Tout savoir sur l’encours client

En tant qu’entrepreneur(e), vous avez peut-être déjà entendu parler de la notion d’encours. C’est un concept clé avec lequel vous devez vous familiariser, car il a un impact sur votre gestion financière. En effet, il s’agit d’un calcul essentiel qui permet de savoir si votre entreprise est bien gérée, si elle rencontre des difficultés de financement ou si elle est en capacité de pouvoir faire des investissements.

Qu’est-ce qu’un encours ? Comment calculer l’encours client de son entreprise ? Et quel est l’impact des délais de paiement sur votre trésorerie ? Voyons cela en détail dans cet article.

Le mot encours est utilisé dans différents secteurs économiques. Ainsi on peut entendre parler d’encours client, d’encours fournisseurs, d’encours carte ou encore d’encours bancaire. Le dictionnaire Le Robert défini l’encours de deux manières différentes.

D’un point de vue Finance, il s’agit du « montant des effets escomptés par une banque, non arrivés encore à échéance ».

D’un point de vue Comptabilité, l’encours est qualifié comme étant un « ensemble de biens qui sont en cours de production et font partie du stock ».

Si vous êtes entrepreneur(e) et réalisez des prestations de service, nous pouvons ajouter une troisième définition : l’encours est un ensemble des prestations de services réalisées et en attente de paiement.

Dit plus simplement, l’encours client est la somme des créances client. Il donne un aperçu des liquidités dont va disposer l’entreprise dans un avenir proche et du montant de la dette (escompte exclu).

Pour calculer l’encours client de votre entreprise, vous devez réunir plusieurs données de votre trésorerie.

1. Le montant des factures à émettre : livraisons ou prestations réalisées pour lesquelles vous devez faire une facture d’ici la fin du mois
2. Le montant des créances clients non échues : les factures que vous avez envoyées au client et qui sont en attente d’encaissement. On parle d’encours non exigible, car vous devez attendre que le délai de paiement soit échu à la relance client.
3. Le montant des factures clients arrivées à échéance : les factures envoyées au client en impayés ou en retard de paiement. On parle d’encours exigible. C’est à ce moment qu’intervient la relance.

En additionnant les factures à émettre, les créances clients non échues et les factures clients échues, vous obtenez le solde de votre encours en euros. N’oubliez pas de prendre en compte la somme des acomptes perçus dans votre calcul.

L’encours est une information clé pour observer la santé financière des entreprises. Ainsi chaque année, l’Observatoire des délais de paiement étudie avec soin les créances et dresse un bilan. Dans son rapport publié en 2020, l’Observatoire a noté que, toutes entreprises confondues, les délais de paiement sont en baisse depuis 2018 (somme des crédits). Le délai légal de paiement est de 60 jours sauf mention contraire explicite dans le contrat. En moyenne, les entreprises réglaient une facture en 49 jours en 2019 contre 51 en 2018.

Cette amélioration est complexe à expliquer. Cependant l’Observatoire des délais de paiement émet l’hypothèse qu’elle serait dû, en partie, à la dématérialisation des factures, à la facturation électronique et à l’effet dissuasif des sanctions.

La crise sanitaire de 2020 a naturellement eu un impact sur les liquidités, les retards de paiement et les impayés. Comme dans un effet de chaîne, les entreprises ont retardé le paiement de leurs factures, car elles-mêmes faisaient face à des impayés ou des retards de paiements. Elles ont agi ainsi afin de maintenir un certain niveau de trésorerie, assurer leurs frais de fonctionnement (loyers, salaires, services …) et répondre à leur besoin de financement. Depuis 2020, les délais de paiement se sont stabilisés pour revenir à leur niveau initial.

Par ailleurs, en regardant les chiffres sur 10 ans, on voit que la part des encaissements au-delà du délai légal de 60 jours est stable voire diminue. On peut également noter que c’est dans les secteurs de l’Information – Communication, du conseil aux entreprises et dans la construction que les délais de paiements clients sont les plus longs. Enfin, plus l’entreprise est grande, plus le délai de paiement est long.

La notion d’encours permet de suivre la liquidité et la solvabilité de l’entreprise. Le fait d’avoir un encours bas est un signal positif pour les banques et les fournisseurs. Pour autant, un encours élevé n’est pas forcément négatif. Cela veut peut être tout simplement dire que vous avez réalisé beaucoup de prestations dans le mois en cours et que vous avez, par conséquent, beaucoup de factures à émettre.

En revanche, à partir du moment où les crédits client sont élevés du fait de factures impayées, la situation devient plus problématique. Selon les spécificités de votre entreprise, votre encours doit représenter un ratio raisonnable de votre trésorerie.

Il est important de surveiller l’encours mensuellement et de surveiller le recouvrement des créances pour 4 raisons principales :

1. éviter la faillite en maîtrisant la dette et en s’assurant des rentrées d’argent régulières pour pouvoir payer les frais de fonctionnement (cash-flow) ;
2. savoir si on peut investir dans des équipements, recruter ou développer un nouveau produit sans risquer la défaillance ;
3. limiter le besoin de trésorerie à court terme (Besoin en Fonds de Roulement – BFR), c’est-à-dire utiliser vos actifs plutôt que de souscrire un crédit bancaire ;
4. détecter les risques d’impayés sur le long-terme, le risque client, c’est-à-dire identifier les clients ou fournisseurs qui paient bien leurs factures et ceux qui sont souvent en retard de paiement. Un client débiteur doit faire l’objet d’un suivi commercial.

Réduire son encours client a pour objectif d’améliorer la trésorerie de son entreprise. Il s’agit donc de mettre en œuvre des processus qui ont un impact sur l’émission des factures, sur les délais de règlement et sur le recouvrement des créances.

Pour réduire l’encours client, la première étape est de suivre ses factures. En interne, il est conseillé de mettre en place des processus afin d’émettre  rapidement et facilement les factures dès la livraison des produits ou la réalisation d’une prestation.

N’oubliez pas de mentionner le délai de paiement légal (ou convenu avec le client) sur vos factures. Si les relations commerciales sont bonnes, vous pouvez également convenir d’un délai de paiement réduit.

Enfin, avec un outil de facturation comme Qonto, suivez vos factures émises, en attente de paiement, en retard de paiement ou impayées.

Pour réduire votre encours, vous pouvez aussi faciliter le règlement de vos factures en proposant à vos clients un moyen de règlement simple et efficace.

Par exemple, l’outil de facturation Qonto permet de créer une page de paiement dédié pour vos clients.

Pour éviter les impayés, vous pouvez envoyer un message de rappel à vos clients quelques jours avant la fin de l’échéance.

Vous n’avez pas reçu le paiement après cette date ? Envoyez une relance le plus rapidement possible pour régulariser la situation.

Enfin, deux solutions peuvent aider à diminuer l’encours client.

1. L’affacturage : cette méthode de financement permet d’externaliser le recouvrement des créances d’une entreprise et d’obtenir des fonds avant le règlement des factures via un contrat d’affacturage.
2. La loi Dailly : il s’agit d’un crédit court terme pour obtenir des financements en contrepartie de la cession de créances (mobilisation de créances professionnelles).

En résumé, l’encours client est un indicateur clé de la bonne gestion comptable de votre entreprise. Il permet d’avoir une bonne vision des finances et de la trésorerie de l’entreprise mais aussi de prendre des décisions pertinentes.