Procédure de note de frais

Dans l’exercice de ses fonctions, il se peut qu’un collaborateur de l’entreprise soit amené à utiliser sa carte bancaire pour payer des frais professionnels. Qu’il s’agisse des dépenses engagées lors d’une mission ou d’un rendez-vous d’affaires, il est tout à fait possible de lancer des demandes de remboursement. Dans ce guide, nous allons vous parler de la procédure de note de frais.

Généralement, une note de frais se matérialise par un tableau où l’on y trouve quelques mentions obligatoires, notamment :

• la date d’établissement de la note de frais ;
• l’objet des dépenses ;
• le montant total exprimé en hors taxe et TTC
• la TVA

Pour faire l’objet d’un remboursement, une note de frais doit impérativement être annexée d’une pièce justificative.

Quel que soit votre statut dans l’entreprise, sachez que toutes les dépenses que vous engagez, même dans l’exercice de votre fonction, ne sont pas systématiquement validées lors d'une procédure de remboursement de note de frais. L’entreprise doit mettre en place une politique de frais afin d’éviter de payer des factures exorbitantes.

En règle générale, seuls quelques frais professionnels peuvent faire l’objet d’une note de frais. Il s’agit entre autres :

• des frais d’hébergement lors d’une mission ponctuelle dans une localité située à plus de 50 km de l’adresse de domiciliation de l’entreprise ;
• des frais de restauration dans le cadre d’un déplacement professionnel ;
• des frais de déplacement (avion, transport en commun ou taxi) ;
• des frais d’abonnement téléphonique.

Au cas où le salarié aurait utilisé son véhicule personnel pour un déplacement professionnel, il peut également entamer une procédure de remboursement de note de frais. Dans ce cas précis, les dépenses sont connues sous l’appellation d’indemnités kilométriques.

Quel que soit le montant de la note de frais, le mode de remboursement d’une note de frais peut être procédé de deux manières :

• le remboursement des frais réels : l’entreprise s’engage à rembourser la totalité des dépenses engagées dans le cadre d’une mission. Pour la procédure de remboursement de note de frais, il est impératif de présenter un justificatif de note de frais ;
• le remboursement des frais forfaitaires : Le chef d’entreprise fixe un montant forfaitaire pour les différents frais professionnels. Pour cette option, il doit se référer sur le barème établi par l’URSAFF lors du remboursement de ses salariés. Il faut savoir que ce mode de remboursement de notes de frais est plus simplifié étant donné qu’il n’est pas obligatoire de vérifier les justificatifs de note de frais.

La gestion des notes est une tâche à part entière. Elle requiert l’intervention de plusieurs entités, entre autres, le service de comptabilité et des finances lors d’une procédure de remboursement de note de frais.

Pour bien s’organiser, il est recommandé de mettre en place un document standard pour que les salariés puissent déclarer leurs notes de frais. De cette manière, les responsables sont sûrs de trouver toutes les informations requises dans le document.

Si vous êtes adeptes des méthodes traditionnelles, plus précisément, la présentation d’un papier physique, vous devez mettre à la disposition des salariés la version imprimable des fiches prévues pour la note de service.

Ces méthodes traditionnelles sont cependant très chronophage. Heureusement, certains outils comme Qonto par exemple vous permettent de dématérialiser les notes de frais et de les gérer plus rapidement. Vos collaborateurs peuvent prendre en photo leurs justificatifs de paiement et soumettre leurs notes de frais en quelques clics depuis leur ordinateur ou leur portable. Vous n’avez plus qu’à approuver la demande pour rembourser instantanément vos salariés. Un véritable gain de temps. 

La présentation des justificatifs de note de frais est une étape indispensable, car elle permet de valider tout remboursement.

Dans tous les cas, il est essentiel que les dépenses engagées soient en cohérence avec la valeur du bien ou du service. Dans certains cas, il se peut que l’administration fiscale considère certains frais comme des avantages ou des indemnisations. Pour ces situations, sachez que le fisc peut imposer des cotisations sociales.

La procédure de note de frais est parfois fastidieuse. En effet, il est indispensable de passer par plusieurs étapes avant la validation du document. À cause de la lourdeur des démarches administratives, le remboursement des notes de frais se fait généralement à la fin de mois.

Si ce délai de traitement n’est pas respecté, sachez que le salarié n’est pas en droit de faire une quelconque réclamation. D’après la loi, l’entreprise dispose d’une période de 5 ans pour faire un remboursement de note de frais.

Il faut savoir que dans la majorité des cas, l’entreprise effectue le remboursement des notes de frais dans un délai d'un mois, à condition que le salarié présente un justificatif de note de frais conforme à la politique de frais de l’entreprise.

Pour simplifier la gestion des notes de frais et passer moins de temps sur cette tâche à faible valeur ajoutée, vous devez utiliser les bons outils.

Parmi eux ? Qonto, qui permet notamment à vos collaborateurs de déposer leurs notes de frais en quelques secondes, depuis leur application mobile ou leur ordinateur. Il ne vous reste plus qu’à valider leurs demandes pour procéder au remboursement de leurs dépenses professionnelles. 

Vous pouvez aussi limiter le flux des notes de frais en fournissant une carte de paiement Qonto à vos employés. Vous pourrez ainsi les laisser engager des dépenses professionnelles sans avancer leur argent personnel, tout en gardant un oeil sur la trésorerie de votre entreprise.

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