Accélérez la gestion des notes de frais

La gestion des notes de frais est un processus administratif qui sollicite l’intervention de nombreux membres de votre équipe.

Tout d’abord, le collaborateur doit compléter sa note de frais à chaque retour de mission. Cette étape s’avère indispensable pour obtenir le remboursement des frais réglés lors de ses déplacements professionnels. Pour ce faire, nous vous recommandons d’utiliser un modèle de note de frais.

Ensuite, le manager doit contrôler les reçus et les montants pour s’assurer que les dépenses déclarées par les salariés correspondent effectivement à des frais professionnels et qu’elles respectent la politique de l’entreprise.

Puis, le comptable de l’entreprise vérifie que tous les justificatifs sont bien attachés à la note de frais avant de préparer les remboursements. Dans le cas contraire, il doit envoyer des demandes à ses collègues pour les collecter.

En effet, la réglementation est stricte et l’employeur risque des sanctions s’il ne dispose pas des documents justificatifs lors d’un contrôle de l’URSSAF ou de l’administration fiscale.

La validation par le dirigeant des remboursements aux employés constitue la dernière étape pour la gestion des notes de frais. Elle intervient généralement au même moment que la paie.

La gestion des notes de frais nécessite la mise en place de processus rigoureux et contraignants pour les entreprises pour accomplir une tâche qui ne crée aucune valeur ajoutée. Par conséquent, s’équiper d’un logiciel s’avère indispensable pour gagner du temps et bénéficier d’une meilleure visibilité.

Voici les principaux logiciels du marché.

Qonto, la solution de gestion financière des entreprises

Qonto n’est pas qu’un outil de gestion des notes de frais, mais une solution complète pour piloter son entreprise. En plus d’un compte professionnel, vous bénéficiez de fonctionnalités essentielles telles que :

• dématérialisation de vos factures ;
• détection automatique de la TVA ;
• catégorisation des dépenses ;
• export de vos transactions bancaires pour simplifier la préparation de votre comptabilité ;
• tableaux de bord pour suivre votre activité.

Sans oublier des moyens de paiement indispensables pour donner plus de liberté à vos équipes tout en gardant le contrôle sur les dépenses :

• carte bancaire virtuelle ;
• carte bancaire temporaire ;
• carte carburant.

N2F, un logiciel spécialisé dans la gestion des notes de frais

N2F est une solution de gestion des dépenses professionnelles qui appartient au groupe OKTEO. Ce logiciel s’adresse aussi bien aux petites qu’aux grandes entreprises.

Outre la dématérialisation des factures et la gestion des notes de frais, N2F est un logiciel qui vous permet de :

• calculer les indemnités kilométriques ;
• mettre en place des processus de validation ;
• gérer les ordres de mission et les avances depuis l’application mobile.

Jenji, un logiciel dédié aux dépenses professionnelles

Créée en 2016 et rachetée en 2022 par Silae, le spécialiste de la gestion de paie, Jenji est un logiciel de gestion des frais professionnels qui s’adresse aux moyennes entreprises et aux grands groupes.

À l’instar des autres logiciels de gestion des notes de frais, Jenji vous propose les fonctionnalités suivantes :

• dématérialisation et traitement automatique de vos factures ;
• intégration avec les autres solutions de gestion utilisées par votre entreprise ;
• mise à disposition de cartes de paiement pour les achats en ligne et les frais de déplacement.

Lors d’un déplacement professionnel, vos salariés sont amenés à engager des frais pour le compte de l’entreprise. Le droit à leur remboursement figure parmi vos obligations en tant qu’employeur, mais vous demeurez libre de définir les conditions de prise en charge des frais au sein de votre politique de dépenses.

Voici les principaux frais professionnels des collaborateurs dans le cadre de leur mission.

Les frais de repas

Les frais de repas figurent parmi les dépenses indispensables lorsqu’un salarié effectue un déplacement professionnel. Pour se faire rembourser les frais réglés, votre collaborateur doit conserver l’ensemble des reçus et établir une note de frais.

En cas de repas d’affaires avec un client ou un partenaire, les reçus devront impérativement comporter des informations supplémentaires pour justifier le caractère professionnel :

• identité des convives ;
• fonction ;
• nom de leur entreprise.

Pour éviter à vos salariés d’avancer leurs frais de repas lors d’un déplacement professionnel, Qonto vous donne la possibilité de commander des cartes bancaires virtuelles pour lesquelles vous choisissez :

• le type de dépenses autorisées ;
• le plafond journalier, hebdomadaire ou mensuel.

Les frais d’hébergement

Si leur mission les oblige à s’éloigner de leur domicile, vos employés peuvent être contraints de dormir dans un hébergement et ainsi d’engager des frais pour se loger.

