Automatisation de vos factures fournisseurs : 5 bonnes pratiques à adopter

Pour la plupart des entreprises, le traitement des factures fournisseurs est une tâche longue et chronophage. Et pour cause : il faut collecter puis valider les factures, une par une. Puis, effectuer les paiements et exporter les données vers sa comptabilité. Sans oublier, bien sûr, de classer les documents et de les archiver. Dans les grandes structures, le travail est si important qu’il est confié à un département dédié du service comptable que l’on appelle la comptabilité fournisseur. Quant à elles, les TPE/PME, n’ont pas toujours les ressources nécessaires pour employer un comptable fournisseur et délèguent ce travail au DAF. C’est parfois même le chef d’entreprise qui prend la relève et fait office de comptable. 

Heureusement, il existe aujourd’hui des solutions pour automatiser la gestion de vos factures fournisseurs. Voici 5 bonnes pratiques simples que vous pouvez adopter dans votre entreprise, dès aujourd’hui. 

Automatisation… Ce terme est de plus en plus employé dans le monde de l’entreprise. Mais au premier abord, il peut sembler complexe. 

L’automatisation des factures consiste simplement à utiliser les outils numériques pour automatiser (rendre automatique) le processus de traitement de la facturation. 

Ici, l’idée est d’éliminer les tâches manuelles liées à la gestion des factures pour, entre autres : 

Rassurez-vous : vous n’avez pas besoin de déployer d’importantes ressources technologiques et financières pour automatiser vos factures fournisseurs. Il existe des bonnes pratiques très simples à adopter et accessibles à l’ensemble des entreprises. Nous y reviendrons plus en détail dans les prochains paragraphes.
 

Les avantages de l’automatisation des factures fournisseurs sont nombreux. 

Gain de temps et de productivité 

L’automatisation permet de réduire les temps de traitement. Déchargés des tâches à faible valeur ajoutée, vous et vos équipes pouvez enfin vous concentrer sur des missions plus stratégiques et essentielles au développement de l’entreprise. 

Moins d’erreurs liées à la saisie manuelle 

Grâce à l’automatisation, vous éliminez les erreurs liées à la saisie manuelle. Plus de risque d’avoir renseigné un mauvais taux de TVA ou un mauvais montant dans votre comptabilité : vous êtes en règle, quoi qu’il arrive. 

Un meilleur archivage de vos documents comptables 

Les documents comptables, comme les factures et les devis, doivent être conservés pendant 10 ans. C’est une obligation légale, et l’URSSAF ou l’Administration fiscale peuvent vous les réclamer en cas de contrôle. 

Or, 10 ans de documents… cela représente beaucoup de paperasses. Et dans ce contexte, les risques de perte sont importants. Grâce à l’automatisation des factures, tout est archivé sur une base de données. Vous pouvez retrouver vos documents en quelques clics. 

Amélioration de vos relations commerciales avec vos fournisseurs 

Entretenir de bonnes relations commerciales, c’est essentiel lorsque l’on est chef d’entreprise. Dans certains secteurs d’activité, notamment le commerce, la croissance et la pérennité de votre entreprise dépendent de votre collaboration avec vos fournisseurs. 

Grâce à l’automatisation de vos factures, vous payez en temps et en heure. Vous êtes plus fiables aux yeux de vos partenaires, et pouvez éventuellement négocier des remises pour paiement anticipé. 

Et surtout, l’optimisation des coûts 

Une meilleure organisation de votre facturation vous permet surtout d’optimiser vos coûts. 

Par exemple : 

Bonne pratique 1 : adopter la facture électronique 

L’une des premières choses à faire, lorsque l’on veut automatiser son processus de facturation, c’est d’adopter la facture électronique. 

La facture électronique, ou dématérialisée, est tout simplement une facture transmise au format électronique, et non en format papier. 

Mais attention, pour qu’une facture électronique soit valable, il faut garantir son  authenticité et l’intégrité de son contenu. 

C’est obligatoire pour limiter les fraudes et éviter que des informations soient modifiées après réception du document. Pour cela, vous pouvez notamment utiliser une solution de signature électronique. 

Votre fournisseur vous envoie encore des factures au format papier ? N’hésitez pas à lui demander une version électronique. Cela simplifiera l’organisation de votre facturation. Il vous sera plus facile de les archiver sur une base de données et d’utiliser des outils numériques pour vous aider à extraire les données importantes (montant HT, TTC, taux de TVA…) Quoi qu’il en soit, la dématérialisation des factures s’appliquera à l’ensemble des entreprises B2B d’ici la fin de l’année 2023. Alors mieux vaut s’y conformer, dès aujourd’hui.

