Archivage des factures dématérialisées : ce qu’il faut savoir

La digitalisation rapide de la fonction finance apporte des bénéfices évidents aux entreprises ou aux cabinets comptables. Toutefois, certains points soulèvent encore des questions, comme l’archivage des factures dématérialisées en particulier. Comment et où conserver des pièces comptables lorsque l'on n'utilise plus le papier ? Voici des éléments de réponse dans cet article.

Dans le contexte professionnel actuel, l'archivage des factures dématérialisées est encadré par des normes et des lois spécifiques visant à garantir leur intégrité, leur confidentialité et leur accessibilité sur le long terme. Pour les directeurs administratifs et financiers ou pour les experts-comptables, comprendre ce cadre permet d'assurer la conformité des pratiques d'archivage. 

Les réglementations concernant l'archivage des documents financiers numériques varient d'un pays à l'autre, mais elles partagent des principes communs axés sur la conservation sécurisée et la traçabilité des factures. 

Ces lois stipulent généralement la durée minimale de conservation des factures, qui peut aller de 5 à 10 ans selon la juridiction. 

En France, la loi prévoit que les factures doivent être conservées pendant 10 ans), afin de permettre les audits et les vérifications fiscales.

L'intégrité des factures dématérialisées fait référence à la protection des documents contre toute modification non autorisée. 

Les mécanismes pour assurer cette intégrité incluent l'usage de signatures électroniques et de certificats numériques qui authentifient l'origine de la facture et confirment qu'elle n'a pas été altérée depuis sa création.

Les réglementations exigent également que les factures dématérialisées soient stockées de manière à rester accessibles et lisibles pendant toute la durée de leur période de conservation. 

Cela implique l'utilisation de formats de fichier pérennes et la mise en place de systèmes permettant une récupération facile et rapide des documents en cas de besoin.

La protection des données sensibles contenues dans les factures est une autre exigence clé des réglementations sur l'archivage. 

Les entreprises doivent mettre en œuvre des mesures de sécurité adéquates pour prévenir les accès non autorisés, les fuites de données et les autres formes de compromission de la confidentialité des factures archivées.

Pour garantir la conformité avec le cadre réglementaire, les entreprises doivent être prêtes à présenter leurs factures dématérialisées lors des audits et des contrôles fiscaux. 

Cela implique d'avoir des procédures en place pour la gestion des archives, y compris des registres de toutes les factures émises et reçues, ainsi que des preuves de leur intégrité et de leur authenticité.

Au vu des enjeux, l'adoption de stratégies d'archivage des factures dématérialisées efficaces et le choix de solutions adaptées doivent évidemment être particulièrement réfléchis. 

Ces stratégies doivent répondre aux exigences réglementaires mais aussi s'aligner sur les besoins opérationnels et stratégiques de l'entreprise.

Voici quelques éléments clés à considérer dans le développement d'un système d'archivage robuste pour les factures dématérialisées :

• Systèmes internes : Le développement ou l'adaptation de systèmes internes pour l'archivage des factures peut offrir un contrôle total sur le processus, mais nécessite des ressources en termes de développement, de maintenance et de mise à jour technologique.
• Stockage dans le Cloud : L'utilisation de services d'archivage basés sur le cloud peut offrir une flexibilité, une évolutivité et un accès à distance aux archives. Cependant, cela implique de s'assurer que le fournisseur de services respecte les normes de sécurité et de confidentialité requises.

Le choix de la solution la plus adapté peut-être fait en fonction d’une multitude de critères. En voici quelques uns à prendre en compte en priorité :

• La sécurité : La solution doit offrir des garanties solides en termes de sécurité des données, y compris le cryptage des données en transit et au repos, ainsi que des mesures de protection contre les accès non autorisés.
• La conformité : Il est impératif que la solution respecte toutes les réglementations applicables en matière d'archivage des factures dématérialisées, y compris les exigences en matière de conservation et d'intégrité des documents.
• Le coût : Le coût de la solution doit être évalué en tenant compte non seulement des frais initiaux mais aussi des coûts opérationnels à long terme, y compris la maintenance et les mises à jour.
• L’accessibilité : Les archives doivent être facilement accessibles aux utilisateurs autorisés, avec des fonctionnalités de recherche et de récupération efficaces pour répondre rapidement aux demandes d'audit et aux besoins opérationnels.
• La pérennité : La solution choisie doit être technologiquement pérenne, avec des garanties sur sa capacité à évoluer et à s'adapter aux changements futurs, tant en termes de réglementations que de technologies.

Voici quelques actions ou process à mettre en place pour éviter les problèmes en matière d’archivage des factures dématérialisées :

• La mise en place d'un système de classification logique et cohérent facilite la gestion et la récupération des archives. Cela peut inclure la classification par date, par type de transaction, par partenaire commercial, etc.
• L'indexation des factures avec des métadonnées pertinentes (comme les numéros de facture, les dates, les noms des parties, etc.) permet une recherche rapide et précise, optimisant ainsi l'efficacité opérationnelle.
• Les mesures de sécurisation doivent inclure non seulement la protection contre les accès non autorisés mais aussi des stratégies pour la sauvegarde et la récupération des données en cas de sinistre ou de panne technique.
• Les audits réguliers des systèmes d'archivage et des pratiques de sécurité aident à identifier et à corriger les vulnérabilités potentielles, renforçant ainsi la protection des archives.

L’archivage numérique des factures apporte beaucoup d’avantages, mais il est aussi important d’avoir conscience de certains risques pour mieux les prévenir. Perte de données, cyberattaques, obsolescence technologiques, etc., sont autant de dangers dont il est heureusement possible de se protéger. 

Pour ce faire, vous devez vous attacher à certaines mesures (sauvegardes régulières, mise à jour et maintenance, etc.) et aussi prévoir un plan de récupération en cas d’incident. 

Voici les principales priorités à garder en tête lors de la conception de ces plans :

• Élaborer des procédures claires de réponse aux incidents, détaillant les étapes à suivre en cas de perte ou de compromission des données, est essentiel pour une réaction rapide et efficace.
• Définir les rôles et responsabilités au sein de l'organisation pour la gestion des incidents assure une coordination efficace lors de la mise en œuvre du plan de récupération.
• Les plans de récupération doivent être régulièrement testés et révisés pour s'assurer de leur efficacité et de leur pertinence face aux menaces émergentes.
• La formation continue des employés sur les meilleures pratiques de sécurité et la sensibilisation aux risques potentiels jouent un rôle crucial dans la prévention des incidents.
• Un plan de communication définissant comment et à qui communiquer en cas d'incident est vital pour gérer efficacement les situations d'urgence.