5 clés pour gagner du temps sur la gestion de vos dépenses en entreprise

6 min

12 janvier 2024

Par Julie Merrer

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La gestion des dépenses professionnelles est parfois un vrai casse-tête. Qui n’a jamais passé ses dimanches après-midi à relire et à valider des notes de frais ? Perdu du temps à éplucher les comptes de la société pour vérifier que toutes les dépenses étaient aux normes ? Constaté, qu’une fois encore, les budgets prévus au début du trimestre avaient été dépassés ? Aujourd’hui encore, beaucoup d’entreprises (et peut-être, la vôtre ?) sont confrontées à ces problématiques.

Résultat, elles perdent du temps, de l’énergie et beaucoup d’argent. Heureusement, cette situation est loin d’être irrémédiable. Il existe des solutions concrètes et (vraiment) efficaces pour simplifier la gestion de vos dépenses. Et la bonne nouvelle, c’est que vous pouvez les mettre en place sans attendre, dès aujourd’hui.

Dans cet article, nous vous partageons tout ce qu’il faut savoir pour optimiser la gestion de vos dépenses.

Conseil #1 : Créez une politique des dépenses claire...

et éliminez toute confusion.

Commençons par l’essentiel : la politique des dépenses de l’entreprise.

Sans politique clairement définie, difficile de mettre en place une gestion des finances efficace sur le long terme. En effet, ce document récapitule et précise toutes les règles relatives aux dépenses professionnelles :

il délimite les frais éligibles ;
il fixe un plafond pour chaque type de dépenses ;
il impose des délais pour fournir les justificatifs ;
il rappelle les informations obligatoires à fournir selon le type de dépenses.

La politique des dépenses doit être claire, précise et complète. En effet, c’est un document de référence auquel tous les acteurs de l’entreprise pourront se référer en cas de doute. L’objectif est que tout le monde ait le même niveau d’information pour éliminer toute friction.

Veillez donc à vous assurer que le texte soit compréhensible de tous, qu’il ne laisse aucune place au doute. Pour cela, vous pouvez engager vos collaborateurs dans le projet. Demandez-leur, par exemple, de relire la première version du texte et de vous faire part de leurs commentaires… jusqu’à ce que le document final soit parfaitement clair et ne soulève plus aucune question.

Vous ne savez pas comment présenter votre politique de dépenses, et aimeriez avoir plus de détails sur les informations à inclure ? Nous avons créé un template personnalisable pour vous aider. Vous pouvez le retrouver dans notre guide dédié à la gestion des dépenses en équipe.

Conseil #2 : Attribuez des moyens de paiement adaptés...

et oubliez les notes de frais.

Vos salariés utilisent leur carte bancaire personnelle pour régler des frais professionnels ? Vous disposez d’une carte commune pour régler l’ensemble des dépenses de la société ? Vous le constatez au quotidien, ces solutions sont loin d’être optimales. Dans le premier cas, elles obligent vos équipes à avancer les frais, puis à faire des notes de frais. Résultat : vos salariés perdent du temps sur des taches peu valorisantes, à faible valeur ajoutée. Et dans le second cas, vous êtes constamment sollicité pour prêter la carte de l’entreprise. Vous devez vous déplacer, ou bien envoyer les informations de la carte par messagerie. En plus d’être un casse-tête opérationnel, cette situation pose d’importants problèmes de sécurité. Heureusement, il existe des moyens de paiement bien plus adaptés à vos besoins.

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Pour les dépenses récurrentes

Scénario 1 : Marie est commerciale dans une agence à Lyon. Elle rend visite à des partenaires aux quatre coins de la région, au moins 2 fois par mois. À cette occasion, elle achète un billet de train, invite ses nouveaux clients potentiels à déjeuner…

Ici, Marie réalise des dépenses récurrentes. L’attribution d’une carte entreprise paramétrable (aussi appelée carte affaires ou carte business selon les établissements de paiement) est la solution la plus adaptée. La carte paramétrable permet de limiter son utilisation selon des critères préalablement définis.

Vous gardez ainsi le contrôle sur les dépenses, et vos salariés n’ont plus à avancer les frais pour l’entreprise. Tout le monde y trouve son compte.

Chez Qonto, par exemple, nous proposons des cartes entièrement personnalisables, sur lesquelles vous pouvez :

fixer un plafond de dépenses, par jour, par mois ou par transaction
limiter son utilisation à certains jours de la semaine ou à certaines plages horaires ;
restreindre les paiements en ligne ou à l’étranger.

Pour les dépenses occasionnelles

Scénario 2 : Ghita est cheffe de produit chez Qonto. Il y a quelques mois, elle s’est rendue à Lyon pour intervenir lors du salon Go Entrepreneurs. C’est la première fois qu’elle réalise une dépense professionnelle et n’a donc pas de carte. La carte éphémère est le moyen de paiement le plus adapté aux dépenses occasionnelles. Pour l’heure, elle reste peu répandue en France bien qu’elle offre une grande liberté.

Comment fonctionne la carte éphémère ? Elle fonctionne comme une carte virtuelle, sur Internet ou dans un commerce, si ajoutée à Apple Pay, avec une différence majeure : elle est utilisable pour une durée limitée, généralement un seul achat. Vous pouvez fixer un plafond de dépenses, et surtout une date d’expiration. Chez Qonto, nous vous la proposons sous le nom de carte éphémère.

