Urssaf et frais professionnels : de quoi parle-t-on ?

Bien souvent, les salariés sont amenés à engager de nombreuses dépenses dans le cadre de leur activité professionnelle. En particulier lors d’un voyage d’affaires. Des frais pris en charge par l’employeur qui doit optimiser au mieux la gestion des déplacements de ses collaborateurs. Explications.

Les frais professionnels sont engagés par le salarié dans le cadre de son travail. Cette notion regroupe plusieurs types de dépenses.

Les frais de repas concernent les travailleurs qui :

• ne peuvent pas rentrer chez eux ou sur leur lieu habituel de travail pour manger, et qui doivent prendre leur repas au restaurant ;
• ne peuvent manger ni chez eux ou dans les locaux de leur entreprise, ni au restaurant ;
• sont contraints de prendre leur repas sur leur lieu de travail en raison d’horaires ou de conditions de travail particulières.

Sont considérés comme des frais de déplacement :

• les dépenses engagées par le salarié qui utilise son véhicule personnel à des fins professionnelles ;
• les trajets effectués entre son domicile et son lieu de travail.

Lorsqu’il utilise son véhicule personnel, le salarié a droit au versement d’une indemnité forfaitaire kilométrique.

Pour les trajets domicile-travail, l’employeur a l’obligation de participer à 50 % au moins aux abonnements de transports en commun souscrits par ses employés. Cette participation est obligatoire.

Si le salarié utilise son véhicule pour se rendre au travail, l’entreprise peut prendre en charge les frais engagés si elle le souhaite.

Lorsqu’un salarié effectue un déplacement qui l’empêche de regagner son domicile, on parle de grand déplacement. Pour être qualifié comme tel, deux conditions doivent être réunies :

• la distance entre le lieu de la mission et le domicile du salarié est égale ou supérieure à 50 km ;
• le salarié n’a pas accès à une solution de transports en commun, ou elle ne lui permet pas de se rendre chez lui en moins d’1h30.

Les salariés ont droit à une indemnité de grand déplacement pour couvrir leurs frais de nourriture et d’hébergement.

Réaliser l’entretien des vêtements professionnels est considéré comme une dépense remboursable par l’employeur lorsqu’il s’agit de :

• vêtements de sécurité ;
• uniformes de travail.

Les vêtements sont fournis par l’entreprise et portés uniquement dans le cadre de l’activité pro. Leur entretien est remboursé par le versement d’une prime de salissure. Son montant est exclu de l’assiette des contributions sociales pour la part réellement supportée par le salarié.

L’indemnisation des frais pro peut se faire de deux manières : soit au réel, soit par le versement d’une somme forfaitaire.

L’employeur peut verser des allocations forfaitaires pour rembourser les frais professionnels de ses salariés. Ces derniers perçoivent une prime tous les mois dont le montant est déterminé à partir des barèmes de l’Urssaf. Ces indemnités figurent alors de manière distincte sur le bulletin de paie de l’employé.

Plusieurs dépenses peuvent être remboursées au forfait, à savoir :

• les frais de repas ;
• les frais kilométriques ;
• les frais de grand déplacement ;
• les frais d’hébergement ;
• les frais de télétravail.

Si l’employeur décide de rembourser ses employés sur la base des frais réels, il prend uniquement en charge les montants qui ont réellement été déboursés. 

Plusieurs types de frais doivent obligatoirement être remboursés au réel comme :

• les frais pro liés à l’utilisation des nouvelles technologies ;
• les frais de déménagement engagés dans le cadre de la mobilité professionnelle ;
• les frais de détachement à l’étranger.

Pour obtenir un dédommagement, le salarié doit fournir une note de frais dûment justifiée. Un déjeuner avec un client peut par exemple lui être remboursé sur présentation d’une note de frais de repas. Ce document doit notamment préciser :

• la date, l’objet et le montant de la dépense ;
• l'identité du salarié concerné et de ses invités ;
• le nom de l’établissement.

La note de frais doit être accompagnée d’un justificatif que le salarié doit présenter dans un délai maximum de 3 ans. Au-delà, il n’a plus la certitude de pouvoir être remboursé.

Le versement des indemnités kilométriques se fait sur la base des barèmes fournis par l’État. À titre d’exemple, voici le barème kilométrique applicable aux voitures :

Les frais de repas peuvent être remboursés sur la base des frais réels ou au forfait. Dans ce dernier cas, l’entreprise doit verser une prime de :

• 9,90 euros lorsque le repas n’est pas pris au restaurant ;
• 20,20 euros lorsque le salarié est contraint d’y manger.

Comme les dépenses de repas, l’indemnité de grand déplacement peut être remboursée de manière forfaitaire.

Dans ce cas, le salarié a droit à :

• une indemnité repas variant de 14,10 à 20,20 euros selon la durée du déplacement ;
• une indemnité de logement et de petit-déjeuner allant de 36,10 à 69,50 euros en fonction de la durée et du lieu de la mission.

Si vos employés réalisent régulièrement des rendez-vous clients ou des voyages d’affaires, vous devez gérer leurs nombreux frais professionnels. 

Pour cela, vous pouvez vous doter d’un outil de gestion des notes de frais comme Qonto. Vos collaborateurs pourront ainsi déposer leurs justificatifs de dépenses en quelques clics, que ce soit via leur application mobile ou sur leur ordinateur. De vote côté, vous pourrez accélérer le traitement des notes de frais pour rembourser plus rapidement vos salariés.

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