Bonnes pratiques pour intégrer ses équipes dans le contrôle des dépenses opérationnelles

En tant que DAF, vous êtes le premier responsable de l’élaboration du budget et du contrôle des coûts. Mais vous êtes loin d’être le seul concerné ! Les opérationnels, tous services confondus, sont en effet ceux qui engagent concrètement les dépenses et qui utilisent, avec plus ou moins de discipline, les enveloppes budgétaires définies en début de l’exercice.

Une bonne gestion des dépenses passe donc incontestablement par une forte mobilisation de ces mêmes opérationnels qui ont au quotidien la main sur les dépenses. Mais comment faire pour qu’ils se sentent directement concernés par les enjeux financiers de l’entreprise ? Comment les impliquer au bon niveau dans l'élaboration du budget et dans le suivi des dépenses ? Voici nos bonnes pratiques.

Dans la plupart des PME, les opérationnels sont les grands perdants de l’information financière. En effet, les DAF ne prennent pas toujours le temps de communiquer auprès d’eux, tout simplement car ils sont focalisés sur la transmission des informations aux dirigeants, actionnaires, investisseurs ou autres partenaires financiers.

Pourtant la mission de communication du DAF en interne est capitale ! Pour que vos collaborateurs deviennent de véritables partie-prenantes de votre pilotage financier, ils doivent pouvoir mettre la réalité opérationnelle de l’entreprise en perspective avec sa réalité comptable et financière, le plus régulièrement possible.

Assurez-vous par exemple que vos collaborateurs comprennent bien les effets de leurs actions et décisions en matière de dépenses sur les flux de trésorerie.

Pour cela, fixez des rendez-vous réguliers avec vos directions opérationnelles pour faire le point sur l’état des finances, les délais de paiement, la rentabilité des ventes et bien sûr le suivi budgétaire.

Faites néanmoins l’effort de vous adapter à votre audience. EBITDA, cash flow, BFR, évitez d’utiliser un jargon trop financier et faites en sorte de raccrocher votre discours à la réalité opérationnelle des équipes ainsi qu’aux enjeux actuels de l’entreprise pour mieux les embarquer.

L’établissement du budget ne doit pas être le seul objectif du DAF. Il doit être le résultat d’un alignement entre la finance, la direction et les opérationnels. Rien de mieux que de les co-construire avec les opérationnels afin de faire en sorte qu'ils se tiennent aux enveloppes budgétaires pré-établies.

‍Top down puis bottom up, la meilleure méthode pour établir vos enveloppes budgétaires consiste souvent à confronter les deux approches :

• celle des dirigeants qui fixent les grandes orientations de l’entreprise et les ressources mobilisables pour y parvenir ;
• celle des opérationnels qui peuvent compter sur leur expérience terrain pour évaluer les ressources qu’ils jugent nécessaires à l’atteinte des objectifs fixés.

L’idée étant bien évidemment de trouver le point d’équilibre, pour mettre d’accord toutes les parties prenantes.

Les équipes opérationnelles sont encore trop souvent laissées de côté dans la construction du budget. Elles sont alors peu responsabilisées en matière de gestion des dépenses. Ce qui se ressent ensuite sur les performances globales de l’entreprise.

Pour impliquer les opérationnels dans la gestion des dépenses, vous devez également mettre en place des outils qui leur facilitent la vie, tout en leur donnant plus de visibilité sur leurs dépenses. Cela favorise leur suivi, et vous donne, par la même occasion, un meilleur contrôle sur le terrain.

Vous devez notamment prévoir :

• des solutions de paiement efficaces, avec par exemple des cartes bancaires virtuelles et des cartes de paiement physiques, qui donnent plus d’autonomie à vos collaborateurs en leur évitant les avances de frais (tout en permettant un suivi en temps réel de votre côté) ;
• un système de gestion des achats simple et efficace qui leur donne de la visibilité sur les règles et seuils de dépenses, avec des circuits d’approbation automatisés ;
• un outil de note de frais digitalisé avec une application mobile leur permettant d’enregistrer leurs dépenses en quelques clics, de prendre des photos de leurs justificatifs, et de suivre leurs remboursements en temps réel.

Plus ces systèmes et outils seront pratiques et simples à utiliser, plus les opérationnels les utiliseront et plus ils contrôleront régulièrement la consommation de leur budget. Votre gestion des dépenses en sera ainsi facilitée.

Pour que vos opérationnels soient impliqués dans la gestion des dépenses, ils doivent par ailleurs avoir de la visibilité sur leurs indicateurs clés. Ils doivent notamment pouvoir accéder à tout moment à leur budget restant en lien avec les enveloppes prédéfinies au départ.

Le problème, dans beaucoup de PME, c’est que les informations financières auxquelles vous avez accès en tant que DAF sont éparpillées entre plusieurs outils et sont difficilement partageables en temps réel aux opérationnels. Vous devez non seulement consolider les données, mais aussi les rendre lisibles et interprétables.

Pour résoudre ce problème, il est essentiel de recourir à un outil qui permet de centraliser les données financières et de les rendre accessibles à tous, financiers ou non, sous forme de tableaux de bords clairs.

Le mieux étant de miser sur un outil qui permet de personnaliser le reporting selon votre audience, pour proposer des informations qui font sens. Une autre bonne pratique consiste à utiliser la data visualisation. Une présentation visuelle des indicateurs de suivi de budget étant plus facilement compréhensible et plus impactante.

Avec Qonto, vous pouvez suivre facilement vos budgets et utiliser des tableaux de bord pour partager les informations financières avec les opérationnels dans une interface simple et intuitive.

L’implication des opérationnels dans la gestion des dépenses et tout au long du cycle financier passe donc par de l’information, de la communication, un accompagnement humain ainsi que des outils adaptés.

En optant pour une plateforme de gestion tout-en-un comme Qonto, vous pouvez :

• donner plus de visibilité à vos opérationnels en matière de suivi budgétaire, en leur permettant de suivre leurs enveloppes budgétaires en temps réel ;
• leur proposer des solutions simples et efficaces de gestion des notes de frais, et des cartes de paiement physiques et digitales ;
• suivre toutes vos factures fournisseurs ;
• rendre votre gestion des dépenses plus collaborative et plus efficace.

Qonto a développé de nombreux outils pour améliorer la gestion et le suivi des dépenses de votre entreprise.