Indemnité de grand déplacement : qu’est-ce que c’est ?

Certains salariés doivent effectuer des déplacements loin de leur résidence principale pour mener à bien leur mission professionnelle. Ces voyages d'affaires engendrent des frais qui sont remboursés par l’entreprise par le biais d’une indemnité de grand déplacement. Utilité, montant, imposition : Qonto vous dit tout sur cette allocation spécifique.

L’indemnité de grand déplacement vient compenser les frais supplémentaires de nourriture, de transport et d’hébergement engagés par le salarié au cours de sa mission professionnelle.Comme son nom l’indique, elle ne bénéficie qu’aux collaborateurs qui réalisent de grands déplacements.

Lorsqu’un salarié fait une simple visite chez un client situé à proximité de son entreprise, les frais avancés sont contrôlés. Il s’agit bien souvent de dépenses liées au transport, au parking ou aux repas.

Un grand déplacement prend plus d’ampleur, car il implique une plus longue absence. Le salarié ne doit pas pouvoir rentrer chez lui après sa journée de travail.

C’est généralement le cas s’il se rend sur un chantier pour plusieurs jours ou dans un salon professionnel, s’il fait un voyage d’affaires en métropole ou un déplacement à l’étranger par exemple.

Un collaborateur en portage salarial peut aussi bénéficier d’une indemnisation via le forfait grand déplacement.

L’employeur peut défrayer le salarié :

• aux frais réels sur présentation de justificatifs conformes ;
• via des indemnités forfaitaires avec utilisation des barèmes définis par l’URSSAF ;
• en panachant ces deux solutions, avec une indemnisation aux frais réels des dépenses d’hébergement et une allocation forfaitaire pour les repas par exemple.

L’indemnité de grand déplacement est versée pour couvrir les dépenses nécessaires à la bonne réalisation d’une mission professionnelle. À la différence du remboursement des frais de déplacement par l’employeur, le salarié doit prouver qu’il lui est impossible de faire le trajet chaque jour pour regagner son domicile en raison de ses conditions de travail.

L’empêchement est présumé si deux conditions sont réunies :

• la distance entre le domicile du salarié et son lieu de travail est supérieure à 50 km ;
• il faut plus d’1h30 pour réaliser le trajet domicile-travail en transports en commun.

Cette prime peut aussi être versée au collaborateur qui a des horaires de travail décalés ou qui ne peut pas se déplacer en transports en commun.

L’indemnité de grand déplacement n’a pas de caractère obligatoire. Elle est donc allouée selon le bon vouloir de l’employeur lorsqu’elle n’est pas mentionnée dans la convention collective de l’entreprise ou dans sa politique voyage. Bien souvent, c'est au salarié de négocier cette prime avec son employeur.

Si elles ne sont pas remboursées aux frais réels, les dépenses engagées au cours du voyage bénéficient d’un remboursement via l’indemnité de grand déplacement, sur la base des barèmes de l’URSSAF.

Lorsque l’entreprise organise un déplacement professionnel en métropole, l’indemnité de repas journalière est de :

• 20,20 euros pour les 3 premiers mois de déplacement :
• 17,20 euros du 3e au 24e mois ;
• 14,10 euros du 24e au 72e mois.

Le montant des allocations forfaitaires versées pour compenser les frais d’hébergement et de petit-déjeuner dépend du lieu où le salarié se rend. Dans les départements du 75, 92, 93 et 94, l’indemnité journalière est de :

• 69,50 euros pour les 3 premiers mois de déplacement ;
• 59,10 euros du 3e au 24e mois ;
• 48,70 euros du 24e au 72e mois.

Dans les autres départements, l’indemnité journalière de logement et de petit-déjeuner est de :

• 51,60 euros pour les 3 premiers mois de déplacement ;
• 43,90 euros du 3e au 24e mois ;
• 36,10 euros du 24e au 72e mois.

Dans le cas de déplacements de plus de 3 mois, le montant de l’indemnité subit un abattement de 15 à 30 %. La situation est la même lorsque le déplacement a lieu en Outre-mer.

Dans les DROM-COM, le montant de la prime de grand déplacement dépend du lieu de la destination. En Martinique, Guadeloupe, Guyane, Réunion, Mayotte et Saint-Pierre-et-Miquelon, l'indemnité forfaitaire de grand déplacement est de 70 euros par jour pour l’hébergement et 17,50 euros pour le repas.

En Nouvelle-Calédonie, à Wallis et Futuna et en Polynésie française, l'indemnité forfaitaire passe à 90 euros par jour pour l’hébergement et 21 euros pour le repas.

L’employeur doit rembourser tous les frais professionnels engagés par les salariés dans le cadre de leur travail. Cela vaut pour les repas et l’hébergement, mais aussi pour les frais de transport.

La prise en charge des titres de transports en commun est simple. Il suffit à l’employeur de rembourser les billets de train, d’avion ou de bus aux frais réels sur la base des justificatifs fournis par le salarié.

