Calcul d’indemnités kilométriques

L’indemnité kilométrique est une compensation versée par l’employeur à un salarié qui effectue un déplacement professionnel avec son propre véhicule.

Voici plusieurs exemples de déplacements professionnels :

• rendez-vous dans les locaux d’un client ;
• déplacement sur un chantier ;
• trajets de prospection ;
• livraisons.

Bon à savoir : le remboursement du trajet domicile-travail en voiture peut donner lieu au versement d’une indemnité kilométrique par l’employeur, mais ce n’est pas une obligation.

Voici les conditions à réunir pour que l’employeur prenne en charge les frais kilométriques :

• le véhicule ne doit pas être immatriculé au nom de l’entreprise, ce qui exclut les trajets réalisés avec une voiture de fonction par exemple ;
• les frais de déplacement doivent être justifiés par l’employé, notamment la date, le trajet parcouru, le nombre de kilomètres ainsi que l’objet du déplacement.

Certains de vos collaborateurs se rendent sur leur lieu de travail à vélo ? Sachez que votre entreprise peut opter pour le versement d’une indemnité kilométrique vélo (IKV) dans le cadre du forfait mobilités durables.

Pour calculer l’indemnité kilométrique, l’employeur doit se référer au barème des frais kilométriques de l’administration fiscale.

Le montant à rembourser au salarié varie en fonction de la puissance fiscale en CV, du type de véhicule utilisé et du nombre de kilomètres parcourus à titre professionnel au cours de l’année fiscale.

Notez que le barème kilométrique pour une voiture électrique est majoré de 20 % pour encourager les salariés à recourir à un véhicule plus propre.

Le barème des indemnités kilométriques évoqué précédemment tient compte des éléments suivants :

• la dépréciation du véhicule ;
• les frais de réparation et d’entretien ;
• les dépenses de pneumatiques ;
• la consommation de carburant ;
• les primes d’assurance.

Par conséquent, le salarié ne peut pas inclure ces dépenses dans une note de frais lorsqu’il effectue un déplacement dans le cadre de son travail.

En revanche, l’employeur peut rembourser des frais liés aux déplacements professionnels qui n’entrent pas dans la base de calcul des frais kilométriques. Par exemple :

• les frais de péage ;
• les frais de stationnement.

Bon à savoir : l’entreprise peut récupérer la TVA sur les parkings dans certains cas.

La gestion des frais kilométriques est une tâche chronophage pour vos collaborateurs et les managers en charge d’approuver les remboursements. Sans oublier les risques d’erreurs en cas de remplissage d’une note de frais kilométrique au format papier ou Excel.

Opter pour un outil adapté comme celui proposé par Qonto présente de nombreux atouts pour la gestion des indemnités kilométriques au sein de votre entreprise :

• détermination de la distance parcourue à partir de l’adresse du point de départ et d’arrivée ;
• calcul automatique de l’indemnité kilométrique sur base du barème en vigueur et des informations fournies sur le véhicule ;
• visibilité sur l’ensemble des déplacements réalisés par vos équipes ;
• gain de temps pour la réception et le traitement des demandes de remboursement de vos collaborateurs ;
• remboursement immédiat de vos employés grâce aux virements instantanés.

Conformément à l’article 4 de l’arrêté du 20 décembre 2002 relatif aux frais professionnels déductibles pour le calcul des cotisations de sécurité sociale, l’employeur a l’obligation de verser une indemnité forfaitaire kilométrique.

Cependant, les conditions suivantes doivent impérativement être réunies pour l’employeur indemnise le salarié :

• le véhicule utilisé lors du déplacement appartient au salarié ou à un membre de son foyer fiscal ;
• le motif du déplacement est strictement professionnel ;
• le déplacement s’est effectué pendant les heures de travail de l’employé.

De plus, l’employeur doit impérativement collecter les justificatifs auprès du salarié pour contrôler l’existence des frais engagés, par exemple ticket de péage ou facture de restaurant.

Concernant les trajets domicile-travail, l’employeur est libre de verser une indemnité kilométrique ou non. De même, l’entreprise peut mettre en place l’IKV dans le cadre du forfait mobilités durables.

En revanche, tous les salariés doivent profiter de ces avantages s’ils sont accordés par l’entreprise.