Indemnité kilométrique vélo : caractéristiques et mise en place

Avec l’attribution d’une indemnité kilométrique vélo, les entreprises peuvent inciter leurs salariés à limiter leur empreinte carbone. L’objectif ? Leur donner envie de se rendre au travail à vélo. Une manière de faire des économies tout en respectant la planète. Désormais, les entreprises peuvent mettre en place le forfait mobilités durables pour une meilleure gestion des déplacements de leurs employés. Explications.

L’indemnité kilométrique vélo (IKV) est une somme versée par l’employeur aux collaborateurs qui font tout ou partie de leur trajet domicile-travail à vélo. Il prend ainsi en charge leurs frais de déplacement pour les encourager à utiliser un mode de déplacement durable. Cette indemnité permet de couvrir l’achat de vélos, leur entretien mais aussi les réparations nécessaires.

Cette indemnité fait son apparition en 2012 et devient un atout pour promouvoir les mobilités douces avec la loi du 17 août 2015 sur la transition énergétique. Elle permet aux entreprises de s’engager pour la protection de l’environnement.

L’IKV entre en application le 11 février 2016 avec le décret N°2016-144. La volonté est que les salariés du privé utilisent moins leur voiture au profit d’un mode de transport plus durable.

En mai 2020, l’indemnité kilométrique vélo est intégrée au forfait mobilités durables. Ce dernier permet à l’employeur de prendre en charge partiellement ou totalement les frais engagés par les salariés qui utilisent un mode de transport alternatif pour se rendre au travail.

Selon l’article L. 3261-3-1 du Code du travail, cette nouvelle aide financière couvre :

• les transports publics (en dehors des abonnements souscrits) ;
• le covoiturage ;
• l’utilisation de véhicules électriques ;
• les trajets réalisés avec des vélos traditionnels ou électriques.

L’intégration de l’IKV au forfait mobilités durables n’a pas impacté les entreprises qui versaient déjà ces indemnités avant 2020 : elles ont pu continuer à les verser.

Le remboursement des frais kilométriques par l’employeur n’est pas obligatoire. Il est libre de mettre en place le forfait mobilités durables ou non dans son entreprise.

Les entreprises employant plus de 50 personnes doivent obligatoirement mettre la mobilité durable au cœur de leurs négociations annuelles.

Avant la mise en place du forfait mobilités durables, l’indemnité kilométrique vélo était calculée à partir d’un barème kilométrique. Le salarié bénéficiait de 0,25 € par kilomètre parcouru.

Le montant total était défini en fonction du nombre de kilomètres réellement effectués. Par exemple, un employé qui parcourait 15 km par jour à vélo pouvait toucher 3,75 € par journée travaillée.

Aujourd’hui, le forfait mobilités durables peut être attribué pour un montant de 700 euros par an et par salarié dans le secteur privé. Le plafond passe à 800 euros lorsqu’il est cumulé avec la prise en charge d’un abonnement de transport en commun par l’employeur.

L’IKV est exonérée de cotisations sociales et d’impôt sur le revenu. Si l’employeur décide d’attribuer des indemnités plus importantes à ses collaborateurs, le montant supplémentaire est assujetti aux cotisations sociales.

Tous les salariés d’une entreprise peuvent bénéficier des indemnités kilométriques vélo dans la mesure où elles ont été mises en place. C’est le cas des collaborateurs en CDI et en CDD, des intérimaires, des apprentis et des stagiaires.

Certains collaborateurs ne peuvent toutefois pas en bénéficier, à savoir ceux qui :

• disposent d’un logement de fonction sur leur lieu de travail ;
• ont une voiture de fonction ;
• utilisent un service de navette gratuite.

Toutes les entreprises peuvent mettre en place le forfait mobilités durables. Deux solutions s’offrent à l’employeur pour y parvenir. Il peut :

• prendre sa décision seul, après consultation du comité social économique de l’entreprise ou, à défaut, des délégués du personnel ;
• obtenir un accord d’entreprise ou de branche.

