Remboursement des frais professionnels, comment faire ?

Dans le cadre de l’exercice de ses fonctions, un salarié peut parfois engager des frais professionnels. Il revient alors à l’employeur de prendre les mesures qu’il faut pour rembourser son employeur dans le temps. Il existe pour ce faire plusieurs méthodes à choisir selon les réalités de chaque entreprise.

Dans tous les cas, le remboursement des dépenses doit se faire suivant un barème bien précis. Qu’est-ce que les frais professionnels ? Comment sont-ils déterminés ? Quelles sont les obligations de l’employeur et de l’employé ? Comment bien gérer le remboursement frais professionnel au sein d’une entreprise ? Retrouvez ci-dessous la réponse à toutes ces questions.

Les frais professionnels désignent toute dépense effectuée par un salarié dans l’exercice de sa mission. De façon logique, ces montants avancés par l’employé sont à la charge de l’entreprise qui devra alors effectuer un remboursement frais professionnels. Selon le cas, ces dépenses peuvent être des :

• Frais de restauration : ils sont généralement engagés en cas de déjeuner d’affaires.
• Frais d’hébergement : ils incluent les dépenses liées à connexion internet ou la location d’espace de coworking pour les télétravailleurs.
• Frais kilométriques : il s’agit des frais engagés lorsqu’un salarié utilise son propre véhicule lors d’un déplacement professionnel.
• Frais de déplacement : ce sont les dépenses effectuées par un employé lorsqu’il se déplace par taxi ou par train pour aller à un rendez-vous professionnel.
• Frais de déménagement : il s’agit des dépenses liées à la mutation d’un salarié.
• Les frais d’habillage : ce sont les frais engagés lorsque le salarié est obligé de porter une tenue spécifique dans le cadre de son activité professionnelle.

Peu importe la nature des dépenses, l’employeur a deux possibilités pour faire le remboursement frais professionnels. Si vous voulez, vous pouvez décider de rembourser les frais réels ou de verser une allocation forfaitaire à vos employés. Dans l’un comme dans l’autre cas, il est important de maitriser les coûts pour éviter les dérapages.

Si vous optez pour le remboursement des frais réels, sachez qu’il faudra demander des justificatifs à conserver pendant une période de trois ans au moins. Retenez toutefois que le remboursement frais pro n’est pas soumis à un abattement.

Si vous choisissez de verser une allocation forfaitaire aux salariés ayant engagé des frais professionnels, assurez-vous de fixer des plafonds. Dans cette modalité, les salariés ne sont pas obligés de justifier les dépenses effectuées. Cependant, ils doivent veiller à ne pas dépasser les limites d’exonérations. En cas de dépassement des plafonds, l’employeur est dans l’obligation de demander un justificatif des dépenses. Lors des contrôles, il doit pouvoir prouver à l’administration fiscale et à l'URSSAF que les montants payés sont effectivement liés à l’activité de ses salariés. Sinon, les indemnités versées seront considérées comme un complément de salaire et seront donc soumises aux cotisations sociales.

Peu importe la taille de votre entreprise, il est important de savoir que vous devez bien gérer le remboursement frais pro. Selon le cas, la maîtrise des coûts peut paraitre difficile. Heureusement, il existe des solutions permettant de simplifier la gestion des notes de frais. En effet, nous sommes une néo banque dont la mission est d’aider les professionnels à atteindre une meilleure gestion des dépenses au sein de leur entreprise. Pour ce faire, nous proposons des comptes professionnels avec un système efficace de gestion de note de frais.

Pour simplifier la gestion des dépenses, il est important de définir à l’avance les modalités de remboursement frais professionnels. Que ce soit pour les frais d’hébergement, les frais de mission, les indemnités kilométriques et autres, vos salariés doivent connaitre la méthode utilisée pour le remboursement. Ainsi, ils pourront vous aider à mieux gérer vos ressources. En fonction de vos objectifs, vous pouvez mettre en place une politique de validation des frais professionnels et établir une fiche pour la note de frais. Pensez également à étudier en amont le mode de transmission des fiches à la comptabilité.

Pour une gestion rapide et efficiente, prévoyez un répertoire des notes de frais et catégorisez les frais professionnels par salarié. Cette démarche vous permettra de faire une analyse pertinente au moment opportun et de prendre les mesures qui s’imposent. Plus les règles sont connues de tout le monde, mieux vous pouvez satisfaire vos collaborateurs et assurer la réussite de votre entreprise.

Très souvent, un salarié qui a engagé des frais professionnels voudra être remboursé en temps et en heure. Or, il est important pour l’employeur de mener un certain nombre de démarches avant de faire le remboursement frais pro. En utilisant un outil de gestion des notes de frais en ligne, vous mettez toutes les chances de votre côté d’atteindre une économie budgétaire et une simplicité de remboursement. En outre, vous pourrez réduire les délais de traitement des remboursements et mieux satisfaire vos employés. Ils n’hésiteront alors pas à avancer des sommes toutes les fois que l’exercice de leurs fonctions le demande.