Optimisez votre rapprochement de factures

Le rapprochement de factures désigne un processus comptable qui consiste à réconcilier les factures fournisseurs reçues avec les bons de commande ou les bons de livraison.

Cette opération de pointage vise à s’assurer que les factures sont :

• exactes ;
• complètes ;
• conformes à la législation en vigueur et aux conditions préalablement convenues avec les partenaires commerciaux.

De plus, le rapprochement des factures permet aux entreprises d’identifier de potentiels écarts ou des omissions entre les factures reçues et les autres documents (bons de commande, bons de livraison, etc.). Par exemple :

• quantités de marchandises ;
• prix ;
• taxes ;
• remises ;
• conditions de paiement.

Automatiser le rapprochement des factures avec les bons de commande s’avère essentiel pour le dirigeant d’une entreprise. Découvrez les avantages de recourir à un logiciel pour améliorer vos processus de contrôle.

Réduire le risque d’erreur et de fraude

Le rapprochement des factures est une tâche fastidieuse et chronophage. Par conséquent, automatiser ce travail est une excellente solution pour limiter le risque d’erreurs comparé à une intervention humaine.

De plus, l’automatisation du rapprochement des factures permet aux entreprises de :

• détecter plus rapidement les erreurs dans les détails de la facture, comme une ligne de facture fausse ou un écart de quantité sur les marchandises ;
• identifier les éventuelles divergences entre un bon de commande et une facture fournisseur.

Sécuriser le processus de commande

Automatiser le rapprochement des factures permet à l’entreprise de garantir l’efficacité de son cycle achat-paiement. En effet, le paiement intervient uniquement une fois que la facture fournisseur est associée aux documents correspondants.

De l’achat jusqu’au paiement, l’entreprise s’assure qu’elle a bel et bien reçu sa commande avant de procéder au paiement de la facture et que la livraison est identique au bon de commande.

Diminuer les coûts de gestion des factures

Rapprocher les factures aux autres documents comptables (bons de commande ou relevés bancaires) de façon automatique permet aux entreprises de réduire le temps alloué au rapprochement des factures de près de 80 %.

Par conséquent, recourir à un outil spécifique vous aide à réaliser d’importantes économies sur la gestion de vos factures et votre comptabilité.

Gagner du temps

Comme évoqué, la gestion manuelle du rapprochement des factures est une tâche qui monopolise votre service comptabilité alors qu’elle possède une faible valeur pour votre entreprise.

Recourir à un logiciel pour automatiser le rapprochement des factures libère vos collaborateurs de cette contrainte. Ainsi, ils peuvent se concentrer sur des tâches à plus forte valeur ajoutée.

Améliorer les relations avec ses partenaires commerciaux

Avec un rapprochement des factures fluide et efficace, vos processus limitent les risques d’erreurs et apportent plus de transparence à vos fournisseurs.

De plus, vous n’êtes plus confronté à des retards de paiement liés à un rejet de facture ou un contrôle des factures déficient. Par conséquent, vos relations client-fournisseur s’améliorent.

Le bon de livraison est un document qui atteste la réception de marchandises ou la réalisation d’un service. Ainsi, le bon de livraison n’indique pas que le fournisseur a reçu le paiement de la prestation.

De plus, un bon de livraison non signé par le client n’a aucune valeur juridique.

Quant à la facture, elle correspond à un document qui demande au client de procéder au paiement de la prestation. En plus d’être un document comptable, la facture possède une valeur légale.

Notez que les mentions obligatoires d’une facture diffèrent de celles d’un bon de livraison.

La comptabilisation d’une facture fournisseur dans la comptabilité de l’entreprise nécessite de respecter une procédure spécifique :

• vérification des informations de facturation, telles que les données de votre entreprise ou encore le prix à payer ;
• imputation de la facture dans les comptes appropriés, à savoir le compte de charges correspondant et le compte 401 « Fournisseurs » ;
• rapprochement de la facture avec les documents commerciaux, comme le bon de commande ;
• validation de la facture et préparation du paiement ;
• déclenchement du paiement à l’échéance.

Vous constatez une erreur ou une omission dans une facture que vous avez émise pour l’un de vos clients ? Pas de panique ! Plusieurs options s’offrent à vous pour rectifier le tir.

Modification de la facture éditée

Tant que vous n’avez pas envoyé la facture à votre client, vous disposez d’une totale liberté pour corriger d’éventuelles erreurs avec l’annulation de la facture. Par exemple, vous pouvez modifier le prix unitaire ou la quantité.

Édition d’une facture rectificative

Si vous avez déjà envoyé votre facture à votre client, vous avez l’obligation d’éditer une facture rectificative. En effet, la législation vous interdit de modifier ou de supprimer une facture dès lors que vous l’avez communiquée à un tiers.

Attention : vous pouvez émettre une facture rectificative uniquement si votre client n’a pas encore effectué le paiement de votre facture.

Création d’une facture d’avoir

Dès lors que vous avez reçu le paiement de la part de votre client, vous n’avez plus la possibilité d’émettre une facture rectificative. La seule solution pour corriger d’éventuelles erreurs consiste à éditer une facture d’avoir.

Le montant de cette facture sera toujours négatif et deux options s’offriront à vous pour la solder :

• effectuer un paiement auprès de votre client afin de lui rembourser le trop-perçu ;
• déduire le montant sur une prochaine facture.

Le rapprochement bancaire, ou réconciliation bancaire, est l’un des travaux à réaliser lors de la clôture comptable de l’exercice.

Cet état consiste à rapprocher les transactions qui apparaissent sur le relevé bancaire du compte professionnel avec les mouvements financiers enregistrés dans la comptabilité de l’entreprise.

Le rapproche bancaire présente plusieurs avantages pour votre entreprise :

• assurer la fiabilité de la comptabilité ;
• déceler des frais bancaires imprévus, comme des frais de découvert ;
• identifier d’éventuelles anomalies ou erreurs comptables ;
• repérer les décalages entre les débits et les crédits pour optimiser la gestion de sa trésorerie.