Urssaf et note de frais : comment réagir en cas de contrôle ?

Rarement agréable, le contrôle Urssaf peut toucher toute entreprise à tout moment de sa vie. Les dépenses réalisées sont contrôlées, et notamment les notes de frais générées au sein des entreprises dont les collaborateurs se déplacent régulièrement. Or, la moindre erreur dans la gestion des notes de frais peut aboutir à un redressement fiscal. Quel rapport entre Urssaf et note de frais ? Comment se passe un contrôle et comment réagir face à un inspecteur ? Qonto vous informe.

En principe, tous les frais professionnels engagés par le salarié peuvent faire l’objet d’un remboursement par l’employeur. Il s’agit notamment des :

• frais de déplacement ;
• frais de repas ;
• frais d’hébergement
• frais de télétravail ;
• indemnités kilométriques.

Par exemple, si le salarié utilise son véhicule personnel pour participer à un rendez-vous professionnel, l’entreprise doit lui verser des indemnités kilométriques sur la base du barème établi par l’administration fiscale.

S’il engage des dépenses d’hébergement lors d’un voyage d’affaires, l’employeur procède au remboursement uniquement si le domicile du salarié et la destination sont :

• éloignés d’au moins 50 km ;
• situés à 1h30 de distance en transports en commun.

Quant aux frais de repas, ils sont pris en charge dans le cadre d’un déplacement si le salarié fournit une note de frais indiquant :

• le motif du repas ;
• le nom du restaurant ;
• son nom et son poste ;
• l’identité de ses invités.

Le remboursement de ces frais n’est pas soumis aux cotisations de la Sécurité sociale, dans la limite des plafonds de l’Urssaf (Union de Recouvrement pour la Sécurité Sociale et les Allocations Familiales).

Il existe deux options pour rembourser les frais professionnels engagés par le salarié :

• le remboursement des frais réels ;
• le remboursement forfaitaire.

Lorsque le remboursement est fait au forfait, l’entreprise définit des plafonds pour chaque type de dépenses liées à l’activité professionnelle du salarié. Dans ce cas, la présentation de justificatifs, et donc de notes de frais, n’est pas requise. Lorsque le montant remboursé dépasse les barèmes de l’Urssaf, l'excédent est soumis aux cotisations sociales.

Lorsque l’employeur rembourse les frais professionnels au réel, le dédommagement se fait sur la base des dépenses réellement effectuées. Dans ce cas, le salarié doit produire des notes de frais contenant certaines mentions obligatoires comme :

• l’objet de la dépense ;
• la date d’établissement de la note de frais ;
• le montant des frais exprimé hors taxes ;
• le taux de TVA ;
• le montant TTC.

La note de frais établie par le salarié doit toujours être accompagnée de justificatifs. Par exemple, une note de frais de repas peut être assortie de la facture établie par le restaurant.

L’Urssaf est un organisme doté d’une mission de service public chargé de recouvrer les cotisations et les contributions sociales, de les collecter et de les redistribuer aux caisses prestataires. Son rôle ne s’arrête pas là. Il doit aussi :

• vérifier que la réglementation est appliquée ;
• lutter contre l’évasion fiscale ;
• contrôler qu’il n’y a pas de travail dissimulé ;
• s’assurer que la concurrence est saine entre les différents acteurs économiques.

Pour cela, l’Urssaf doit contrôler les entreprises et leurs dépenses. Il se penche notamment sur les remboursements effectués au titre des frais professionnels engagés par les salariés.

Ces frais sont déductibles du chiffre d’affaires de l’entreprise et ne sont pas soumis aux cotisations sociales. La TVA peut aussi être déductible pour certaines dépenses. Quant aux salariés, le remboursement de leurs dépenses professionnelles n’est pas intégré à l’assiette de calcul de leur impôt sur le revenu.

Les frais professionnels font l’objet d’un contrôle poussé par l’Urssaf, certaines entreprises étant tentées de s’en servir pour diminuer leur bénéfice ou pour attribuer une rémunération supplémentaire non soumise aux cotisations sociales à leurs salariés.

La procédure à suivre pour le remboursement des frais professionnels est stricte et, malgré toutes les précautions prises, des erreurs peuvent survenir. Voici les plus fréquentes.

Pour avoir droit à une indemnité, chaque salarié doit justifier ses dépenses. Il doit établir une note de frais et fournir des justificatifs que le contrôleur de l’Urssaf doit pouvoir consulter.

Une note de frais qui n’est pas accompagnée d’un justificatif valable ne peut pas donner lieu à un remboursement. Pire, les remboursements effectués peuvent être requalifiés comme avantages en nature.

De même, l’absence de justificatifs de notes de frais peut donner lieu à un redressement fiscal pour l’entreprise en tort. Puisque les notes de frais sont source de fraude potentielle, les contrôleurs de l’Urssaf sont particulièrement vigilants sur le sujet.

Pour éviter le redressement, chaque note de frais doit être justifiée. Il peut s’agir de tickets de bus ou d’une facture émanant d’un hôtel ou d’un restaurant. La facture doit être établie au nom de l’entreprise. À défaut, elle ne peut pas donner droit à remboursement.

Le remboursement au réel des frais professionnels engagés par un salarié est totalement exonéré de charges sociales.

Lorsque ces dépenses sont remboursées au forfait, l’employeur doit respecter les plafonds de l’Urssaf. S’il les dépasse, les sommes supplémentaires sont soumises aux cotisations sociales.

L’entreprise qui ne s’acquitte pas de ses cotisations risque le redressement fiscal.

Tous les frais engagés par les salariés dans le cadre de leur travail ne peuvent pas être remboursés au réel. C’est notamment le cas des frais kilométriques qui font l’objet d’une indemnisation au forfait.

