Frais de repas 2022 : comment les calculer et les déduire ?

Contraint de prendre certains repas hors de son domicile, le salarié doit engager des dépenses professionnelles qui peuvent coûter cher. Heureusement, la loi oblige les employeurs à verser une indemnité de repas au salarié qui peut aussi déduire ses frais de repas de ses impôts. Comment déclarer ses frais de repas ? Quel montant déduire en 2022 ? Comment optimiser la gestion des frais de repas de ses salariés ? Qonto vous dit tout sur le sujet.

Les salariés peuvent engager des frais dans le cadre de leur travail, que ce soit pour l’hébergement, le transport ou la prise de repas. Tout ou partie de ces dépenses professionnelles peuvent être déduites de leurs revenus imposables.

Pour cela, plusieurs conditions doivent être respectées :

• le salarié est contraint d’engager des frais de repas en raison de son travail : il ne doit pas réaliser ces dépenses pour son confort personnel ;
• le salarié ne peut pas rentrer chez lui en raison de la distance à parcourir entre son lieu de travail et sa résidence, ou de ses horaires de travail ;
• le salarié dispose d’un justificatif sous la forme d'une note de frais de repas.

L’employeur peut également verser une indemnité forfaitaire à ses salariés. Le remboursement des frais de repas est versé sous la forme d’une allocation exonérée d’impôts et de cotisations sociales.

En France, les indemnités repas sont exonérées de cotisations sociales dans une certaine limite qui dépend du type de repas pris.

Par défaut, l’administration fiscale applique une déduction forfaitaire automatique de 10 % sur les salaires lors du dépôt de la déclaration d’impôt sur le revenu. Elle compense toutes les dépenses engagées par le salarié dans le cadre de son travail.

Cet abattement peut ainsi couvrir le prix des repas consommés ou le coût d’un déplacement effectué. C’est la solution idéale pour un salarié qui ne dispose pas de note de frais de restaurant.

Le salarié n’a pas besoin de présenter de justificatifs pour bénéficier de cette déduction d’impôt puisqu’elle s’applique automatiquement. Le montant de l’abattement forfaitaire est de 12 829 euros maximum.

Autrement dit, cette forme d’exonération n’est intéressante pour le salarié que si les frais engagés sont inférieurs à ce montant. Au-delà de 12 829 euros, le salarié à tout intérêt à opter pour la déduction des frais réels.

Lorsqu’il estime que la déduction forfaitaire de 10 % ne couvre pas la totalité de ses frais de repas, le salarié peut opter pour la déduction des frais réels. Il exprime sa volonté en indiquant le montant des frais réels de repas dans les cases concernées sur sa déclaration d’impôt.

Important : les salariés n’ont pas le droit de bénéficier de l’abattement forfaitaire de 10 % et de la déduction des frais réels à la fois. Ils doivent faire un choix entre ces deux options.

Opter pour les frais réels implique que chaque dépense de nourriture soit liée à l’activité professionnelle et soit justifiée. Le salarié doit disposer de notes de frais qu’il devra conserver pour une période de 3 ans, l’administration fiscale pouvant les demander à tout moment.

Pour aider les salariés à produire leurs justificatifs, il existe des modèles de notes de frais sur lesquels s’appuyer.

Lorsqu’il dispose de notes de frais, le salarié peut déduire de ses impôts un montant correspondant à la différence entre les dépenses supportées et la valeur fiscale d’un repas pris à domicile. Les frais réels de repas sont calculés à partir d’un barème établi chaque année par l’administration fiscale. Pour l’année 2022, il est le suivant :

Si le salarié se rend au restaurant et engage des frais de repas pour un prix de 15 euros, le montant déductible est de 15 € - 5 € (la valeur fiscale d’un repas pris à domicile) = 10 €.

S’il bénéficie de tickets restaurant, le salarié doit également déduire la part employeur dans ses calculs. Si la valeur du titre restaurant est de 9 euros et que la contribution de l’employeur est de 50 % (soit 4,50 €), le salarié pourra déduire : 15 € - 5 € - 4,5 € = 5,50 €.

Un salarié qui ne possède pas de justificatif, qui ne dispose pas d’un mode de restauration collective sur son lieu de travail et qui ne peut pas rentrer chez lui pour déjeuner peut aussi déduire ses frais réels. Dans ce cas particulier, les frais de repas sont présumés. Le salarié bénéficie d’un remboursement pour un montant égal à la valeur fiscale d’un repas à domicile, soit 5 euros par jour travaillé.

Lorsque l’entreprise met une solution de restauration collective à disposition de ses salariés, ces derniers peuvent déduire leurs frais réels de repas. Le montant déductible est égal à la différence entre le prix du repas consommé et la valeur définie par l’administration pour la prise d’un repas à domicile.

Plusieurs outils permettent de gérer les notes de frais et les dépenses des salariés, tout en optimisant le temps et les finances de l’entreprise. C’est le cas de l’outil de gestion des dépenses professionnelles proposé par Qonto.

Notre solution permet de conserver facilement les justificatifs à fournir à l’administration fiscale en cas de contrôle. En effet, ils sont scannés par les salariés, vous sont transmis en temps réel, et sont certifiés et stockés. L’outil permet aussi la détection automatique de la TVA. Un véritable gain de temps pour effectuer votre comptabilité d’entreprise.

Les collaborateurs peuvent également soumettre leurs notes de frais sur leur application pour que vous n’ayez plus à les traiter manuellement. Il vous suffit d’accepter leur demande pour procéder au remboursement de vos salariés. Ces derniers peuvent ainsi réaliser des dépenses avec leur argent personnel sans inquiétude puisqu’ils peuvent suivre l’état de leurs notes de frais et obtenir un remboursement rapide. 

Avec le compte professionnel Qonto, vous pouvez aussi simplifier le règlement des frais professionnels, et notamment des dépenses de repas engagés par vos salariés, en leur commandant des cartes de paiement. Ils peuvent ainsi effectuer des règlements dans le cadre de leur travail avec l’argent de votre entreprise. 

Grâce à cette carte, ils peuvent effectuer des paiements dans le cadre de leur travail sans avancer leur argent personnel. Un avantage côté salarié.

De votre côté, vous pouvez visualiser les dépenses de vos salariés en temps réel, modifier le plafond de paiement de chaque carte et notifier vos équipes lorsque des justificatifs de paiement n’ont pas été transmis. 

Quelle que soit la taille de votre entreprise, Qonto vous aide à gérer les frais de repas de vos salariés. Demandez une démo sans attendre pour découvrir les multiples fonctionnalités de cet outil précieux.