Frais de repas Urssaf : de quoi s’agit-il ?

Les frais de repas sont des dépenses professionnelles engagées par un salarié qui doit prendre ses repas en dehors de son domicile. S’il respecte certaines conditions, il peut néanmoins être remboursé par son employeur, dans la limite des barèmes établis par l’Urssaf. Comment fonctionne le remboursement des frais de repas ? Comment optimiser la gestion des déplacements de ses salariés ? Explications.

Lorsqu’il travaille pour une entreprise, un salarié peut engager des frais professionnels pour la bonne réalisation d’une mission. Il peut s’agir de :

• frais d’hébergement ;
• frais de transport ;
• frais de double résidence ;
• frais de repas.

Aussi appelés prime de panier-repas, les frais de repas de l’Urssaf donnent droit à des indemnités que l’employeur doit payer si le salarié :

• est contraint d’engager des frais de repas : il ne doit pas avoir agi pour son simple confort personnel ;
• est dans l’incapacité de regagner son domicile pour manger en raison de la distance à parcourir ;
• dispose d’une note de frais de repas et d’un justificatif associé.

La prime de panier-repas doit figurer dans le contrat de travail. Elle concerne tous les salariés de l’entreprise, quel que soit leur secteur d’activité ou leur statut.

L’indemnité repas prend la forme d’allocations forfaitaires exonérées d’impôts et de cotisations sociales. En France, cet avantage social doit respecter les limites établies par l’administration fiscale. L'exonération maximale de charges sociales dépend de la nature du repas pris par le salarié.

L’Urssaf fournit un barème des frais de repas qui permet aux salariés de calculer le montant du remboursement de frais professionnels auquel ils ont droit. Pour l’année 2023, le barème est le suivant :

Le montant de l’indemnité repas est calculé en faisant la différence entre les dépenses supportées et le coût d’un repas à domicile. Il ne peut pas dépasser le montant maximal d’exonération de 20,20 euros.

Ainsi, lorsque le salarié déjeune au restaurant et réalise des dépenses de 17 euros, le montant à déduire est de 17 - 5,20 = 11,80 euros.

Si le salarié dispose de tickets-restaurant, celui-ci doit enlever la part versée par son employeur lors de ses calculs. Pour un ticket-restaurant de 8 euros payé pour moitié par l’employeur (soit 4 euros), le salarié peut déduire un montant de : 17 - 5,20 - 4 = 7,80 euros.

Si son lieu de travail ne dispose pas d’un mode de restauration collective et qu’il n’a pas la possibilité de rentrer chez lui pour manger, le salarié peut déduire ses frais réels. Même sans justificatif.

Dans ce cas, le montant des frais de repas engagés est présumé. Ainsi, il a droit à un remboursement pour un montant de 5,20 euros par jour travaillé, c’est-à-dire la valeur fiscale d’un repas pris à domicile.

Dans ce cas, le salarié peut aussi déduire ses frais réels de repas. Le montant à déduire correspond à la différence entre le prix d’un repas pris au sein de la restauration collective et la valeur fiscale d’un repas à domicile.

Puisque la prise de repas à l’extérieur du domicile est généralement plus onéreuse que les repas pris chez soi, ces dépenses professionnelles donnent droit à une exonération d’impôts sur le revenu. Deux options s’offrent au salarié : l’abattement forfaitaire de 10 % ou la déduction des frais réels.

Chaque contribuable bénéficie d’une déduction forfaitaire de 10 % appliquée automatiquement par l’administration fiscale sur l’impôt sur le revenu. Cet avantage fiscal permet de compenser l’ensemble des dépenses professionnelles engagées dans l’année.

Il couvre ainsi les frais de repas du salarié, ses frais de transport ou d’hébergement. C’est une solution avantageuse pour le salarié qui n’a pas de note de frais de repas en sa possession.

Attention, le montant de cet abattement forfaitaire ne peut pas dépasser 13 522 euros. Il est donc intéressant pour les salariés dans la mesure où les frais engagés sont inférieurs à cette somme. Au-delà, il est plus intéressant pour eux d’opter pour la déduction des frais réels.

Si la déduction forfaitaire de 10 % ne suffit pas à couvrir les frais professionnels engagés par le salarié, celui-ci peut déduire ses frais réels. Dans ce cas, chacune de ses dépenses de nourriture doit être justifiée.

Le salarié doit gérer ses notes de frais rigoureusement et les conserver pendant 3 ans. En effet, l’administration fiscale est susceptible de les lui demander en cas de contrôle.

Le salarié peut se servir d’un modèle pour produire ses notes de frais. Il peut aussi utiliser l’application Qonto pour prendre en photo ses justificatifs de dépense. L’intérêt ? Il n’y a plus de risque de perte.

Et pour l’entreprise ? Elle a accès à une version dématérialisée des reçus de paiement, un atout dont peut se servir le dirigeant pour accélérer sa comptabilité d’entreprise.

L’employeur doit optimiser la gestion des frais de repas de ses salariés, et plus généralement de leurs frais professionnels. C’est un aspect important pour le bon suivi du budget de l’entreprise.

Pour cela, vous pouvez vous servir d’un outil de gestion des notes de frais comme Qonto et mettre un terme à leur traitement manuel. En effet les demandes de remboursements de vos salariés et les notes de frais sont centralisées au sein d’une même plateforme. Vous pouvez ainsi suivre et approuver les demandes en un clic pour accélérer les remboursements et renforcer le sentiment de satisfaction de vos collaborateurs.

Vous pouvez aussi fournir une carte de paiement professionnelle à vos salariés. L’avantage ? Elle simplifie le paiement des dépenses, et notamment des frais de repas. Grâce à cette carte, vos salariés peuvent effectuer des achats à titre professionnel sans avancer leur propre argent.

De votre côté, vous pouvez consulter en temps réel toutes les opérations financières réalisées par vos salariés. Vous pouvez aussi ajuster le plafond de paiement de chaque carte, autoriser certains types de dépenses et notifier vos collaborateurs si des justificatifs de paiement n’ont pas été réceptionnés.

Grâce au compte pro Qonto, vous pouvez mieux gérer les frais de repas de vos salariés, quelle que soit la taille de votre entreprise. Réservez une démo dès à présent pour découvrir nos fonctionnalités.