DAF : comment optimiser ses achats et approvisionnements en période d’inflation ?

L’inflation fait flamber les prix des matières premières, mais aussi de l’énergie et du transport. La maîtrise des dépenses est donc plus que jamais cruciale pour les entreprises, en particulier dans le secteur de l’agro-alimentaire, de l’industrie, du BTP, du textile ou encore de l’hôtellerie-restauration.

Les ruptures de chaînes d’approvisionnement provoquent par ailleurs des pénuries ou des retards de livraisons, qui peuvent aller jusqu’à fragiliser sérieusement l’activité de certaines entreprises. Et qui plus est, des PME.

Bref, l’optimisation des achats et des approvisionnements est particulièrement cruciale en cette période d’incertitude économique. En tant que DAF, vous devez donc en faire une priorité. Car la santé financière et la compétitivité de votre entreprise sont en jeu. Dans cet article, nous vous aidons à mettre au point une stratégie adaptée.

La première étape, pour faire face à la situation actuelle, est de cartographier vos achats et approvisionnements. Vous devez en effet lister vos différents fournisseurs par catégorie d’achats, et identifier :

• vos achats stratégiques ou à forts enjeux ;
• vos éventuelles dépendances vis-à-vis de vos fournisseurs ;
• les vulnérabilités de votre chaîne d’approvisionnement ;
• vos fournisseurs qui ont le plus de probabilités d’augmenter leurs prix à court et moyen terme ;
• vos fournisseurs les plus fragiles face à l’incertitude actuelle.

Cette analyse doit vous permettre de gagner en visibilité sur les risques de votre chaîne d’approvisionnement et de déterminer ainsi vos points de vigilance pour anticiper d’éventuelles difficultés futures. C’est grâce à cette visibilité que vous pourrez mettre en place un plan d’action clair, et faire les bons arbitrages.

Profitez-en pour faire un état des lieux sur les dispositifs d’aide publique à destination des PME, pour déterminer si vous êtes éligible. Il en existe par exemple plusieurs liés aux dépenses d’énergie : l’amortisseur d’électricité ou le guichet d’aide au paiement des factures de gaz et d’électricité. Ces aides publiques peuvent parfois vous permettre de réaliser des économies significatives sur vos dépenses. 

Ce travail de cartographie doit vous permettre de remettre à plat votre stratégie de sourcing et de maintenir une certaine discipline en matière de gestion des dépenses. En traquant par exemple les coûts cachés.

Pour cela, vous devez vous intéresser au TCO (Total Cost of Ownership), ou coût total d'acquisition, qui consiste à évaluer le coût global d'un bien ou d'un service, en incluant les coûts directs et indirects. Cette analyse vous permettra d'évaluer les coûts réels d'un achat à long terme et de prendre des décisions plus éclairées.

La rationalisation de vos achats peut aussi passer par la standardisation. En diminuant la diversité des produits que vous achetez, vous pourrez en effet limiter le nombre de vos fournisseurs et donc de vos commandes. De quoi gagner en pouvoir de négociation et réduire les coûts associés aux commandes.

Face à l’inflation, il est essentiel de miser sur la diversification pour répartir les risques. Si vous avez identifié un risque de dépendance vis-à-vis d’un fournisseur, assurez-vous de trouver des partenaires de substitution, en particulier sur vos achats stratégiques ou critiques. Vous aurez ainsi des alternatives en cas de hausse de prix de vos fournisseurs actuels et des solutions en cas de ruptures de stocks ou retards de livraison.

Pensez également à relocaliser certaines sources d’approvisionnement. De plus en plus de PME se tournent par exemple vers le “near sourcing” ou approvisionnement de proximité. Il consiste à privilégier les fournisseurs locaux ou régionaux aux fournisseurs étrangers, même si la main-d'œuvre y est généralement plus chère.

Les avantages ? Vos coûts de transport sont réduits, vos délais de livraison sont raccourcis et vos risques liés aux ruptures de chaînes d’approvisionnement sont amoindris en raison de la proximité géographique. 

Si votre activité et votre trésorerie vous le permettent, vous pouvez jouer sur les effets de volume, en achetant en grande quantité en prévision de vos besoins futurs. Vous réaliserez ainsi des économies d’échelle auprès de vos fournisseurs et vous vous couvrirez des éventuels risques de pénuries ainsi que des futures hausses de prix.

Attention, toutefois, cette stratégie n’est pas sans risque. Se surstocker peut engendrer des coûts supplémentaires et avoir des conséquences opérationnelles importantes.

En 2022, des entreprises déclaraient avoir des relations déséquilibrées et/ou défavorables avec certains de leurs fournisseurs, d’après une étude AgileBuyer-CNA. Et en effet, dans un contexte de pénurie, le rapport de force entre acheteur et fournisseur a tendance à s'inverser au profit des fournisseurs.

Vous devez donc miser sur le relationnel. Tout l’enjeu est de développer des liens forts avec vos fournisseurs, en favorisant la transparence et la communication. Plus que jamais en temps d’inflation, vos fournisseurs doivent être des partenaires avec qui vous travaillez main dans la main. Votre objectif commun doit être de chercher des solutions gagnant-gagnant pour prospérer ensemble face à l’adversité.

Échangez par exemple régulièrement avec vos fournisseurs et essayez d’anticiper vos commandes au maximum pour leur donner le plus de visibilité possible, et les aider, eux-aussi, à naviguer dans l’incertitude.

De plus en plus de fournisseurs intègrent à leurs devis ou contrats des conditions leur permettant de revoir à la hausse leurs tarifs, en suivant certains indices officiels. Par exemple des indices liés à l’évolution des prix des matières premières.

Soyez donc attentif aux contrats que vous signez avec vos fournisseurs pour éviter de vous engager sur des conditions qui risquent d’évoluer ou de vous faire prendre par surprise par une hausse de tarifs que vous n’auriez pas anticipée.

Pour conclure, en temps d’inflation, vous devez donc être capable de vous réinventer et de vous diversifier en matière de stratégie achats. Repenser votre sourcing, revoir vos contrats fournisseurs, et sécuriser votre chaîne d’approvisionnement sont des mesures essentielles pour mettre vos dépenses sous contrôle et préserver la santé financière de votre entreprise.

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