Structurer son équipe financière : comment procéder ? 5 bonnes pratiques pour structurer votre fonction finance

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Comment structurer son équipe finance ?

7 min

2 octobre 2023

Par Anaëlle Gautier

Dépenses de l’équipe Mint de couverture de publication

Quand on crée son entreprise, il n’est pas rare d’endosser de multiples casquettes pendant un temps : à la fois celle de dirigeant(e), de DRH, de directeur(rice) financier, etc. Vient cependant un moment où il faut déléguer un certain nombre de tâches à d’autres personnes, à la fois plus expertes sur le sujet, et ayant vraiment le temps de se dédier à cette fonction.

C’est notamment le cas de la fonction finance, qui est clé pour la pérennité de l’entreprise. Quand faut-il commencer à la structurer ? Quels sont les pré-requis ? Comment bien choisir ses outils ? Nous avons échangé avec 5 responsables financiers pour vous aider dans cette phase de structuration :

Romane Bertolus, consultante financier senior, Mindset Finance,
Oksana Besnier, head of finance, Poiscaille,
Joaquim De Sa Alves, ex-CFO, Contentsquare,
Pierre Grison, directeur financier des participations, HBR Investment Group,
Anthony Guez, DAF à temps partagé, Mindset Finance.

Avant de plonger dans le sujet, un disclaimer immédiat : il n’est pas simple de tirer des règles qui s’appliquent à toutes les entreprises tant cela dépend de chaque activité, du chemin de croissance emprunté, etc. Aucune règle n’est figée dans le marbre. Cependant, vous trouverez dans cet article des partages d’expérience contextuels, pour vous accompagner dans votre réflexion.

Structurer son équipe financière : comment procéder ?

À partir de quel stade faut-il amorcer cette structuration ?

Y a-t-il un seuil à partir duquel il devient indispensable de structurer sa fonction finance ? Si les situations varient bien entendu d’une entreprise à l’autre, il y a un consensus sur certains stades de développement :

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Quand on a déjà 5 personnes dans l’entreprise, quel que soit le chiffre d’affaires, on commence à structurer. C’est aussi souvent le moment où on va commencer à chercher des financements externes, ce qui requiert d’organiser sa fonction finance. - Romane Bertolus

Faut-il pour autant embaucher immédiatement un(e) directeur(trice) financier(e) ? Pas forcément.

Avant même d’embaucher une personne dédiée en interne, il faut organiser sa partie administrative et comptable. L’entrepreneur(e) peut déjà faire appel à un(e) office manager externe pour être soulagé(e) des tâches administratives (facturation, recouvrement, etc). - Anthony Guez

Que vous recrutiez une personne dédiée en interne ou non, cette première structuration est importante pour définir les tâches et leur organisation.

Les tâches sont souvent très mal définies, notamment dans les petites entreprises. Dès le départ, il est important d’identifier le périmètre de chaque tâche, qui l’effectue, où elle s’arrête. J’ai connu plusieurs situations où les tâches étaient faites en double faute de cela. - Romane Bertolus

S’il est normal d’avoir des profils polyvalents dans un premier temps, qui vont gérer la fonction finance de façon transverse, il est ensuite nécessaire de compartimenter et recruter des experts sur chaque pôle.

Selon moi, pour une entreprise de 50 à 100 personnes, l’équipe finance doit a minima être constituée de 3 personnes opérationnelles (sales ops, comptabilité, FP&A) en plus du DAF. - Joaquim De Sa Alves

Pour une mise en situation concrète, voici le retour d’expérience d’Oksana Besnier sur la structuration de l’équipe finance de Poiscaille :

« J’ai été recrutée au moment du COVID, lorsque l’entreprise enregistrait un chiffre d’affaires de 3 M€. Il y avait un vrai besoin de structuration : gestion des stocks, gestion du personnel, reporting, comptabilité mensuelle. En dehors de la clôture annuelle, il n’y avait aucune vision sur les chiffres.

J’ai longtemps été toute seule dans l’équipe. J’ai recruté récemment deux personnes : un FP&A manager et un responsable administratif et comptable.

Nous travaillons toujours avec un cabinet comptable externalisé (et un CAC qui valide nos comptes), mais on internalise de plus en plus la saisie. Cela vaut le coup pour une bonne qualité de reporting. Le cabinet comptable a une expertise plus juridique que nous n’avons pas en interne, qui est précieuse.