L’IKV est cumulable avec la participation de l’employeur aux abonnements de transports publics. Il faut simplement que les deux prises en charge n’indemnisent pas les mêmes trajets. De même, il est possible de cumuler le forfait mobilités durables avec le versement d’indemnités kilométriques.

Si l’utilisation du vélo n’est pas habituelle pour vos employés, plusieurs solutions peuvent être mises en place. Vous pouvez notamment :

• communiquer sur les atouts du vélo et sur les aides financières auxquelles ils ont droit ;
• ajouter des zones de stationnement adaptées et intégrer des vestiaires dans vos locaux ;
• organiser au mieux les remboursements des frais vélo pour simplifier les démarches.

S’ils souhaitent bénéficier de l’indemnité kilométrique vélo, les salariés doivent apporter des justificatifs ou produire une attestation sur l’honneur. Ces documents sont essentiels pour prouver qu’ils utilisent bien leur vélo pour se rendre sur leur lieu de travail.

Le versement de l’IKV se fait soit :

• par le biais d’un forfait mensuel versé sur les bulletins de salaire ;
• en calculant le nombre de kilomètres réellement parcourus.

Le montant versé par l’employeur via le forfait mobilités durables est exempté de cotisations sociales s’il ne dépasse pas le plafond. L’indemnité kilométrique vélo présente donc peu d’impact sur les finances de l’entreprise. Au contraire, elle est très positive pour son image de marque.

Verser une IKV à ses salariés montre l’intérêt de l’entreprise pour la protection de la planète dans le cadre d’une politique RSE. Inciter les collaborateurs à se servir de leur vélo est une mesure forte qui répond aux enjeux environnementaux actuels et qui permet d’attirer plus facilement de nouveaux talents.

L’indemnité kilométrique vélo permet aussi d’éviter les retards des salariés liés aux problèmes de circulation et de transports en commun. En outre, elle aide les employés à conserver une activité physique et à se maintenir en forme. L’entreprise bénéficie ainsi de salariés en meilleure santé, plus détendus et plus productifs.

Côté salarié, l’indemnité kilométrique vélo présente aussi des avantages. Les collaborateurs ont droit au remboursement de leurs frais de déplacement et sont exonérés d’impôt sur le revenu pour l’indemnité versée.

Encouragés à prendre leur vélo pour se rendre sur leur lieu de travail, les salariés réduisent leur consommation de carburant et émettent moins de CO2. En parallèle, ils se maintiennent en forme, réduisent leur niveau de stress et diminuent les risques cardio-vasculaires.

Puisqu’elle est facultative, l’IKV ne profite pas aux collaborateurs de toutes les entreprises, même s’ils se servent de leur vélo chaque jour. De plus, elle est limitée à 700 € par an et par salarié, un montant conséquent mais pas toujours suffisant.

Enfin, l’IKV est calculée sur la base du chemin le plus court. Si l’employé utilise un itinéraire plus long, il n’a pas droit au remboursement des kilomètres supplémentaires.

Bien qu’elles existent, les limites de ce dispositif sont peu nombreuses par rapport aux atouts qu’il présente, à la fois pour les entreprises, les salariés et l’environnement.

Si certains de vos salariés ne peuvent pas se déplacer à vélo ou qu’ils sont souvent amenés à faire des déplacements professionnels, ils devront établir des notes de frais kilométriques que vous pourrez gérer facilement avec Qonto. 

Grâce à notre solution, vous n’avez plus à traiter manuellement les notes de frais. Un véritable gain de temps pour vous. Notre outil de gestion des indemnités kilométriques est également avantageux pour vos salariés qui peuvent déposer leurs reçus en quelques clics sur leur application et obtenir un remboursement rapide de leurs dépenses. 

Vous pouvez aussi leur attribuer une carte de paiement professionnelle. Avec Qonto, les cartes sont paramétrables à tout moment en fonction des besoins de vos collaborateurs. Vous pouvez aussi consulter leurs dépenses en temps réel pour gérer vos finances d’entreprise instantanément.

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