Automatisation des factures fournisseurs : de quoi s’agit-il, précisément ? Pourquoi les entreprises ont-elles tout intérêt à automatiser leurs factures fournisseurs ? Automatisation du traitement des factures fournisseur : les 5 bonnes pratiques.

Automatisation de vos factures fournisseurs : 5 bonnes pratiques à adopter

6 min

13 janvier 2021

Par Julie Merrer

Pour la plupart des entreprises, le traitement des factures fournisseurs est une tâche longue et chronophage. Et pour cause : il faut collecter puis valider les factures, une par une. Puis, effectuer les paiements et exporter les données vers sa comptabilité. Sans oublier, bien sûr, de classer les documents et de les archiver. Dans les grandes structures, le travail est si important qu’il est confié à un département dédié du service comptable que l’on appelle la comptabilité fournisseur. Quant à elles, les TPE/PME, n’ont pas toujours les ressources nécessaires pour employer un comptable fournisseur et délèguent ce travail au DAF. C’est parfois même le chef d’entreprise qui prend la relève et fait office de comptable.

Heureusement, il existe aujourd’hui des solutions pour automatiser la gestion de vos factures fournisseurs. Voici 5 bonnes pratiques simples que vous pouvez adopter dans votre entreprise, dès aujourd’hui.

Automatisation des factures fournisseurs : de quoi s’agit-il, précisément ?

Automatisation… Ce terme est de plus en plus employé dans le monde de l’entreprise. Mais au premier abord, il peut sembler complexe.

L’automatisation des factures consiste simplement à utiliser les outils numériques pour automatiser (rendre automatique) le processus de traitement de la facturation.

Ici, l’idée est d’éliminer les tâches manuelles liées à la gestion des factures pour, entre autres :

gagner du temps ;
limiter les coûts ;
réduire les erreurs.

Rassurez-vous : vous n’avez pas besoin de déployer d’importantes ressources technologiques et financières pour automatiser vos factures fournisseurs. Il existe des bonnes pratiques très simples à adopter et accessibles à l’ensemble des entreprises. Nous y reviendrons plus en détail dans les prochains paragraphes.

Pourquoi les entreprises ont-elles tout intérêt à automatiser leurs factures fournisseurs ?

Les avantages de l’automatisation des factures fournisseurs sont nombreux.

Gain de temps et de productivité

L’automatisation permet de réduire les temps de traitement. Déchargés des tâches à faible valeur ajoutée, vous et vos équipes pouvez enfin vous concentrer sur des missions plus stratégiques et essentielles au développement de l’entreprise.

Moins d’erreurs liées à la saisie manuelle

Grâce à l’automatisation, vous éliminez les erreurs liées à la saisie manuelle. Plus de risque d’avoir renseigné un mauvais taux de TVA ou un mauvais montant dans votre comptabilité : vous êtes en règle, quoi qu’il arrive.

Un meilleur archivage de vos documents comptables

Les documents comptables, comme les factures et les devis, doivent être conservés pendant 10 ans. C’est une obligation légale, et l’URSSAF ou l’Administration fiscale peuvent vous les réclamer en cas de contrôle.

Or, 10 ans de documents… cela représente beaucoup de paperasses. Et dans ce contexte, les risques de perte sont importants. Grâce à l’automatisation des factures, tout est archivé sur une base de données. Vous pouvez retrouver vos documents en quelques clics.

Amélioration de vos relations commerciales avec vos fournisseurs

Entretenir de bonnes relations commerciales, c’est essentiel lorsque l’on est chef d’entreprise. Dans certains secteurs d’activité, notamment le commerce, la croissance et la pérennité de votre entreprise dépendent de votre collaboration avec vos fournisseurs.

Grâce à l’automatisation de vos factures, vous payez en temps et en heure. Vous êtes plus fiables aux yeux de vos partenaires, et pouvez éventuellement négocier des remises pour paiement anticipé.

Et surtout, l’optimisation des coûts

Une meilleure organisation de votre facturation vous permet surtout d’optimiser vos coûts.

Par exemple :

Vous réduisez le risque de payer des délais et pénalités de retard.
Vous avez tous les justificatifs nécessaires pour récupérer la TVA de vos factures fournisseurs. En effet, aujourd’hui encore, de nombreuses entreprises ne peuvent pas déduire la TVA en raison d’une mauvaise organisation de leur facturation.
Vous limitez les coûts de gestion, notamment ceux liés à l’archivage des documents papier.

Automatisation du traitement des factures fournisseur : les 5 bonnes pratiques.

Bonne pratique 1 : adopter la facture dématérialisée

L’une des premières choses à faire, lorsque l’on veut automatiser son processus de facturation, c’est d’adopter la facture dématérialisée.

La facture dématérialisée est tout simplement une facture transmise au format numérique, et non en format papier.

Votre fournisseur vous envoie encore des factures au format papier ? N’hésitez pas à lui demander une version dématérialisée. Cela simplifiera l’organisation de votre facturation. Il vous sera plus facile de les archiver sur une base de données et d’utiliser des outils numériques pour vous aider à extraire les données importantes (montant HT, TTC, taux de TVA…).Bonne pratique 2 : mettre en place un processus de validation des factures fournisseurs efficaceAvant de traiter votre facture fournisseur, il faut la valider. Et cette étape peut engendrer de nombreuses frictions.