L’internalisation et la structuration de l’équipe étaient centrales pour Poiscaille. Nous travaillons avec de nombreux petits fournisseurs et ils ont besoin d’un service dédié, avec de la présence. Nous avons un numéro comptable dédié à nos pêcheurs, comme beaucoup d’entreprises dans la restauration. Cela nous permet d’être réactifs. »

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Externe versus interne : quelle organisation choisir ?

Encore une fois, chaque entreprise trouve l’organisation qui lui convient le mieux, en fonction de ses spécificités. Voici cependant le retour d’expérience d’Anthony Guez, DAF à temps partagé, sur le sujet :

« Lorsqu’il y a moins de 10 personnes dans l’entreprise, en général, tout est internalisé et géré de façon plus ou moins structurée. Les dirigeant(e)s arrivent à gérer.

À partir de 10 personnes, et jusqu’à 50, la question d’embaucher ou d’externaliser se pose de façon prégnante. Ce que j’observe, c’est qu’embaucher un DAF est souvent trop cher lorsque l’entreprise est encore petite, et qu’il n’y a pas une activité qui constitue un temps plein. La majorité de nos clients sont dans cette fourchette. Nous les accompagner dans cette phase de croissance et les aidons à prendre les bonnes décisions.

À partir de 50 personnes, l’entreprise grandit et a souvent besoin d’internaliser les compétences pour continuer sa croissance. »

L’avantage d’un DAF externe est qu’il rencontre beaucoup de cas de figure différents. Il est capable d’en tirer des benchmarks et des bonnes pratiques. Cependant, il n’est pas forcément aussi disponible qu’un DAF interne.

Si vous décidez de faire appel à un(e) DAF à temps partagé, au moins pour un temps, pensez à bien cadrer la relation :

Pour que cela fonctionne bien entre le DAF part-time et le dirigeant, c’est très important que la communication soit fluide dès le départ, qu’il y ait beaucoup de transparence entre les deux parties. Pour donner des conseils adaptés, le DAF doit avoir une vision globale de l’activité de l’entreprise et des projets pour le futur. - Romane Bertolus

Quels profils recruter ?

Comme évoqué auparavant, plus l’entreprise croît, plus il est nécessaire d’embaucher des profils spécialisés.

Pour l’opérationnel, une organisation cohérente est d’avoir une personne dédiée aux sales ops (facturation et revenu), une personne pour la comptabilité, et une personne pour le FP&A (planification, budget). Cette équipe de 3, avec un(e) DAF pour la diriger, me semble être une bonne base pour une entreprise de 50 à 100 personnes. - Joaquim De Sa Alves

Au-delà, les recrutements dépendent beaucoup de l’activité de l’entreprise, de ses spécificités, et de ses ambitions. Il est cependant nécessaire d’investir dans son équipe :

Une erreur trop souvent faite est de mettre des juniors partout. Il faut mixer les juniors et les seniors. La fonction finance est rarement sur-staffée, bien au contraire. Il est important de valoriser et investir dans des profils plus experts, notamment pour scaler. - Joaquim De Sa Alves

Ce mix de profils juniors et seniors est important, particulièrement dans les petites entreprises :

Les deux personnes que j’ai recrutées avaient déjà 3 ans d’expérience au moins. Quand il y a peu de personnes dans l’équipe, c’est important de ne pas prendre que des super juniors. - Oksana Besnier

5 bonnes pratiques pour structurer votre fonction finance

Prendre le temps de l’analyse

Vous souhaitez structurer votre équipe finance mais vous ne savez pas par où commencer ? Avant de vous lancer dans des recrutements ou des choix d’outils, prenez le temps de faire un audit sur votre situation.

La première chose à faire est d’identifier les besoins. Quels sont les process (s’il y en a) ? Qu’est-ce qui fonctionne ou non ? Quelles compétences sont à disposition ? Qu’est-ce qui motive chaque personne dans l’équipe ? - Pierre Grison

Avec cette première phase d’analyse, vous identifiez les zones qui pêchent dans votre structure, mais vous pouvez aussi définir des actions prioritaires, qui produiront des résultats rapides.

Une phase d’audit nécessaire, même lorsque vous avez déjà un(e) responsable financier(e) et que vous souhaitez étoffer votre équipe.

