Remboursement de frais professionnels : comment ça marche ?

De nombreux salariés sont obligés d’engager des dépenses pour le compte de leur entreprise. Ces frais doivent être pris en charge par l’employeur et faire l’objet d’une gestion rigoureuse. Comment fonctionne le remboursement des frais professionnels ? Qonto vous dit tout sur le sujet.

On parle de frais professionnels pour qualifier les dépenses effectuées par un salarié dans le cadre de son travail. Elles sont avancées pour le compte de l’entreprise et doivent être remboursées par l’employeur.

Ce remboursement ne peut pas être imputé sur la rémunération du salarié.

Plusieurs types de dépenses peuvent faire l’objet d’une prise en charge par l’employeur, comme les :

• frais de repas ;
• frais de transport entre le domicile et le lieu de travail ;
• frais de déplacement professionnel et de grand déplacement ;
• frais liés au télétravail et à l’utilisation des nouvelles technologies ;
• frais d’habillage.

Par exemple, lorsqu’un salarié exerce habituellement son activité à domicile et doit se rendre dans les locaux de son entreprise, il effectue un déplacement professionnel. Ces frais doivent être pris en charge par l’employeur, même si le contrat de travail du salarié ne prévoit pas de dédommagement pour les trajets réalisés entre le domicile et le siège de l’entreprise. Si, au contraire, le salarié travaille habituellement dans les locaux de l’entreprise, les allers-retours entre son domicile et le siège ne sont pas considérés comme des déplacements professionnels et ne débouchent pas sur une obligation de prise en charge par l’employeur.

De même, quand l’employeur oblige ses salariés à porter une tenue de travail, il doit prendre en charge l’entretien de leurs vêtements.

Lorsque le salarié engage des dépenses qui ne sont pas inhérentes à sa fonction, elles restent à sa charge. Ainsi, l’achat d’un costume ou le passage chez un coiffeur avant un rendez-vous professionnel ne constituent pas des frais professionnels.

La prise en charge des frais professionnels par l’employeur peut se faire de deux manières. Il peut procéder à un remboursement sur la base des frais réels ou verser une allocation forfaitaire à ses salariés.

Lorsque le remboursement des frais professionnels est fait au réel, l’employeur prend en compte les sommes qui ont été réellement déboursées par le salarié. Il se base sur les justificatifs qu’il lui présente.

Pour certains frais, l’employeur ne peut pas effectuer un remboursement forfaitaire. Ainsi, il doit obligatoirement rembourser au réel les frais professionnels engagés par le salarié pour :

• l’utilisation d’outils issus des nouvelles technologies ;
• un déménagement dans le cadre de la mobilité professionnelle ;
• les salariés détachés à l’étranger ou ceux des salariés en mobilité professionnelle en outre-mer.

Pour bénéficier d’un remboursement au réel, le salarié doit produire une note de frais accompagnée de pièces justificatives. Par exemple, s’il s’est rendu au restaurant pour un rendez-vous professionnel, la note de frais réalisée doit préciser :

• l’objet de la dépense ;
• le montant payé ;
• la date ;
• le nom du restaurant ;
• le nom des personnes invitées.

Il faut aussi fournir un justificatif avec la note de frais de repas, à savoir la facture fournie par le restaurateur.

En principe, le salarié doit présenter ses pièces justificatives dans un délai de 3 ans pour être remboursé. L’employeur peut néanmoins indiquer un délai de présentation plus court au-delà duquel il n’a plus l’obligation de procéder au remboursement.

Certaines dépenses peuvent être remboursées par le biais d’allocations forfaitaires, sans présentation de justificatif. Ce mode de remboursement peut être prévu dans un accord collectif ou dans les contrats de travail.

Dans ce cas, le salarié règle toujours ses frais professionnels lui-même, mais il bénéficie d’allocations forfaitaires versées par l’employeur tous les mois. 

Cette indemnité prend la forme d’une prime dont le montant est fixé à l’avance à partir des barèmes des frais professionnels de l’Urssaf.

Plusieurs dépenses peuvent faire l’objet d’un remboursement au forfait. C'est le cas :

• des frais de repas pris sur le lieu de travail, au restaurant ou en dehors des locaux de l’entreprise ;
• des frais kilométriques ;
• des frais de grand déplacement en métropole ;
• des frais d’hébergement dans le cadre de la mobilité professionnelle ;
• des frais liés au télétravail.

