Réussir sa préparation à la facture électronique

La facturation électronique va prochainement devenir une réalité pour les entreprises assujetties à la TVA en France. Comment va-t-elle transformer vos habitudes de facturation et de paiement ? Découvrons de plus près les avantages et les obligations de cette révolution numérique. 

Après un report de la mise en application de la réforme, le nouveau calendrier de la facturation électronique a été dévoilé par Bercy.

Depuis 2020, le gouvernement français a instauré l’obligation pour toutes les entreprises et tous les opérateurs assujettis à la TVA de procéder par voie numérique pour adresser leurs demandes de paiement aux donneurs d’ordre publics. 

Désormais, pour être en parfaite conformité, l’utilisation d’une plateforme spécifique, le portail public de facturation Chorus Pro, est incontournable. Une obligation qui va bientôt être étendue à tous les échanges entre entreprises.

Cette obligation trouve son origine dans l’article 62 de la loi de finances 2018. Celui-ci intègre le recours à la procédure de signature électronique qualifiée pour l’envoi et la réception des factures professionnelles sur support informatique au Code général des impôts (art.289).

Par ailleurs, la loi de Finances 2024 prévoit la généralisation progressive de ce dispositif entre 2026 et 2027.

L’ordonnance n° 2021-1190 du 15 septembre 2021 définit également les modalités et conditions qui s’appliqueront pour cette procédure. 

Les principales sont les suivantes :

• authenticité : emploi obligatoire et exclusif de documents dotés d’une signature électronique ;
• modalités de transfert : envoi et réception des e-factures via un portail public ou grâce aux plateformes de dématérialisation partenaires (PDP) ;
• e-reporting : transmission des informations sous forme de rapport vers l’administration fiscale.

Le renforcement de la compétitivité des entreprises est l'objectif premier de la réforme de la facturation électronique. En effet, le passage à une gestion numérisée permet d’alléger leur charge administrative.

De plus, la facturation électronique permet aux autorités fiscales nationales ou européennes de vérifier les données présentes dans chaque document plus rapidement, en automatisant certains contrôles. 

Côté entreprises, la numérisation des documents fait partie des solutions d’archivage les plus performantes.

Par ailleurs, le passage au numérique réduit les coûts liés à la production, à l’envoi et au traitement des factures papier.

Enfin, la facturation électronique offre les avantages suivants :

• les entreprises peuvent compter sur la fiabilité et l’intégrité des informations issues du système informatique pour un traitement plus rapide, automatique et fiable des documents financiers. La qualité des données s’en trouve améliorée ;
• la facture électronique est un format qui offre aux entreprises un moyen efficace de produire, d’envoyer et de recevoir des factures en temps réel. Les erreurs humaines sont ainsi grandement limitées. Le processus de facturation s’en trouve simplifié ;
• grâce à cette technologie, le taux de fraude est nettement réduit, car chaque transaction est enregistrée avec une signature numérique. Cela empêche toute manipulation non autorisée ou modification frauduleuse des documents.

À partir du 1er septembre 2026, toutes les entreprises seront tenues de recevoir des factures au format électronique.

Les grands groupes devront également émettre leurs factures sous ce format pour être en conformité avec les textes.

Les mentions obligatoires sur les factures électroniques en France incluent :

• identité du fournisseur : nom, adresse, numéro SIRET et éventuellement numéro de TVA ;
• identité du destinataire : nom, adresse et numéro SIRET ;
• date de la facture ;
• numéro de la facture unique et séquentiel ;
• description détaillée des biens ou services vendus ;
• quantité et prix unitaire ;
• montant total HT (hors taxes) et TVA ;
• taux de TVA appliqué ;
• date et modalité de paiement ;
• signature électronique du fournisseur ou du représentant autorisé.

Seule cette dernière est innovante par rapport aux précédentes versions de documents de facturation, émis sous format papier ou PDF.

De manière très simple, le fournisseur peut envoyer la facture électronique en pièce jointe à un e-mail. Attention cependant : les factures rédigées sur traitement de texte puis simplement converties en PDF ne sont pas considérées comme des factures électroniques.

Si vous souhaitez continuer à utiliser le PDF, privilégiez Factur-X. 

Factur-X est un format de fichier XML qui contient les informations nécessaires à une facture électronique. Le format XML est utilisé pour le stockage et la transmission des données de facture. Il est possible de générer un fichier PDF à partir des données XML pour une consultation plus facile.

Un fournisseur ou un prestataire peut également utiliser un portail en ligne, du type plateforme de dématérialisation partenaire. Les documents y seront mis à disposition pour consultation et téléchargement par l’entreprise.

Enfin, les systèmes de gestion de factures donnent l’opportunité aux entreprises de se mettre en conformité avec la réforme. Les logiciels de facturation ont des mises à jour automatiques qui actualisent la présentation des données et la manière de les exporter. Il est possible de les connecter avec certaines plateformes privées de dématérialisation pour simplifier l’échange de documents.

Notez que Qonto est officiellement immatriculée en tant que PDP auprès de l'administration fiscale. Par conséquent, nos clients pourront passer à la facturation électronique en toute sérénité.