Avant de recruter, c’est important de segmenter son propre travail pour identifier les besoins. Quels pôles sont sous ma responsabilité ? Que vais-je déléguer ? Dans mon cas, je gérais 3 parties : la comptabilité et le contrôle de gestion, le reporting et la planification, et le financement. J’ai délégué 2 périmètres. J’ai pu recruter les bons profils grâce au travail de segmentation en amont. - Oksana Besnier

Vous avez des doutes sur l’organisation à adopter ou vous aimeriez avoir le retour d’expérience de responsables financiers déjà passés par là ? N’hésitez pas à solliciter des DAF. En start-up, les investisseurs vous mettent en général volontiers en contact avec des pairs. Il existe également des réseaux de DAF qui permettent d’échanger sur les bonnes pratiques.

Qonto a lancé sa communauté dédiée aux experts de la finance, Finpal. Partagez-y vos bonnes pratiques, participez aux événements et développez votre réseau.

Prioriser les actions

Ce n’est pas possible de tout faire en même temps, malgré l’envie. Il faut donc définir ce qui est stratégique pour l’entreprise, et les actions qui permettront d’atteindre ces objectifs. - Joaquim De Sa Alves

Pour prioriser chaque action, il faut également prendre en compte le rapport bénéfice / temps passé.

Il peut bien sûr y avoir des actions d’envergure à mener, comme des changements d’outils par exemple. Mais il y a un certain nombre de petites actions qu’on peut prioriser pour obtenir des résultats en peu de temps lorsqu’on structure sa fonction finance. - Pierre Grison

Automatiser les tâches répétitives

Parmi les actions qui peuvent être prioritaires : automatiser les tâches répétitives, à faible valeur ajoutée mais chronophages.

Il faut adopter une approche « fainéante ». Toute une partie de la fonction finance est très mécanique. Comment obtenir un flux de données de qualité, de façon la plus automatique possible ? C’est une question centrale pour rationaliser les actions de l’équipe. - Pierre Grison

Choisir les bons outils

L’automatisation d’une partie des tâches est dépendante des outils financiers choisis. Voici quelques conseils pour vous guider dans vos choix de la part de nos experts.

Pour Joaquim, deux critères sont essentiels pour une start-up en croissance : des outils 100 % SaaS et capables d’accompagner le développement.

En hypercroissance, le volume ne fait qu’augmenter, on n’a pas le temps de créer une nouvelle stack technique. Il faut avoir anticipé cette phase en mettant en place des outils qui peuvent accompagner la croissance et l’internationalisation.

Il faut donc réfléchir à la suite d’outils dans son intégralité, et à la connectivité existante entre tous.

Je conseille d’adopter la vision la plus large possible quand il s’agit de choisir ses outils, en partant du tout début de la relation client, du marketing. Quels sont les besoins de chaque département, comment se déroule le cycle de vie d’un prospect / client ? En faisant cette analyse, on peut déterminer les besoins précis et trouver des outils adaptés, qui se connectent entre eux. - Pierre Grison

Romane conseille de partir de ses contraintes métiers pour faire les bons choix d’outils :

Je conseille toujours de ne pas voir toutes les fonctionnalités que l’outil a mais plutôt de s’attarder sur les contraintes de son métier pour faire son choix. Quelles sont vos particularités, et notamment les parties les plus fastidieuses ?

Les outils sont devenus indispensables aux financiers, pour gagner en efficacité et obtenir des analyses plus poussées.

Cette évolution du métier de DAF est intéressante. On doit de plus en plus ajouter une corde à son arc, avoir une certaine culture IT. Il faut être curieux(se) et s’intéresser aux outils qui existent et comment ils se connectent entre eux pour en tirer la meilleure information financière possible. - Anthony Guez

Valoriser la place de la finance dans l’entreprise

Finissons sur ce point : pour que la finance soit la plus utile possible à l’entreprise et aide les dirigeant(e)s à prendre des décisions éclairées, il faut la valoriser et investir dedans.

Il faut voir la finance comme un centre de profits, pas comme un centre de coûts. On ne peut rien faire sans investissement dans ce département. C’est l’équipe finance qui délivre de l’information de qualité, qui permet d’irriguer tous les départements de l’entreprise et de prendre des bonnes décisions. - Joaquim De Sa Alves

Nous espérons que les retours d’expérience de nos experts vous aideront à structurer votre propre équipe finance. Et n’oubliez pas, Qonto accompagne les entreprises de toutes tailles dans leur quotidien financier.

ÉCRIT PAR

Anaëlle Gautier

Anaëlle est copywriter freelance depuis 2018 et écrit pour de nombreux clients, dont Qonto. Elle est spécialisée en fintech et SaaS B2B et écrit également sur le freelancing.