Il doit également indemniser les frais kilométriques avancés par les collaborateurs qui ont utilisé leur véhicule personnel pour leurs déplacements professionnels.

Dans ce cas, l’employeur doit suivre le barème URSSAF des indemnités kilométriques qui prend en compte la distance parcourue sur l’année, la puissance fiscale et le type de véhicule utilisé.

Par exemple, voici le barème applicable aux voitures en 2023 :

Lorsqu’un salarié se rend à l’étranger pour le compte de son entreprise, il engage des frais de mission. Dans ce cas, le montant de l’indemnité de grand déplacement dépend du pays de destination.

La prime de grand déplacement est versée en monnaie locale et ne distingue plus les frais de repas des frais d’hébergement. Par exemple, le montant de l’indemnité journalière est de :

• 320 dollars aux USA ;
• 132 euros en Espagne ;
• 260 dollars canadiens au Canada ;
• 1 700 yuans en Chine ;
• 1 465 couronnes en Norvège.

Lorsque l’employeur prend en charge une partie des frais engagés à l’étranger, le montant de l’indemnité de grand déplacement est réduit de :

• 17,5 % si un repas est fourni au salarié dans la journée ;
• 35 % si deux repas lui sont fournis dans la journée ;
• 65 % s’il est logé gratuitement sur son lieu de travail.

Lors d’un déplacement à l’étranger, le montant de l’indemnité de grand déplacement supporte également un abattement de 15 % si le salarié est en mission plus de 3 mois et de 30 % si elle dure 2 à 4 ans.

Comme la prime de déplacement, l’indemnité de grand déplacement est soumise à l’impôt sur le revenu lorsque son montant dépasse les plafonds fixés par l’URSSAF. Lorsqu’elle reste dans les limites définies, deux cas se présentent.

Lors de sa déclaration d’impôt, le salarié peut opter pour l’abattement forfaitaire de 10 % appliqué automatiquement sur ses revenus par l’administration fiscale. Dans ce cas, la prime de grand déplacement bénéficie de cette exonération d’impôt.

Le salarié peut aussi opter pour la déduction des frais réels. Chaque dépense doit alors être justifiée et faire l’objet d’une note de frais. Dans ce cas, la prime est assimilée à un salaire et est imposable.

Les indemnités de grand déplacement sont exonérées de cotisations sociales si les conditions suivantes sont réunies :

• le montant de la prime ne doit pas dépasser les plafonds définis par l’URSSAF ;
• le salarié ne doit pas regagner son domicile ou un logement mis à sa disposition à la fin de sa journée de travail.

Si ces conditions ne sont pas remplies, la prime de grand déplacement est réintégrée dans la base de calcul des cotisations de la Sécurité sociale. L’employeur pourra verser des indemnités, mais elles seront soumises aux cotisations sociales.

Si le salarié est contraint de dormir en dehors de son domicile et que les limites d’exonération sont dépassées, l’employeur doit prouver que les frais engagés étaient nécessaires.

Si ce n’est pas le cas, l’excédent versé au titre de l’indemnité de grand déplacement est considéré comme un complément de rémunération soumis au paiement des cotisations sociales.

Dans le cas de déplacements professionnels à l’étranger ou en Outre-mer, les remboursements des frais réels sont exonérés de cotisations sociales sans limite de montant.

Si l’employeur choisit de verser une allocation forfaitaire à ses salariés pour couvrir leurs dépenses professionnelles, cette dernière est exonérée de cotisations sociales dans la limite des plafonds de l’URSSAF. La fraction excédentaire retombe dans l’assiette de cotisations.

Appliquer les bons barèmes lors de voyages d’affaires et calculer le montant des indemnités de grand déplacement n’est pas toujours simple à réaliser. 

En parallèle, la gestion des notes de frais, notamment pour le remboursement des frais kilométriques, est une tâche chronophage qui induit un risque d’erreurs important. Pour éviter toutes ces problématiques, il existe une solution : Qonto.

Qonto met à votre disposition des cartes de paiement que vous pouvez fournir à chacun de vos salariés pour faciliter la récupération de la TVA et optimiser votre gestion des déplacements professionnels.

Compatibles pour tous types de dépenses, elles permettent aux collaborateurs d’engager des dépenses de carburant, d’hébergement ou de repas sans avancer leur argent personnel.

De votre côté, vous pouvez gérer chaque carte en temps réel. Les plafonds peuvent être adaptés en fonction des besoins des collaborateurs. Une fonctionnalité très pratique lorsque vos salariés sont en voyage d’affaires.

Qonto vous aide aussi à gérer rapidement et facilement les notes de frais de vos collaborateurs. Ces derniers peuvent les soumettre en quelques clics depuis leur téléphone ou leur ordinateur en prenant simplement une photo de leur reçu. Il ne vous reste plus qu’à approuver la note de frais pour rembourser instantanément votre collaborateur.

Vous gagnez ainsi un temps précieux et vous profitez d’une solution unique qui vous permet de gérer tous types de dépenses. 

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