Conditions et calcul des pénalités de retard de paiement

Par principe, le délai de paiement est fixé au 30e jour suivant la réception de la marchandise ou l’exécution de la prestation pour les opérations entre professionnels. Toutefois, il est possible de prévoir un autre délai. Afin d'éviter les retards de règlement, des pénalités de retard de paiement sont dues par le client en cas de non-respect du délai de paiement. Découvrez comment mettre en place des pénalités de retard de paiement.

L’échéance de règlement fait généralement l’objet d’une négociation entre le client professionnel (le débiteur) et le fournisseur (le créancier) lors de chaque contrat.

Le délai de paiement applicable doit être inscrit lorsque vous faites une facture et dans vos conditions générales de vente (CGV). Le paiement peut être :

• comptant : le règlement est effectué le jour de la livraison ou de la prestation ;
• à réception : le paiement intervient dès la réception de la facture ;
• le délai par défaut : 30e jour suivant la réception de la marchandise ou l’exécution de la prestation ;
• un délai négocié.

Le délai de paiement ne peut jamais être supérieur à :

• 60 jours après l’émission de la facture ;
• 45 jours fin de mois à partir de la date d’émission de la facture.

Oui, des délais de paiement particuliers peuvent s'appliquer à certains secteurs, c'est notamment le cas pour :

• l'alimentation ;
• le transport ;
• le secteur saisonnier ;
• les achats en franchise de TVA livrés en dehors de l'Union européenne.

Voici quelques exemples concrets de délais particuliers créés par la loi.

Sauf disposition contraire dans le contrat, la filière du cuir a un délai de paiement fixé à 54 jours fin de mois à partir de la facturation. De ce fait, le calcul des pénalités ne commencera qu'une fois ce délai dépassé.

Concernant les denrées alimentaires, par exemple, le bétail sur pied et les viandes fraîches ont un délai de paiement propre : 20 jours après la livraison.

Une pénalité de retard est une somme d’argent payée par la personne qui a du retard pour le paiement d’une transaction (prestation de services ou livraison d'une marchandise). C'est comme une indemnisation pour le retard occasionné.

Afin de pouvoir réclamer des intérêts de retard lors d'un non-paiement à échéance, les entreprises doivent indiquer les modalités des pénalités dans leurs documents contractuels, notamment dans les conditions générales de vente.

Par exemple, lorsque vous envoyez une relance de facture impayée, rappelez la présence des pénalités de retard.

En plus des pénalités, des frais de recouvrement peuvent être réclamés. En effet, une indemnité forfaitaire pour frais de recouvrement de 40 € est due dès le premier jour de retard.

Vos conditions générales de vente doivent détailler les conditions d’application et le taux d’intérêt des pénalités dues en cas de retard de paiement par les clients.

Le taux d’intérêt correspond généralement au taux directeur (ou taux de refinancement) semestriel de la Banque centrale européenne (BCE) en vigueur au 1er janvier de l'année en cours (ou au 1er juillet pour le second semestre), majoré de 10 points.

Toutefois, le taux d’intérêt peut être inférieur sans pouvoir être en-dessous de : trois fois le taux de l'intérêt légal. Depuis le 1er janvier 2024, il ne peut être inférieur à 15,21 % (3 x 5,07 %).

Ce taux annuel ou mensuel peut être converti en taux journalier. Il est alors multiplié par le nombre de jours entre la date d’échéance et la date d’encaissement. Si l’encaissement n’a pas eu lieu, il faut retenir la date à laquelle le calcul est effectué.

Le calcul des pénalités est effectué sur le montant toutes taxes comprises (TTC) de la facture.

Le montant des pénalités de retard de paiement est dû sans qu’aucun rappel ne soit nécessaire et cela, dès le premier jour de retard. L’envoi d’une relance, d'un mail de relance de facture impayée ou d’une lettre recommandée n’est pas obligatoire, mais conseillé.

L'absence de mention dans la lettre de rappel n'empêche pas l'exigibilité des pénalités.

Les pénalités de retard peuvent également produire des intérêts de retard. C’est la capitalisation des intérêts échus. Néanmoins, elle n’intervient pas de plein droit. Il faut généralement une demande en justice et que votre contrat prévoit la capitalisation.

Les particuliers peuvent aussi devoir des dommages-intérêts en cas d’inexécution d’un contrat. Par exemple, s'ils ne paient pas dans les délais après la réalisation d'un service. Le montant des dommages-intérêts correspond alors au taux d’intérêt légal.

La TVA ne s’applique pas sur les pénalités de retard. Le calcul des pénalités de retard par l'entreprise se fait net de taxes.

Les pénalités de retard de paiement correspondent à des créances acquises pour les entreprises et sont rattachées à l’exercice au cours duquel elles sont devenues exigibles. Quant au client, il doit constater une dette.

Les pénalités de retard sont toujours rattachées à l’exercice de leur encaissement et de leur paiement pour la détermination du résultat imposable.

Conformément à l'article L441-16 du Code de commerce, le dépassement du délai de règlement des factures peut conduire à une amende administrative de :

• 75 000 € pour une personne physique (jusqu’à 150 000 € en cas de répétition de la faute) ;
• 2 millions d’euros pour une personne morale (jusqu’à 4 millions en cas de récidive).

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