Automatisation du traitement des factures : pourquoi et comment la mettre en place en PME ?

La gestion des factures fournisseurs est l’un des éléments qui peut impacter la trésorerie d’une entreprise et son efficacité financière. Face à cet enjeu, de nouvelles plateformes collaboratives offrent des solutions innovantes pour l’automatisation du traitement des factures. On vous explique.

La gestion manuelle des factures est une tâche complexe pour les petites et moyennes entreprises (PME). Elle présente certains défis qui peuvent avoir un impact financier direct sur ces sociétés.

La gestion manuelle des factures est chronophage. Entre la saisie des données, la vérification des informations, et le classement des documents, les employés consacrent un temps précieux à des tâches administratives qui pourraient être automatisées.

La saisie manuelle des données est sujette aux erreurs. Des fautes de frappe, des oublis ou des doublons peuvent conduire à des incohérences, nécessitant parfois des heures de correction et de réconciliation comptable.

Les difficultés de traitement des factures peuvent entraîner des retards de paiement. Cela peut affecter les relations avec les fournisseurs, entraînant alors des pénalités ou des intérêts de retard.

Le suivi des dates d'échéance des factures peut également être compliqué, surtout pour une PME avec des ressources limitées.

L'accès limité aux factures et aux documents financiers peut entraver la collaboration au sein des équipes.

Ce problème touche aussi les conseillers extérieurs, comme les comptables ou les auditeurs.

Les plateformes collaboratives dédiées offrent une gamme de fonctionnalités conçues pour automatiser et optimiser le processus de gestion des factures fournisseurs pour les PME.

Elles permettent par exemple :

• d’automatiser la saisie des factures ;
• de traiter et d’approuver les factures ;
• de s’intégrer avec les logiciels de comptabilité ;
• de gérer les paiements ;
• de collaborer facilement ;
• de sécuriser les données ;
• d’effectuer des analyses.

Les outils de collecte automatique des factures utilisent la reconnaissance optique de caractères (OCR) pour extraire automatiquement les données des documents reçus sous format électronique ou papier. Cette fonctionnalité permet de limiter les saisies manuelles.

Ils permettent également de classer les factures selon des catégories prédéfinies et d’attribuer les bonnes écritures comptables, facilitant ainsi leur intégration dans les rapports financiers.

Les utilisateurs peuvent configurer des workflows d'approbation pour les factures.

Cette fonctionnalité est utile pour s’assurer que chaque document est revu et approuvé avant le paiement par les bonnes personnes.

Les meilleurs outils d’automatisation du traitement des factures s'intègrent de manière transparente avec les logiciels de comptabilité et de gestion financière existants.

Cela permet de :

• mettre à jour en temps réel des livres comptables dès l'approbation des factures ;
• exporter les données pour les utiliser dans d’autres outils financiers.

Les outils de collecte automatique des factures permettent de planifier les paiements en fonction des échéances. Un atout pour mieux gérer sa trésorerie d’entreprise.

Certaines plateformes proposent également des options de paiement intégrées, facilitant le règlement rapide des factures auprès des fournisseurs.

Un espace de stockage centralisé permet à tous les membres autorisés de l'équipe d'accéder aux factures et aux documents connexes, favorisant la collaboration.

Les droits d'accès peuvent être personnalisés pour s’assurer que les employés ne voient que les informations qui sont pertinentes pour leur rôle.

Les plateformes modernes appliquent des normes de sécurité strictes pour protéger les informations sensibles contre les accès non autorisés et les cyberattaques.

Elles aident également à assurer la conformité avec les réglementations locales et internationales en matière de facturation et de conservation des documents.

Les outils d'analyse intégrés fournissent des aperçus en temps réel sur :

• les dépenses ;
• les échéances de paiement ;
• les performances des fournisseurs.

Ainsi, les dirigeants d’entreprises peuvent prendre des décisions éclairées plus facilement.

L'automatisation du traitement des factures fournisseurs offre de nombreux avantages aux petites et moyennes entreprises.

Voici les principaux d’entre eux :

• réduction du risque d’erreurs humaines (doublons, omissions, fautes de frappe) pour une plus grande précision des données financières ;
• gain de temps pour les salariés qui peuvent se consacrer à des tâches à plus forte valeur ajoutée ;
• délais de paiement réduits grâce aux processus d’approbation automatisés et aux workflow personnalisables ;
• amélioration de la gestion du flux de trésorerie et optimisation des liquidités disponibles grâce à une vue en temps réel des obligations financières ;
• maintien des bonnes relations avec les fournisseurs grâce au paiement rapide et régulier des factures ;
• fonctionnalités d’analyse avancée permettant à l’entreprise d’identifier les tendances de dépenses, d’optimiser les coûts et de prendre des décisions stratégiques éclairées ;
• transparence sur le processus de facturation qui permet un suivi facile des pièces comptables à chaque étape ;
• meilleure conformité aux normes comptables et fiscales, et audit facilité des documents financiers ;
• accès sécurisé aux factures et aux documents associés, facilitant le travail à distance et la collaboration entre les départements de l’entreprise ;
• protection des données sensibles renforcée, assurant la confidentialité et l’intégrité des informations financières ;
• possibilité d’évolution de l’outil en fonction du développement de l’entreprise.

L'automatisation du traitement des factures peut être perçue comme un investissement stratégique pour les PME. Elle offre un gain d'efficacité opérationnelle mais aussi une base solide pour une croissance soutenue et une meilleure gestion financière.

Plusieurs critères doivent être considérés au moment de choisir un outil d’automatisation du traitement des factures.

Parmi eux :

• la facilité d’utilisation ;
• l’intégration avec les systèmes existants ;
• les fonctionnalités disponibles ;
• le niveau de sécurité et de conformité.

Optez pour une plateforme avec une interface utilisateur claire et intuitive. Elle doit être facile à utiliser même si vous n’êtes pas un expert de la comptabilité.

Assurez-vous que le fournisseur choisi propose des ressources de formation adéquates et un support client réactif pour faciliter l'adoption de l’outil par vos équipes.

La plateforme doit pouvoir s'intégrer facilement avec votre logiciel de comptabilité et vos autres outils professionnels pour garantir une efficacité opérationnelle.

Vérifiez aussi la disponibilité d'API pour personnaliser les intégrations selon vos besoins.

Assurez-vous que l’outil de collecte offre toutes les fonctionnalités nécessaires à votre gestion des factures, comme :

• l'automatisation de la capture des données ;
• les workflows d'approbation ;
• la gestion des paiements.

Elles doivent s'adapter à la croissance de votre entreprise, tant en termes de volume de factures traitées que de complexité des processus.

La plateforme doit offrir des garanties solides en matière de sécurité des données (chiffrement, sauvegardes régulières, etc.).

Par exemple, vous pouvez vérifier que la plateforme est certifiée ISO27001, un critère indispensable si elle ambitionne de devenir plateforme de dématérialisation partenaire (PDP) dans la perspective de la facturation électronique obligatoire.

Vérifiez que la solution choisie respecte les normes comptables et fiscales en vigueur. C’est important pour faciliter les audits et réduire les risques de non-conformité.

En prenant en compte ces critères, vous serez mieux armé pour choisir un outil d’automatisation du traitement des factures qui puisse accompagner la croissance et l'évolution de votre entreprise.