Bien souvent, les salariés sont amenés à engager de nombreuses dépenses dans le cadre de leur activité professionnelle. En particulier lors d’un voyage d’affaires. Des frais pris en charge par l’employeur qui doit optimiser au mieux la gestion des déplacements de ses collaborateurs. Explications.
Les frais professionnels sont engagés par le salarié dans le cadre de son travail. Cette notion regroupe plusieurs types de dépenses.
Les frais de repas concernent les travailleurs qui :
Sont considérés comme des frais de déplacement :
Lorsqu’il utilise son véhicule personnel, le salarié a droit au versement d’une indemnité forfaitaire kilométrique.
Pour les trajets domicile-travail, l’employeur a l’obligation de participer à 50 % au moins aux abonnements de transports en commun souscrits par ses employés. Cette participation est obligatoire.
Si le salarié utilise son véhicule pour se rendre au travail, l’entreprise peut prendre en charge les frais engagés si elle le souhaite.
Lorsqu’un salarié effectue un déplacement qui l’empêche de regagner son domicile, on parle de grand déplacement. Pour être qualifié comme tel, deux conditions doivent être réunies :
Les salariés ont droit à une indemnité de grand déplacement pour couvrir leurs frais de nourriture et d’hébergement.
Réaliser l’entretien des vêtements professionnels est considéré comme une dépense remboursable par l’employeur lorsqu’il s’agit de :
Les vêtements sont fournis par l’entreprise et portés uniquement dans le cadre de l’activité pro. Leur entretien est remboursé par le versement d’une prime de salissure. Son montant est exclu de l’assiette des contributions sociales pour la part réellement supportée par le salarié.
D’autres frais pro peuvent être pris en compte comme les frais de mobilité ou de télétravail.
L’indemnisation des frais pro peut se faire de deux manières : soit au réel, soit par le versement d’une somme forfaitaire.
L’employeur peut verser des allocations forfaitaires pour rembourser les frais professionnels de ses salariés. Ces derniers perçoivent une prime tous les mois dont le montant est déterminé à partir des barèmes de l’Urssaf. Ces indemnités figurent alors de manière distincte sur le bulletin de paie de l’employé.
Plusieurs dépenses peuvent être remboursées au forfait, à savoir :
Si l’employeur décide de rembourser ses employés sur la base des frais réels, il prend uniquement en charge les montants qui ont réellement été déboursés.
Plusieurs types de frais doivent obligatoirement être remboursés au réel comme :
Pour obtenir un dédommagement, le salarié doit fournir une note de frais dûment justifiée. Un déjeuner avec un client peut par exemple lui être remboursé sur présentation d’une note de frais de repas. Ce document doit notamment préciser :
La note de frais doit être accompagnée d’un justificatif que le salarié doit présenter dans un délai maximum de 3 ans. Au-delà, il n’a plus la certitude de pouvoir être remboursé.
Avec l’application Qonto, vos salariés peuvent prendre en photo leurs justificatifs de paiement et déposer leurs notes de frais directement sur leur application. Vous avez ainsi accès à leur version digitale pour accélérer les remboursements de vos employés et faciliter votre comptabilité.
Le versement des indemnités kilométriques se fait sur la base des barèmes fournis par l’État. À titre d’exemple, voici le barème kilométrique applicable aux voitures :
| Puissance administrative (en CV) | Distance (d) jusqu’à 5 000 km | Distance (d) de 5 001 à 20 000 km | Distance (d) au-delà de 20 000 km |
|---|---|---|---|
3 CV et moins |
d x 0,529 |
(d x 0,316) + 1 065 |
d x 0,370 |
4 CV |
d x 0,606 |
(d x 0,340) + 1 330 |
d x 0,407 |
5 CV |
d x 0,636 |
(d x 0,357) + 1 395 |
d x 0,427 |
6 CV |
d x 0,665 |
(d x 0,374) + 1 457 |
d x 0,447 |
7 CV et plus |
d x 0,697 |
(d x 0,394) + 1 515 |
d x 0,470 |
Les frais de repas peuvent être remboursés sur la base des frais réels ou au forfait. Dans ce dernier cas, l’entreprise doit verser une prime de :
Comme les dépenses de repas, l’indemnité de grand déplacement peut être remboursée de manière forfaitaire.
Dans ce cas, le salarié a droit à :
Les frais remboursés par l’employeur bénéficient d’une exonération de cotisations sociales dans la limite des barèmes fournis par l’administration.
Si vos employés réalisent régulièrement des rendez-vous clients ou des voyages d’affaires, vous devez gérer leurs nombreux frais professionnels.
Pour cela, vous pouvez vous doter d’un outil de gestion des notes de frais comme Qonto. Vos collaborateurs pourront ainsi déposer leurs justificatifs de dépenses en quelques clics, que ce soit via leur application mobile ou sur leur ordinateur. De vote côté, vous pourrez accélérer le traitement des notes de frais pour rembourser plus rapidement vos salariés.
Vous pouvez aussi limiter le nombre de notes de frais à gérer au quotidien grâce aux cartes de paiement pro fournies par Qonto.
Attribuez-en à vos collaborateurs et laissez les régler leurs achats professionnels avec les fonds de votre entreprise. Ne pas avoir à avancer leur argent personnel est un véritable atout pour vos salariés.
Bien sûr, Qonto vous permet de garder la parfaite maîtrise des finances de votre entreprise. Vous pouvez modifier le plafond de paiement de chaque carte, autoriser uniquement certains types de dépenses et visualiser les achats réalisés par vos salariés en temps réel.
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