs solutions s’offrent à lui. Il peut :

• obtenir une copie de la pièce justificative égarée auprès du restaurateur ou de l’hôtel dans lequel il a séjourné ;
• rédiger une attestation sur l’honneur de note de frais.

Ce document a une valeur juridique similaire à celle d’une facture. Il permet de certifier que les informations avancées par le salarié sont exactes et limite le risque d’un redressement fiscal opéré par l’Urssaf.

L’employeur peut donc décider de rembourser la dépense engagée par son collaborateur sans justificatifs, sur la base de cette attestation. Il peut aussi décider de ne pas rembourser les dépenses professionnelles au réel mais au forfait, la production de justificatifs n’étant pas nécessaire dans ce cas.

Quel que soit le choix de l’entreprise, le remboursement sur la base d’une attestation sur l’honneur de note de frais ne doit pas devenir habituel. La politique interne de remboursement de l’entreprise peut apporter un cadre au traitement de ces documents et intégrer :

• une limite de remboursements non justifiés par an et par salarié ;
• un plafonnement des remboursements ;
• une obligation d’apporter une preuve de la dépense réalisée ;
• un modèle d’attestation sur l’honneur pour faciliter le travail en cas de contrôle.

Si le salarié ne peut pas fournir un justificatif de note de frais, il doit produire une attestation sur l’honneur de note de frais qui doit respecter un certain formalisme.

En effet, ce document doit contenir certaines informations comme :

• l’identité du collaborateur ;
• le lieu, la date et le montant de la dépense ;
• le motif de la dépense.

Cette lettre peut être dactylographiée ou manuscrite. Peu importe dans la mesure où elle est lisible. La signature doit en revanche être manuscrite.

Voici un modèle d’attestation sur l’honneur de note de frais sur lequel s’appuyer :

« Je soussigné(e) [Nom, Prénom], né(e) le [date de naissance] à [lieu de naissance], demeurant [adresse] et occupant le poste de [intitulé du poste], atteste sur l’honneur avoir engagé une dépense de [montant], le [date] pour [motif] auprès de [Raison sociale du fournisseur] dans l’intérêt de mon entreprise.

En raison de [motif], je n’ai pas pu joindre le justificatif correspondant à ma note de frais. Néanmoins, la dépense étant réelle, je vous demande de bien vouloir procéder à son remboursement.

Fait pour servir et valoir ce que de droit.

[Date et lieu].

[Signature] »

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