Encours client : en quoi ça consiste ?

L’encours client permet de mesurer la santé financière de votre entreprise. Il s’agit d’un indicateur important à suivre pour optimiser la gestion de votre société. Comment calculer l’encours client de votre entreprise ? Quelles astuces mettre en place pour mieux le maîtriser ? Explications.

L’encours client correspond au total des créances que l’entreprise détient sur ses clients. Il regroupe à la fois :

• les factures échues, c’est-à-dire les factures qui ont été envoyées, mais qui n’ont pas été réglées dans le délai accordé ;
• les factures non échues, c’est-à-dire les factures émises qui sont en attente de paiement, mais qui ne sont pas encore arrivées à échéance ;
• les factures à émettre, c’est-à-dire les factures qui n’ont pas encore été émises.

L’encours client est un indicateur clé pour l’entreprise. Il représente la somme que ses clients lui doivent à un instant T.

Plus l’encours client est bas et plus la trésorerie immobilisée est faible. Il s’agit donc d’un signal positif pour les établissements financiers, les fournisseurs et les partenaires de l’entreprise.

À l’inverse, un encours trop élevé démontre parfois qu’une grande partie de votre argent est immobilisée, ce qui peut entraver le fonctionnement quotidien de votre entreprise, impacter votre image de marque et entacher la confiance de vos partenaires.

La gestion de l’encours client représente un enjeu majeur pour votre entreprise. En effet, elle a un impact direct sur la trésorerie de votre entreprise et sur sa solvabilité.

Adopter une gestion efficace de votre encours client est essentiel pour :

• identifier les retards de paiement afin d’y remédier rapidement et éviter les situations conflictuelles avec vos clients ;
• minimiser les risques financiers en ajustant vos pratiques de facturation ;
• optimiser la santé financière de votre entreprise ;
• vérifier que les rentrées d’argent sont régulières pour financer vos frais de fonctionnement ;
• savoir si vous pouvez acquérir de nouveaux équipements, recruter ou développer un nouveau produit sans risquer la faillite.

Après avoir rassemblé la totalité des factures impayées par vos clients à un instant T, vous pouvez :

• calculer le montant net de votre encours client ;
• calculer le montant de l’encours client moyen.

Pour obtenir la somme de l’encours brut de vos clients, vous devez additionner la totalité des impayés.

Ensuite, il faut déduire du total obtenu :

• le montant des avances et des acomptes déjà réglés par vos clients ;
• les crédits et les avoirs accordés en raison d’un retour de marchandises par exemple.

Vous obtenez ainsi le montant net de l’encours client en euros, c’est-à-dire la somme que vous doivent vos clients.

Pour calculer le montant de l’encours client moyen sur une période définie, vous devez :

• prendre en compte le chiffre d’affaires réalisé par votre entreprise sur cette période, par exemple sur une année ;
• le diviser par le nombre de jours ;
• le multiplier par le délai moyen de règlement accordé à vos clients.

Pour mieux gérer le risque, vous pouvez calculer votre encours moyen pour l’ensemble de vos clients ou pour un client bien précis.

Grâce à une meilleure maîtrise de votre encours client, vous pouvez limiter les retards de paiement, éviter les litiges et améliorer votre trésorerie d’entreprise.

Voici 6 conseils pour y parvenir :

• mettre à jour vos CGV ;
• analyser le risque client ;
• suivre le statut de vos factures et envoyer des relances ;
• réaliser un audit ;
• simplifier le paiement de vos factures ;
• externaliser la gestion de votre encours client.

Pour réduire le montant de votre encours client, vous pouvez mettre à jour vos Conditions Générales de Vente (CGV) et établir avec précision vos conditions de paiement.

Vous devez définir :

• les délais de paiement accordés à vos clients ;
• les conditions de paiement anticipé ;
• les pénalités de retard.

L’ensemble de ces informations doit être communiqué à vos clients. Elles doivent figurer dans vos contrats et dans vos conditions générales de vente. 

Cette transparence est essentielle pour éviter tout malentendu.

Pensez à vérifier la solvabilité de vos clients avant d’entamer une relation commerciale. Dans une activité B2B, vous pouvez par exemple étudier les comptes de résultat de vos cibles potentielles.

Vous pouvez aussi mettre en place un système de notation pour mieux analyser le risque client. Vous devez alors attribuer une note à chaque client pour repérer les mauvais payeurs et adapter votre stratégie en conséquence.

Adopter un suivi rigoureux de vos factures est indispensable pour réduire votre encours client. Vous devez vous assurer que vos factures sont envoyées dès la livraison de vos produits ou de vos services.

Ensuite, vous devez surveiller leur statut régulièrement et envoyer une relance à vos clients quelques jours avant la fin de l’échéance.

En cas de retard de paiement, agissez rapidement pour que votre client régularise sa situation au plus vite. N’hésitez pas à engager le dialogue avec lui pour comprendre l’origine de ce retard et trouver une solution en cas de difficultés financières.

Utilisez un système de gestion adapté pour améliorer l’efficacité de votre suivi. Par exemple, Qonto vous permet de suivre toutes vos factures et d’envoyer facilement une relance en cas de factures impayées.

Réaliser un audit de votre entreprise vous permet d’analyser régulièrement l’efficacité des stratégies mises en place pour la gestion de vos encours client.

Ainsi, vous pouvez identifier les problèmes récurrents et les opportunités d’amélioration, qu’elles concernent l’émission de vos factures, le suivi des paiements ou la gestion des retards de paiement.

Pour diminuer votre encours client, vous pouvez proposer différentes méthodes de paiement à vos clients. Accepter les paiements par virement et par carte de crédit, ou le paiement en ligne, peut encourager vos clients à régler leurs factures plus rapidement.

Avec le logiciel de facturation proposé par Qonto, vous pouvez créer vos factures et encaisser plus rapidement vos clients grâce à une page de paiement dédiée. C’est simple et efficace.

Externaliser la gestion de votre encours client peut être bénéfique pour votre entreprise. Surtout si vous n’avez pas les ressources en interne pour effectuer cette tâche.

Les entreprises spécialisées dans la gestion des créances peuvent apporter leur expertise et prendre en charge :

• les rappels de paiement ;
• la négociation des conditions de paiement ;
• le recouvrement des créances.

L’objectif ? Vous permettre de vous concentrer sur votre cœur de métier tout en optimisant votre trésorerie d’entreprise.

Certaines créances client peuvent également être confiées à un prestataire externe via un contrat d’affacturage. Cette méthode de financement vous permet d’obtenir des liquidités à l’avance pour les factures non réglées.

Vous l’avez compris, l’encours client est un indicateur clé de la bonne gestion comptable et financière de votre entreprise. Vous cherchez un outil efficace pour mieux le maîtriser ?

Optimisez le rapprochement de vos factures avec vos transactions bancaires grâce à l’outil développé par Qonto, et gérez plus facilement le suivi de vos factures.

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