URSSAF et frais professionnel : quel est le montant du barème ?

La gestion des notes de frais figure parmi les tâches qu’il ne faut pas prendre à la légère. Dans ce guide, découvrez nos conseils pour rembourser les frais professionnels.

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Gérer une société n’est pas aussi simple qu’on le pense. En plus de l’élaboration d’une stratégie pour développer son activité, un chef d’entreprise doit vérifier à la loupe tous les petits détails. La gestion des notes de frais figure parmi les tâches qu’il ne faut pas prendre à la légère. Un moindre « faux pas » peut se terminer par un redressement de l’Urssaf. Dans ce guide, découvrez nos conseils pour rembourser les frais professionnels.

Le terme « frais professionnel » est utilisé pour désigner toutes les dépenses professionnelles engagées par un salarié. Considérés comme une charge de l’entreprise, ces frais font l’objet d’un remboursement.

Dans l’exercice de ses fonctions, il arrive qu’un salarié se rende à une conférence, à un rendez-vous d’affaires ou au bureau d’un fournisseur. Les frais de déplacement ne sont autre que l’ensemble des charges qui ont été supportées par un salarié.

Pour obtenir un remboursement du frais de déplacement, il est impératif que la destination soit située à plus de 50 km du lieu de travail, soit à plus de 90 mn de transport.

Si le salarié décide de louer une voiture pour ses déplacements professionnels, toutes les dépenses supplémentaires telles que le carburant, le péage ou encore le tarif de location du véhicule est à sa charge. En revanche, il pourra bénéficier des indemnités kilométriques au cas où il utiliserait son véhicule personnel pour ses déplacements professionnels.

Pour les artisans qui opèrent dans le secteur du BTP, la plupart des entreprises remboursent les frais engagés par le salarié pour les petits déplacements. Pour ce cas-là, le frais de déplacement est connu sous l’appellation d’indemnité de trajet.

Dans certains cas, un salarié invite ses clients pour un repas d’affaires. Pour ces charges, il peut demander à se faire rembourser les frais de restaurant au cas où il remplirait les conditions suivantes :

préciser le motif du repas d’affaires ; fournir le nom des convives.

Sachez que la restauration lors d’un déplacement fait aussi partie des frais de repas.

Selon la nature de l’activité de l’entreprise, on peut catégoriser d’autres types de frais professionnels. On peut citer les frais de télétravail, les frais d’hébergement, les frais de mobilité professionnelle…

Quel que soit l’objet des frais professionnels, l’employeur peut opter pour l’un des modes de remboursement suivants !

Dans certains cas, l’employeur peut rembourser dans leur intégralité toutes les sommes avancées par un collaborateur pour l’intérêt de l’entreprise.

Pour obtenir un remboursement des frais réels, le salarié est tenu de présenter un justificatif de ses dépenses. Ce document peut être une facture, une note de restaurant, un billet d’avion ou un ticket de bus.

Sachez que cette étape est obligatoire. En cas de contrôle de l’Urssaf, la non-présentation d’un justificatif peut entraîner un redressement.

Si le salarié a égaré sa note de restaurant ou d'autres types de justificatifs, il peut demander un remboursement. Cependant, la somme qui lui est restituée est basée sur le barème établi par l’Urssaf.

Chaque année, l’Urssaf revalorise le barème des frais professionnels forfaitaires. Pour 2020, découvrez ici tous les montants applicables pour les différents types de notes de frais :

les indemnités de grand déplacement incluent plusieurs types de frais. Pour la nourriture, l’Urssaf fixe les indemnités exonérées à 19 € pendant les 3 premiers mois du séjour. Au-delà de cette période, les frais de repas diminuent légèrement. Pour l’hébergement et le petit-déjeuner, les indemnités varient entre 47,70 € et 68,10 €, selon la durée du séjour ; les indemnités de repas sur le lieu du travail sont fixées à 6,70 € contre 6,60 € en 2020. Ces frais professionnels sont versés aux salariés qui sont soumis à des horaires de travail spécifiques (heure continue, travail de nuit, horaire décalé…). Lors des petits déplacements, ces indemnités peuvent aller jusqu’à 19 € (cas d’un repas au restaurant) ; les indemnités de mobilité professionnelle servent à couvrir toutes les dépenses liées à la mission. Pour 2020, les frais de repas et d’hébergement sont fixés à 75,60 €. Quant à l’installation dans une autre localité, l’employeur verse une indemnité s’élevant à 1 515,20 € au minimum.