Comment rester aligné avec son prévisionnel de dépenses ?

Construction d’un business plan, étude de la concurrence, définition du budget de l’entreprise… Tout créateur d'entreprise le sait : il existe de nombreuses tâches administratives et financières pour lancer son activité. Parmi celles-ci, on trouve la formalisation du bilan prévisionnel.

Qu’est-ce qu’un prévisionnel de dépenses ? C’est l’un des documents clés pour gérer votre entreprise. Pourquoi le mettre en place ? Comment l’utiliser pour sa gestion financière quotidienne ? Et surtout, comment comparer le document théorique avec la pratique ? Nous vous expliquons tout dans cet article, avec la contribution de Thomas Jeanneau, fondateur d’essentiel.io. 

Suivre l’évolution de son chiffre d’affaires ne suffit pas pour gérer son entreprise. En effet, d’autres indicateurs sont plus adaptés pour avoir une vision détaillée de la santé financière de votre entreprise. Parmi eux, le bilan prévisionnel.

Son nom l’indique bien : le bilan prévisionnel établit les prévisions qu’un(e) entrepreneur(e) a pour son activité. Ce sont des hypothèses chiffrées du développement de l'entreprise, en général sur plusieurs années. Ce modèle prévisionnel est constitué de deux parties : l’actif - l’utilisation des ressources de l’entreprise - et le passif - la provenance des ressources de l’entreprise.

Le bilan prévisionnel d’une entreprise est un tableau financier synthétique. En le consultant, vous avez accès aux chiffes clés de votre entreprise, en un coup d’œil. Il inclut notamment un compte de résultat prévisionnel. Établi sur un exercice comptable, sous forme de liste, ce tableau financier indique l'ensemble des produits et des charges d'une entreprise. Le résultat est soit positif - on parle dans ce cas d'un bénéfice - ou négatif - c'est alors une perte.

Quand réaliser l’exercice du prévisionnel de dépenses ? Il est presque systématique à la création de l’entreprise, notamment pour évaluer la rentabilité de votre projet d’activité. Il ne s’y limite cependant pas : un nouveau bilan prévisionnel est réalisé à chaque clôture d’exercice comptable.

Le bilan prévisionnel est l’image du patrimoine de l’entreprise à un moment T, réparti en deux colonnes. D'un côté, on trouve l'actif, soit les entrées de ressources de l'entreprise, de l'autre, le passif, soit les sorties de ressources de l'entreprise. Le montant final des deux colonnes doit coïncider : c'est la marque d'un prévisionnel financier équilibré.

L'actif recense :

• les immobilisations,
• les créances clients et les stocks,
• les comptes bancaires et la trésorerie.

Le passif comporte :

• les capitaux propres,
• les dettes financières,
• les dettes fournisseurs,
• les dettes fiscales et sociales,
• les découverts bancaires.

Pour comprendre comment établir votre bilan prévisionnel, rendez-vous sur notre article détaillé. 

Loin d’être un exercice cantonné au business plan, le bilan prévisionnel est un outil de gestion financière, à toutes les étapes de vie de l’entreprise. L’utiliser comporte plusieurs bénéfices :

• Vous validez la cohérence de votre projet entrepreneurial et vous vous assurez de sa rentabilité. Avant même de vous lancer, vous identifiez les sources de revenus de l’entreprise et l’équilibre nécessaire pour qu’elle génère des bénéfices.
• Vous avez une idée claire des objectifs à atteindre et vous avez des points de contrôle précis une fois l’activité lancée, année après année. Grâce au bilan prévisionnel, vous avez une vue sur vos indicateurs financiers en un coup d’œil, vous pouvez suivre votre trésorerie et prendre des décisions stratégiques en étant parfaitement informé(e). En le retravaillant à chaque clôture comptable, vous mettez à jour vos chiffres et prévisions et vous pouvez comparer vos résultats effectifs par rapport à votre prévisionnel.
• Vous connaissez vos besoins en financement et vous êtes en mesure d’attirer des investissements / prêts grâce à votre tableau financier. La première étape est de chiffrer le financement nécessaire pour votre entreprise. C’est ce que le prévisionnel de dépenses vous permet de connaître. Ensuite, vous pouvez l’utiliser et le partager avec votre établissement bancaire ou des investisseurs pour qu’ils évaluent votre activité sur cette base.

Vous l’aurez compris, le bilan prévisionnel n’est pas qu’un document incontournable du business plan, qu’on range dans un tiroir une fois l’activité lancée. C’est un outil de travail pour les entrepreneurs, qui permet de gérer les finances de son entreprise au quotidien.

Vous avez besoin d’aide pour construire votre bilan prévisionnel ? Il peut être difficile de réaliser ces modèles prévisionnels seul(e). Parfois, l'aide d'un(e) expert(e) peut être bienvenue. Contactez l’un de nos cabinets d’expertise comptable partenaires pour vous aider dans cette démarche.

Votre bilan prévisionnel est prêt. Comment s’assurer ensuite que vos projections sont bien alignées avec la réalité de vos dépenses ? Vous pouvez automatiser des rapports financiers pour avoir une vision en temps réel sur votre suivi financier.

Comment faire ? Thomas a utilisé plusieurs outils : l’API Qonto, qui permet de communiquer ses données bancaires (dates, justificatifs, montants et taux de TVA, solde, catégories et labels), Zapier et Google Sheets. 

Thomas a également utilisé l’intégration avec Slack pour recevoir chaque semaine un rapport financier sur ses dépenses, ses recettes et la différence avec son prévisionnel, sous la forme d’un message automatisé.

Pour en savoir plus sur les détails techniques de son intégration, rendez-vous sur son article. Vous pouvez, vous aussi, créer des automatisations personnalisées grâce à notre API, mais aussi bénéficier d’intégration clé en main grâce à nos Intégrations et Partenariats.

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