Frais de repas, indemnités kilométriques, frais de déplacement… tous font partie des dépenses professionnelles qui donnent droit à une exonération de l’impôt sur le revenu. Les salariés peuvent alors bénéficier d’un abattement forfaitaire ou déduire leurs frais réels.

En principe, tous les salariés ont droit à une déduction forfaitaire de 10 % sur leur impôt sur le revenu. Appliquée automatiquement par l’administration fiscale, elle couvre l’ensemble des frais supportés par le salarié au titre de son activité professionnelle. Et ce, même s’il n’a aucun justificatif à présenter à son employeur.

Le montant total de l’abattement forfaitaire dont bénéficie le salarié ne peut pas dépasser 12 829 euros. Il s’agit donc d’une solution intéressante pour celui qui supporte des frais professionnels inférieurs à ce montant. Au-delà, mieux vaut déduire ses frais réels.

Si la déduction forfaitaire de 10 % ne suffit pas à compenser les frais professionnels engagés par le salarié dans le cadre de son travail, il peut opter pour la déduction des frais réels.

Pour cela, il lui suffit d’indiquer le montant des dépenses engagées dans sa déclaration de revenus. Cette option est valable pour une durée d’1 an. Le salarié peut donc choisir l’abattement forfaitaire l’année suivante s’il s’avère plus avantageux pour lui.

Pour déduire ses frais réels, le salarié doit justifier les dépenses générées pour son travail. En cas de contrôle de l’administration fiscale, il doit démontrer que ces dépenses ont été engagées dans le cadre professionnel en fournissant des notes de frais.

Les frais professionnels du salarié sont totalement exonérés de cotisations sociales lorsqu’ils font l’objet d’un remboursement au réel par l’employeur. Dans ce cas, ils sont exclus de l’assiette de cotisations de la sécurité sociale, de la CSG (contribution sociale généralisée) et de la CRDS (contribution pour le remboursement de la dette sociale).

Lorsque l’employeur rembourse les frais professionnels du salarié au forfait, l’exonération de cotisations sociales est totale sous réserve de respecter les barèmes de l’Urssaf.

C’est le cas, par exemple, pour les indemnités repas qui sont exonérées de cotisations sociales, dans la limite de :

• 6,80 € lorsque le repas est pris sur le lieu de travail du salarié ;
• 9,50 € s’il est pris en dehors des locaux de l’entreprise ;
• 19,40 € quand le repas est pris au sein d’un restaurant à l’occasion d’un déplacement professionnel.

Le salarié qui utilise son véhicule personnel pour effectuer un déplacement professionnel a droit à une indemnité kilométrique dont le montant se calcule sur la base du barème Urssaf.

Voici le barème applicable aux voitures :

Si le montant de l’allocation forfaitaire dépasse les plafonds prévus par l'Urssaf, mais que l’employeur peut prouver que la totalité de la somme a été utilisée dans le cadre professionnel, l’indemnité est totalement exonérée de cotisations sociales.

À défaut, la somme excédentaire est considérée comme un complément de salaire soumis aux cotisations sociales.

Pour gérer au mieux les dépenses professionnelles générées par vos salariés, vous devez établir une politique de remboursement des frais. Elle vous permettra de :

• identifier les frais professionnels qui donnent droit à un dédommagement ;
• définir la méthode et les modalités de remboursement ;
• présenter la politique de validation des dépenses ;
• proposer un modèle de notes de frais.

Vous pouvez aussi choisir un outil de gestion des notes de frais comme Qonto pour rembourser vos collaborateurs instantanément et garantir leur satisfaction. 

L’autre solution ? Limiter le flux de notes de frais en fournissant une carte de paiement professionnelle Qonto à vos salariés. Grâce à leur carte, ils pourront effectuer des paiements dans le cadre de leur activité sans avancer leur argent personnel. Un véritable atout côté salarié.

Avec l’application Qonto, vous gardez aussi la main sur les budgets de votre entreprise. Vous pouvez visualiser les dépenses de vos salariés en temps réel, définir le type de dépenses autorisées et modifier le plafond de paiement de chaque carte en fonction des besoins.

Des notes de frais aux transactions par carte, Qonto facilite votre quotidien. Notre solution vous permet de vous concentrer sur votre travail et sur des missions à plus haute valeur ajoutée. Réservez une démo dès à présent et découvrez l’ensemble des fonctionnalités proposées par Qonto.