L’ordre de mission, un document essentiel pour vos voyages d’affaires

Dans certains secteurs d’activité, les salariés sont amenés à faire de nombreux voyages d’affaires. Pour optimiser la gestion des déplacements de ses collaborateurs et être dans les règles, l’employeur doit leur fournir un ordre de mission. À quoi sert ce document ? Comment l’établir ? Peut-on le refuser ? Qonto vous dit tout sur le sujet.

L’ordre de mission est un document contractuel écrit, établi en version papier ou digitale. Il est fourni par l’employeur aux collaborateurs qui doivent effectuer un déplacement professionnel.

Concrètement, l’ordre de mission autorise le salarié à quitter son lieu de travail. Ce document administratif prouve qu’il n’abandonne pas son poste, mais se déplace à la demande de son supérieur.

Le salarié peut ainsi conserver les droits et les avantages conférés par son statut. Si un accident du travail survient lors d’un déplacement, il bénéficie d’une protection sociale optimale, au même titre qu’un employé qui se serait blessé sur son lieu de travail.

L’ordre de mission est également indispensable pour le salarié qui souhaite obtenir le remboursement des dépenses payées avec ses fonds personnels dans le cadre de sa mission professionnelle. Sans ce document, il ne bénéficie d’aucun remboursement.

De manière générale, tous les collaborateurs d’une entreprise peuvent solliciter un ordre de mission auprès de leur employeur s’ils effectuent un déplacement professionnel.

Certaines catégories de travailleurs sont néanmoins plus concernées que d’autres. C’est le cas des consultants qui travaillent dans des ESN (Entreprises de Services Numériques).

Ces derniers sont envoyés chez les clients de leur entreprise pour des missions de plusieurs mois, voire plusieurs années. Ils sont amenés à se déplacer régulièrement entre les locaux du client, leur lieu de travail et leur résidence principale. Pour eux, l’ordre de mission est essentiel pour bénéficier d’une prise en charge totale en cas d’accident du travail, ou pour obtenir le remboursement des frais avancés.

Quel que soit le collaborateur concerné, l'ordre de mission permet de valider un déplacement professionnel. Le salarié doit donc bien veiller à obtenir ce document avant de partir en voyage d’affaires.

De nombreuses entreprises font l’impasse sur l’ordre de mission. L’établir est pourtant obligatoire pour les salariés en déplacement. C’est vrai quelle que soit la durée du voyage d’affaires, qu’il ait lieu en France ou à l’étranger.

Le salarié doit détenir un ordre de mission s’il est en déplacement pour prouver qu’il est bien en voyage d’affaires et non en voyage privé. D’ailleurs, l’article L411-2 du Code de la sécurité sociale prévoit qu’en l'absence d’un ordre de mission, un déplacement peut être considéré comme privé, avec toutes les conséquences que cela implique. Notamment pour le remboursement des frais engagés.

L’ordre de mission doit préciser quelles sont les activités que doit mener le collaborateur lors de son déplacement, et dans quelles conditions.

Il doit ainsi contenir plusieurs informations dont :

• l’identité du salarié et son adresse personnelle ;
• la date et le lieu de départ, le lieu de la mission et la durée du déplacement ;
• le motif du voyage ;
• les moyens de transport utilisés ;
• le mode de remboursement des dépenses engagées par l’employé pour ses repas ou son hébergement.

Lorsque le voyage d’affaires dure plus de 6 mois, l’ordre de mission peut aussi apporter des précisions sur :

• la possibilité pour le salarié d’emmener sa famille ;
• les conditions de rapatriement ;
• le maintien du régime de retraite, de prévoyance et de sécurité sociale ;
• le plan de réintégration du collaborateur après sa mission.

Des informations supplémentaires peuvent bien sûr être ajoutées si la mission l’exige. L’employeur peut par exemple indiquer les mesures de protection supplémentaires à prévoir pour les collaborateurs qui voyagent dans un pays à risque.

L’ordre de mission est établi par l’employeur avec le concours du salarié. Ce document doit être signé par les deux parties. Ces signatures prouvent ainsi que le collaborateur, tout comme son employeur, ont bien pris en compte le déplacement professionnel à venir.