Chez Qonto, nous vous proposons un tout nouvel outil de facturation. Générez, envoyez et suivez vos factures client en quelques clics. Vous gagnez du temps et évitez les risques d’erreur.

Bonne pratique 2 : mettre en place un processus de validation des factures fournisseurs efficace

Avant de traiter votre facture fournisseur, il faut la valider. Et cette étape peut engendrer de nombreuses frictions.

Pour gagner du temps, mieux vaut mettre en place un processus de validation des factures clair et efficace.

Il s’agira, par exemple, de :

Aujourd’hui, il existe de très bons outils de gestion de facturation fournisseur qui peuvent vous aider à simplifier le circuit d’approbation, notamment si vous gérez un volume important de factures. Certains de ses outils, comme Evoliz, peuvent être connecté à votre compte Qonto.

Bonne pratique 3 : archiver vos factures dans un seul et même endroit.

Comme nous l’avons vu : les entreprises ont l’obligation de conserver leurs factures pendant une durée de 10 ans.

Les agents de l’Administration fiscale peuvent vous les demander en cas de contrôle (notamment pour justifier votre TVA déductible).

Il est donc indispensable d’archiver et de classer vos factures dans un seul et même endroit. De cette manière, vous pouvez les retrouver simplement et vous limitez les risques de pertes (et les sanctions fiscales qu’elles pourraient engendrer).

Vous pouvez scanner et déposer vos factures sur votre application Qonto. Tout est alors centralisé et classé au même endroit. Vos documents ont la même valeur légale que les originaux papier. Vous venez de faire un achat en ligne ? Transférez-nous votre facture par e-mail et nous nous chargeons de l’associer à la bonne transaction. Vous n’avez rien de plus à faire.

Bonne pratique 4 : automatiser la capture des données importantes de la facture

Le traitement d’une facture implique également d’en extraire toutes les données importantes (le numéro de la facture, la date, le montant HT, TTC, le taux de TVA, etc.) pour sa comptabilité. Cette tâche, lorsqu’elle est réalisée manuellement, est chronophage et peut engendrer des erreurs.

Il peut donc être très utile de capturer ces données automatiquement, avec des outils utilisant la technologie de l’OCR (Reconnaissance optique de caractères).

Bonne pratique 5 : privilégier le prélèvement SEPA pour vos paiements fournisseurs récurrents 

Le prélèvement SEPA reste l’option la plus simple pour régler vos dépenses professionnelles récurrentes. 

En effet, vous n’avez qu’à envoyer votre relevé d’identité bancaire (RIB) à votre fournisseur puis de signer un mandat de prélèvement pour enclencher le paiement automatique des factures. Vous n’avez plus besoin d’y penser. Les prélèvements se font automatiquement. Ceci réduit considérablement le risque d’oubli, et donc les retards de paiement. 

Et pour les paiements ponctuels ? Qonto simplifie vos règlements par virement. 

Vous réalisez des paiements ponctuels ? Dans ce cas, un règlement par virement est l’option la plus adaptée. 

Le problème, avec ce mode de paiement, c’est qu’il faut renseigner les coordonnées bancaires de votre bénéficiaire à chaque nouvelle opération. Avec Qonto, vos paiements par virement sont simplifiés. Il suffit de quelques clics pour envoyer le virement depuis votre application. Les informations concernant votre fournisseur sont pré-remplies. Vous n’avez plus qu’à les vérifier et à renseigner le montant du paiement. 

Si Qonto n’est pas un logiciel de gestion de factures à proprement parler, il s’agit d’une solution financière tout-en-un. Vous aider à simplifier la gestion de vos dépenses professionnelles est l’une de nos missions. Alors, pour vous permettre de mieux gérer vos factures fournisseurs, nous avons mis en place un outil clé : l’espace fournisseurs. En plus de toutes les autres fonctionnalités que nous venons d’évoquer dans cet article. 

Situé dans la section Outils de votre application, l’espace Fournisseurs centralise toute l’information sur vos bénéficiaires, et vous permet de piloter les transactions liées à chacun rapidement et simplement. En un clic, vous retrouvez la liste de tous les fournisseurs à qui vous avez envoyé un virement, ainsi que leur IBAN et l’historique des transactions réalisées. 

Et ce n’est pas tout. L’espace Fournisseurs évolue et vous permet désormais de centraliser vos factures et de suivre vos échéances, en un seul coup d’œil. Vos factures sont automatiquement rattachées à la bonne transaction, une fois le paiement effectué. 

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