Votre entreprise doit procéder au remboursement de ces dépenses professionnelles sous réserve que les conditions suivantes soient remplies :

• votre collaborateur se trouve à plus de 50 kilomètres de son domicile ;
• le trajet ne peut être parcouru en moins de 90 minutes en transports en commun.

Par exemple, un collaborateur qui se rend dans une entreprise à Lille et qui vit à proximité de la gare Paris Nord ne pourra pas prétendre au remboursement de ses frais d’hébergement.

Les frais kilométriques

Lors d’un déplacement professionnel, vos salariés peuvent demander le remboursement de leurs frais kilométriques sous réserve de respecter les mêmes conditions que pour les frais d’hébergement.

C’est la politique des dépenses établie par l’entreprise qui définit les moyens de transport qui donnent droit à un remboursement des frais réglés. Par exemple, la loi n’impose pas de dédommagent pour un trajet à vélo.

Si un membre de votre équipe loue une voiture, vous devez lui rembourser les frais de carburant et les frais de péage en plus des dépenses pour la location.

Bon à savoir : les clients Qonto bénéficient d’une remise de 12 % pour la location d’un véhicule de tourisme ou d’un utilitaire chez Europcar. Un excellent moyen de réduire le coût des déplacements de vos collaborateurs.

En cas d’usage de son véhicule personnel, l’employeur doit disposer des éléments suivants pour calculer le montant à rembourser sur base du barème des indemnités kilométriques :

• carte grise du véhicule ;
• lieu où s’est rendu le collaborateur ;
• nombre de kilomètres parcourus ;
• puissance fiscale du véhicule.

Les frais de transport

À l’instar des autres dépenses professionnelles, vos collaborateurs peuvent solliciter le remboursement des frais liés au transport.

Pour ce faire, ils doivent impérativement indiquer le motif du déplacement professionnel dans leur note de frais et y joindre leur justificatif (billet d’avion, billet de train, etc.).

À noter : un salarié ne peut pas prétendre au remboursement des frais engagés pour effectuer le trajet entre son domicile et son lieu de travail.

Vos collaborateurs peuvent demander le remboursement d’autres frais que ceux cités précédemment si la politique de dépenses professionnelles de votre entreprise le prévoit.

En tant qu’employeur, deux options s’offrent à vous pour rembourser les frais avancés par vos salariés lors de leurs déplacements professionnels.

Le remboursement au réel

Si votre entreprise opte pour le remboursement des frais réels, vous avez l’assurance de ne dédommager vos collaborateurs qu’à hauteur des dépenses réellement engagées.

Cependant, ce mode de remboursement implique la mise en place de processus contraignants pour le traitement et la gestion des notes de frais :

• conservation de tous les justificatifs par le salarié ;
• préparation minutieuse d’une note de frais ;
• validation par le manager et le comptable.

Le remboursement par déduction forfaitaire

Choisir le remboursement par déduction forfaitaire facilite le traitement et la gestion des notes de frais au sein de votre entreprise. En effet, vos salariés n’ont plus l’obligation de conserver et de fournir les justificatifs des frais payés lors de leurs déplacements professionnels.

La mise en place de ce système de remboursement se base sur les barèmes définis par l’URSSAF. Ce qui implique que le montant est identique pour chaque collaborateur, et ce quel que soit le coût des frais réels.

Par exemple, l’employeur rembourse 19,40 € à un salarié s’il est contraint de prendre son repas au restaurant, même si le coût du repas est inférieur à ce montant.

En l’absence de justificatifs, l’entreprise n’est pas obligée de rembourser le salarié pour ses frais de déplacement. Ainsi, vos collaborateurs doivent solliciter les commerçants pour obtenir un duplicata en cas de perte du ticket de caisse.

Autre possibilité pour un salarié d’obtenir le remboursement de ses frais professionnels en l’absence d’un justificatif : rédiger une attestation sur l’honneur. Dans ce cas, l’entreprise peut exiger un relevé bancaire pour prouver le montant et la date de la dépense.

Enfin, vous pouvez faire une exception dans les cas suivants :

1. le montant des dépenses est faible ;
2. la situation est rare.

Attention : en cas de contrôle de l’URSSAF, l’absence de justificatifs peut entraîner la requalification du remboursement des frais professionnels en avantage en nature. Dans ce cas, le montant est soumis aux cotisations sociales.

Avec Qonto, le traitement et la perte des justificatifs n’est plus un problème pour votre entreprise et votre équipe. Chaque salarié prend une photo de son reçu avec son smartphone et notre outil de gestion des notes de frais se charge de :

1. détecter les données du justificatif (date, montant, TVA, nom du fournisseur, etc.) ;
2. lier le reçu à la transaction bancaire ;
3. archiver le justificatif et le transmettre à votre comptable.

Un justificatif manque ? Envoyez un rappel à vos collaborateurs en un clic depuis l’application mobile.