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Conseil #3 : Définissez des budgets pour chaque projet...

et gardez le contrôle sur les dépenses de vos équipes.

Serge est à la tête d’une entreprise dans le domaine du BTP. Comme dans toutes les sociétés, la gestion de ses finances pro comprend plusieurs volets, et parfois, il lui est difficile de s’y retrouver. Par exemple, au mois de décembre, il a fait face à des dépenses occasionnelles (préparation d’un repas de Noël pour les salariés, recours à un prestataire externe pour refaire le site internet...). Et c’est sans compter ses dépenses récurrentes : abonnements à divers outils, achat de matières premières pour les chantiers, et bien sûr, le paiement des taxes et impôts, le versement des salaires… En réalité, Serge n’a qu’une vague idée des budgets alloués à chacune de ses dépenses. Sur le compte pro de la société, il voit l’ensemble des flux sortants, mais n’arrive pas toujours à identifier à quoi ils correspondent. Et prendre le temps de faire le point manuellement prendrait trop de temps. Vous vous reconnaissez dans cette situation ? Rassurez-vous, vous n’êtes pas seul(e). De nombreuses entreprises éprouvent des difficultés à garder le contrôle sur leurs dépenses.

Pour éviter ce problème, il est nécessaire de définir des budgets cohérents pour chaque projet. Et pour y voir plus clair, vous pouvez vous aider d’un outil clé : les comptes multiples. Concrètement, vous ouvrez plusieurs sous-comptes sur lesquels vous déposez le budget alloué à un projet ou à une équipe. Chaque dépense est alors catégorisée. De votre côté, vous avez une visibilité, en temps réel, sur tous les flux sortants. Plus conscient de vos dépenses, vous limitez les risques de dépasser les budgets.

Conseil #4 : Automatisez la collecte de vos justificatifs d’achat...

et soyez toujours en règle, quoi qu’il arrive.

La collecte des reçus est souvent chronophage. Vous multipliez les relances auprès des retardataires, perdez du temps à rattacher chaque justificatif à la bonne transaction… Heureusement, il existe aujourd’hui des solutions efficaces pour fluidifier le processus. Ces solutions reposent sur un principe simple : la digitalisation des justificatifs. Concrètement, vos justificatifs sont dématérialisés et classés dans une base de données informatisée.

Vous n’avez plus besoin de conserver vos reçus papier pendant 10 ans dans de gros classeurs encombrants. Vous libérez ainsi de l’espace, limitez les risques de perte et gagnez en sérénité. Les salariés, quant à eux, peuvent transmettre toutes les pièces justificatives facilement. Il leur suffit de prendre une photo du reçu et de le déposer sur un espace dédié. Chez Qonto, nous allons encore plus loin pour faciliter la collecte des justificatifs et la préparation de votre comptabilité. Nous vous proposons des fonctionnalités avancées comme la relance automatique des salariés retardataires, le transfert des justificatifs par email et la détection automatique de la TVA. Vous n’avez (presque) plus rien à faire.

Conseil #5 : Responsabilisez vos chef(fe)s d’équipe...

et gagnez du temps pour vous concentrer sur l’essentiel : votre business.

Souvent, les dirigeantes et dirigeants préfèrent avoir la mainmise sur la gestion des dépenses. De cette manière, ils ont l’impression de garder le contrôle. Problème : ils sont submergés de tâches administratives répétitives et chronophages, comme la validation des demandes de paiement pour chaque achat. En réalité, une bonne gestion des dépenses passe par un travail d’équipe. Avec les bons outils, vous pouvez déléguer certaines missions à vos chef(fe)s d’équipes, en toute confiance.

Par exemple, chez Qonto, nous avons mis en place une nouvelle fonctionnalité très utile : le rôle du Manager. Vous pouvez assigner ce rôle spécifique aux collaborateurs de votre choix depuis votre interface. Ceux-ci auront alors la possibilité de réaliser des actions très précises, comme la revue et l’approbation des demandes de paiements et le paramétrage des cartes.

Et ce n’est pas tout. Cette fonctionnalité évolue, et vous pouvez désormais décider au cas par cas, les actions que chacun de vos managers peut effectuer (limiter son activité à la commande de cartes ou la saisie de virements, par exemple) mais aussi les informations auxquelles il peut avoir accès.

Vous souhaitez attribuer un rôle de Manager à un(e) chef(fe) d’équipe ? Vous pouvez décider de limiter ses actions à sa propre équipe.

Vous souhaitez attribuer un rôle de Manager à votre responsable administratif ? Vous pouvez choisir d’élargir son activité à toute l’entreprise.

Cette nouvelle organisation profite à tout le monde. Il y a moins d’attente, moins de frictions et les projets avancent plus vite. Vos salariés sont responsabilisés, ils se sentent donc plus engagés et plus motivés. De votre côté, vous gardez (vraiment) le contrôle sur vos dépenses professionnelles tout en gagnant un temps précieux. Vous pouvez enfin vous concentrer sur ce qui compte le plus : le développement de votre entreprise.

Ces 5 bonnes pratiques vous permettront d’optimiser vos dépenses professionnelles durablement. Vous voilà prêt à réorganiser la gestion de vos finances de votre entreprise, dès aujourd’hui.

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