En effet, lorsqu’un salarié utilise son véhicule personnel pour effectuer des trajets professionnels, l’employeur doit procéder au remboursement sur la base d’un barème établi par l’Urssaf.

Voici le barème des frais kilométriques applicable aux voitures en 2024 :

Il en va de même pour les petits et les grands déplacements qui donnent droit à une indemnité payée au forfait par l’employeur.

Le non-respect de ces différents barèmes entraîne des sanctions financières.

L’inspecteur de l’Urssaf contrôle chaque dépense à la loupe pour distinguer celles qui sont nécessaires de celles qui ressemblent à des avantages en nature dissimulés.

Peuvent être qualifiés comme tels :

• des dépenses dont le montant est disproportionné par rapport au motif du déplacement (la réservation d’une chambre dans un hôtel de luxe par exemple) ;
• des repas d’affaires multiples au cours d’une même période.

Parfois, c’est la répétition d’une dépense et non son montant qui la rend déraisonnable.

Une entreprise qui est soumise au paiement des cotisations sociales auprès de l’Urssaf doit remplir les documents nécessaires et payer ses charges mensuellement ou trimestriellement. Faire sa déclaration honnêtement est le meilleur moyen d’éviter un redressement de l’Urssaf en cas de contrôle.

Bien sûr, il est toujours possible de faire des erreurs. Néanmoins, en tenant sa comptabilité à jour ou en confiant cette tâche à des professionnels qualifiés, le risque d’erreurs est fortement réduit.

Être confronté à un contrôle est un moment stressant pour tout entrepreneur. Pour mieux l’anticiper, il est important de comprendre comment se déroule cette procédure.

Toutes les personnes physiques ou morales qui paient des cotisations sociales auprès de l’Urssaf peuvent faire l’objet d’un contrôle, quels que soient leur ancienneté ou le nombre de personnes employées. Sont ainsi concernés les :

• entreprises ;
• sociétés ;
• travailleurs indépendants ;
• associations.

En pratique, les contrôles sont faits de manière aléatoire. Toutes les entreprises ne seront donc pas contrôlées par l’Urssaf au cours de leur vie.

Tout d’abord, un avis de contrôle est envoyé 15 jours avant le démarrage du contrôle Urssaf. Ce courrier apporte plusieurs informations comme :

• la date du contrôle ;
• la liste des documents à mettre à disposition du contrôleur ;
• la période sur laquelle porte le contrôle.

Lorsque l’entreprise emploie moins de 20 salariés, la procédure ne peut pas durer plus de 3 mois. Les entreprises plus conséquentes ne sont pas concernées par cette limite.

Le contrôle peut se faire :

• sur place lorsque l’entreprise emploie 11 salariés ou plus. Dans ce cas, un inspecteur du recouvrement se déplace dans les locaux de la société ;
• sur pièces lorsque l’entreprise est plus petite. Dans ce cas, la procédure se déroule dans les locaux de l’Urssaf.

Le contrôle de l’Urssaf porte sur de nombreux éléments. Le contrôleur étudie tous les documents de l’entreprise, dont :

• les bulletins de salaire ;
• les contrats de travail ;
• les déclarations de cotisations sociales ;
• les documents comptables ;
• les documents juridiques et fiscaux.

À l’issue du contrôle, l’employeur reçoit une lettre d’observations contenant les conclusions de l’inspecteur. Ce courrier peut informer de la somme à régulariser, soit au bénéfice de l’Urssaf, soit au bénéfice de l’entreprise elle-même. Il peut aussi informer le dirigeant de l’entreprise qu’il est en règle.

Lorsque l’employeur reçoit la lettre d’observations, il a 30 jours pour contester les conclusions faites par le contrôleur. Cette contestation se fait par lettre recommandée avec accusé de réception. L’employeur peut alors :

• solliciter l’aide d’un expert ;
• fournir des documents supplémentaires ;
• échanger avec le contrôleur.

Ce dernier peut maintenir sa décision ou non dans une lettre de conclusion. Si l’employeur n’est à nouveau pas d’accord, il dispose d’un délai de deux mois pour saisir la Commission de Recours à l’Amiable qui pourra confirmer ou infirmer la décision de l’Urssaf.

Le contrôle Urssaf peut inquiéter tout employeur. Néanmoins, le but des contrôleurs n’est pas de poser des difficultés, mais de s’assurer que la loi est respectée, notamment dans le cadre des frais professionnels.

Pour éviter toute erreur dans la gestion de vos notes de frais, vous devez mettre en place une politique de dépenses. Vous pouvez aussi utiliser un logiciel de notes de frais en ligne pour dématérialiser vos notes de frais et les conserver plus facilement.

Avec Qonto par exemple, vos salariés peuvent prendre en photo leurs justificatifs de dépenses et les intégrer directement dans leur application de gestion des notes de frais. Ils peuvent aussi soumettre des notes de frais en quelques clics pour obtenir un remboursement rapide de leurs dépenses. Un atout pour vos collaborateurs qui n’ont plus à attendre le versement de leur salaire pour être dédommagé, mais aussi pour vous puisque vous n’avez plus à traiter manuellement les frais engagés par vos salariés.

Qonto vous permet également de réduire le nombre de notes de frais à gérer au quotidien. En effet, vous pouvez commander des cartes de paiement professionnelles pour vos collaborateurs afin qu’ils n’aient plus d’avance à effectuer. De votre côté, vous pouvez fixer les plafonds en temps réel, déterminer le type de dépenses autorisées et analyser le montant des frais engagés par vos salariés.

Grâce à ces cartes, vous donnez plus d’autonomie à vos collaborateurs tout en gardant le contrôle sur vos dépenses d’entreprise.

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