L’ordre de mission prend toujours la forme d’une lettre ou d’un formulaire PDF ou Word. Envoyer un e-mail n’est pas suffisant. L’ordre de mission doit constituer un document à part entière autorisant le collaborateur à effectuer un déplacement professionnel.

Il peut être établi pour un voyage spécifique ou de manière permanente. Ce dernier cas concerne principalement les commerciaux amenés à se déplacer régulièrement. L’ordre de mission peut aussi être relié à un véhicule précis ou à un périmètre géographique déterminé.

Utiliser un modèle d’ordre de mission est la méthode la plus simple pour produire un document aux normes à partir d’une structure préétablie. Il vous suffit simplement de le compléter et de l’adapter à chaque situation.

Bonne nouvelle : vous trouverez facilement des modèles gratuits d’ordre de mission à télécharger sur internet.

Pensez néanmoins à vérifier que le modèle d’ordre de mission utilisé contient toutes les mentions obligatoires. Faites-le valider par vos services juridiques si vous n’avez pas les compétences suffisantes pour le faire vous-même. Pensez également à le faire signer par toutes les parties concernées.

Certains secteurs d’activité disposent d’une convention collective qui vient adapter le droit du travail et proposer des conditions plus favorables aux salariés. Elle apporte aussi des précisions pour certaines situations qui n’ont pas été prévues par le Code du travail.

La convention collective Syntec rassemble des milliers de sociétés françaises des secteurs du numérique, de l'ingénierie, du conseil, de l’événementiel et de la formation professionnelle. Son article 51 stipule que l’employeur doit établir un ordre de mission avant d’organiser un déplacement professionnel en France métropolitaine.

La convention Syntec est très précise sur le contenu d’un ordre de mission. Il faut notamment y intégrer des mentions obligatoires spécifiques comme :

• les assurances et couvertures souscrites, notamment dans le cadre d’une mission à l’étranger ;
• la nécessité d’un contrôle médical ;
• la rémunération applicable lors du déplacement professionnel ;
• le montant et les modalités de versement des primes accordées.

En fonction du poste qu’il occupe, un salarié peut être amené à effectuer de nombreux déplacements professionnels. Ces voyages sont généralement prévus dans son contrat de travail.

Lorsqu’il le signe, il accepte la fiche de poste correspondante ainsi que les différentes clauses qu’il comporte. En principe, l’employé ne peut donc pas refuser un ordre de mission. Il s’agirait d’un motif de licenciement.

L’ordre de mission doit toutefois être conforme et s’intégrer dans les tâches habituelles du salarié. Il peut donc refuser un déplacement professionnel si ces conditions ne sont pas respectées.

Établir un ordre de mission permet à l’employeur de prévoir les dépenses de ses collaborateurs et d’avancer les sommes d’argent correspondantes. Ainsi, le salarié n’a pas à attendre plusieurs semaines pour être remboursé.

Néanmoins, si le montant avancé est trop faible, il devra établir une note de frais. Si au contraire, il est trop important, la somme excédentaire sera imputée sur sa fiche de paie à venir.

L’ordre de mission simplifie aussi le remboursement des frais professionnels pour l’entreprise. Le service comptable n’a qu’à s’appuyer sur ce document et sur les justificatifs fournis pour dédommager les collaborateurs concernés. Il existe toutefois une solution bien plus simple : Qonto. 

Avec notre outil de gestion des notes de frais, vos collaborateurs sont remboursés de leurs dépenses rapidement, sans avoir à attendre la versement de leur salaire. Il vous suffit simplement d’accepter leur demande pour traiter la note de frais déposée et procéder instantanément au remboursement correspondant.

Qonto fournit aussi des cartes de paiement professionnelles que vous pouvez mettre à disposition de vos collaborateurs. L’avantage est double. Vos employés n’ont plus à avancer leur argent personnel pour effectuer des dépenses professionnelles et vous réduisez le flux des notes de frais à gérer au quotidien. 

En tant qu’employeur, vous pouvez gérer les plafonds et le type de dépenses acceptées pour chaque carte attribuée à vos salariés. Vous pouvez aussi visualiser l’évolution des dépenses de vos collaborateurs en temps réel. Qonto vous permet ainsi d’avoir une parfaite maîtrise de vos finances professionnelles.

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