Facture fournisseur : enregistrement, comptabilisation et archivage

La facturation est un passage obligatoire pour toutes les entreprises, quelle que soit leur taille et leur activité. Le processus de traitement des factures fournisseurs est une tâche administrative chronophage. Découvrez comment assurer la gestion d’une facture fournisseur.

Une même facture est considérée à la fois comme une facture client et comme une facture fournisseur selon si vous êtes le client ou le fournisseur.

La facture fournisseur, ou facture d’achat, est le document qui permet à une entreprise de réclamer le paiement à ses clients qui ont acheté un produit ou un service.

À réception d’une facture d’achat, le client doit la traiter afin de la régler à l’échéance prévue.

Avant de pouvoir effectuer le traitement de la facture fournisseur en comptabilité, vous devez assurer la bonne réception des factures fournisseurs.

Le format papier des factures est encore souvent utilisé par les entreprises. Toutefois, la facturation électronique obligatoire va devenir la norme dès 2026 pour les opérations réalisées entre des entreprises assujetties à la TVA et établies en France.

En 2024, vous pouvez donc recevoir des factures fournisseurs via :

• un courrier pour une facture papier ;
• un espace numérique mis en place par le fournisseur ;
• un e-mail pour une facture numérisée.

Avec l’e-invoicing, vous recevrez vos e-factures sur le portail public de facturation (PPF), une plateforme de dématérialisation partenaire (PPF) ou un opérateur de dématérialisation (OD) selon le choix effectué.

Dès la réception d’une facture fournisseur, vous devez la comptabiliser. Toutes les factures doivent être enregistrées.

Cette opération consiste à enregistrer la facture via votre logiciel de gestion ou de comptabilité et à la faire entrer dans le flux comptable et financier de l’entreprise.

En comptabilité d'engagement, chaque facture fournisseur fait l'objet d'une écriture comptable sur trois comptes différents. À savoir :

• débiter le montant hors taxes (HT) du compte de charges correspondant au type de produits ou services achetés ;
• débiter le montant de la TVA du compte « TVA déductible » ;
• créditer le montant toutes taxes comprises (TTC) au compte « fournisseur ».

En comptabilité de trésorerie, le compte à créditer est le compte « banque ».

Contrôler la conformité de la facture fournisseur lors de sa réception est important.

Commencez par vérifier la présence de toutes les mentions obligatoires telles que :

• la date d’émission et le numéro de la facture ;
• les coordonnées du fournisseur et de l’acheteur ;
• les numéros de TVA intracommunautaire ;
• la date de l’opération ;
• la dénomination des biens et services livrés ;
• les modalités du paiement.

En l’absence de ces informations, la facture est non conforme. Vous pouvez alors être face à une fausse facture.

Ensuite, vous devez faire le rapprochement entre la facture et les produits et/ou services commandés par votre entreprise. Par ailleurs, vérifiez bien que vous avez réceptionné tous les produits.

Si la facture fournisseur est valide, vous pouvez alors passer au paiement. Dans le cas contraire, le facture demeure en attente d’un avoir partiel ou total.

Une fois la facture validée, elle doit entrer dans votre chaîne de paiements. Pensez à bien respecter le délai convenu avec votre fournisseur.

À défaut, vous vous exposez à des pénalités de retard.

En comptabilité d’engagement, le paiement doit être enregistré. Le montant TTC de la facture vient alors débiter le compte « fournisseur » et créditer le compte « banque ».

En revanche, en comptabilité de trésorerie, une facture fournisseur ne fait pas l'objet d'un double enregistrement (à réception et lors du paiement). La comptabilisation de la facture n’intervient que lors du paiement.

Vous devez conserver tous vos documents comptables et pièces justificatives pendant 10 ans. C’est donc le cas pour les factures fournisseurs.

Votre méthode d’archivage doit permettre de stocker vos factures sur le long terme et de les récupérer facilement.

Avec le format papier, la réception et la saisie des factures mobilisent une partie de votre service comptable. Ces tâches sont des démarches chronophages et à faible valeur ajoutée :

• saisie manuelle des données inscrites sur la facture dans le logiciel de comptabilité ;
• identification du fournisseur ;
• vérification de la facture ;
• paiement de la facture ;
• suivi du paiement ;
• archivage de la facture.

Toutefois, il existe des solutions pour automatiser la gestion de vos factures fournisseurs.

De plus, la mise en place des factures électroniques facilite le traitement des factures. Le traitement d'e-factures est plus rapide et moins compliqué.

L’automatisation du traitement des factures fournisseurs diminue le risque d’erreurs humaines. La facture est traitée et intégrée automatiquement à votre comptabilité lors de sa réception. Votre logiciel vous alertera même en cas de retard de paiement.

Par ailleurs, le logiciel effectuera toutes les démarches pour s’assurer de la régularité de la facture.

Vous pouvez dès à présent vous tourner vers une solution de digitalisation pour la réception et le traitement de vos factures.

Automatisez la gestion des factures fournisseurs avec l’outil de suivi des factures fournisseurs de Qonto. Il facilite le transfert de vos factures fournisseurs, l’approbation et la préparation des paiements selon votre propre règle.

Par ailleurs, notre outil de gestion de factures Qonto permet de vous préparer sereinement à la facturation électronique obligatoire.