Qui est responsable de la validation ? S’agit-il du chef(e) d’entreprise, du responsable des achats, du responsable administratif ?
Comment vérifier que la facture soit bien conforme à la commande ?
Comment s’assurer que la facture soit bien conforme au devis ?

Pour gagner du temps, mieux vaut mettre en place un processus de validation des factures clair et efficace.

Il s’agira, par exemple, de :

identifier clairement la personne en charge de la validation ;
mettre en place un outil collaboratif pour simplifier les échanges ;
mettre en place une base de données ou un dossier partagé avec tous les documents nécessaires à la validation (devis, bon de commande…).

Aujourd’hui, il existe de très bons outils de gestion de facturation fournisseur qui peuvent vous aider à simplifier le circuit d’approbation, notamment si vous gérez un volume important de factures.

Bonne pratique 3 : automatiser la capture des données importantes de la facture

Le traitement d’une facture implique également d’en extraire toutes les données importantes (le numéro de la facture, la date, le montant HT, TTC, le taux de TVA, etc.) pour sa comptabilité. Cette tâche, lorsqu’elle est réalisée manuellement, est chronophage et peut engendrer des erreurs.

Il peut donc être très utile de capturer ces données automatiquement, avec des outils utilisant la technologie de l’OCR (Reconnaissance optique de caractères).

Le saviez-vous ? Avec Qonto, les informations de vos factures sont extraites pour simplifier le règlement de vos fournisseurs (montant, date d’échéance, IBAN, etc.) et pour facilement préparer votre comptabilité (TVA). Un vrai gain de temps pour votre équipe comptable lors de votre déclaration de TVA.

Bonne pratique 4 : privilégier le prélèvement SEPA pour vos paiements fournisseurs récurrents

Le prélèvement SEPA reste l’option la plus simple pour régler vos dépenses professionnelles récurrentes.

En effet, vous n’avez qu’à envoyer votre relevé d’identité bancaire (RIB) à votre fournisseur puis de signer un mandat de prélèvement pour enclencher le paiement automatique des factures. Vous n’avez plus besoin d’y penser. Les prélèvements se font automatiquement. Ceci réduit considérablement le risque d’oubli, et donc les retards de paiement.

Et pour les paiements ponctuels ? Qonto simplifie vos règlements par virement. Il suffit de quelques clics pour envoyer le virement depuis votre application. Les informations concernant votre fournisseur sont pré-remplies. Vous n’avez plus qu’à les vérifier et à renseigner le montant du paiement. Des factures en attente de paiement ? Vous pouvez visualiser toutes vos échéances en un coup d’oeil, depuis votre espace Fournisseurs. Vous les payez ainsi au meilleur moment, sans craindre les pénalités de retard.

Bonne pratique 5 : archiver vos factures dans un seul et même endroit

Comme nous l’avons vu : les entreprises ont l’obligation de conserver leurs factures pendant une durée de 10 ans.

Les agents de l’Administration fiscale peuvent vous les demander en cas de contrôle (notamment pour justifier votre TVA déductible).

Il est donc indispensable d’archiver et de classer vos factures dans un seul et même endroit. De cette manière, vous pouvez les retrouver simplement et vous limitez les risques de pertes (et les sanctions fiscales qu’elles pourraient engendrer).

Astuce : votre boîte e-mail est saturée et vous ne retrouvez plus les factures envoyées par vos fournisseurs ? Il peut être utile de créer une adresse e-mail dédiée à vos factures fournisseurs, par exemple facture@monentreprise.fr. Vous pourrez ainsi plus facilement les rassembler puis les classer dans votre base de données.

Client(e) Qonto ? Vous pouvez transférer toutes vos factures fournisseurs reçues par e-mail à une adresse Qonto dédiée. Nous nous chargeons de les associer à la bonne transaction. Vous n’avez rien de plus à faire.

Des factures papiers ? Scannez-les et déposez-les simplement sur votre application.

Vous pouvez également ajouter toutes vos factures fournisseurs depuis votre espace de stockage en ligne en connectant votre compte à Google Drive ou Dropbox.

Comment Qonto simplifie-t-il le traitement de vos factures fournisseurs ?

Qonto a récemment mis en place un module de gestion des factures fournisseurs, en plus de son outil de facturation client intégré à votre compte pro.

En effet, gérer ses factures d’achat n’est pas toujours simple, surtout lorsqu’elles sont nombreuses. Alors, pour vous aider à rester organisé et à gagner du temps, nous avons mis en place un espace dédié : l’espace Factures fournisseurs.

L’objectif ? Vous permettre de gagner en visibilité sur les encours fournisseurs, optimiser la gestion de votre trésorerie et la préparation de votre comptabilité.

Grâce à l’espace Factures fournisseurs, vous pouvez :

- importer simplement toutes vos factures depuis votre ordinateur ;

- les centraliser au même endroit et suivre leurs statuts ;

- visualiser en un coup d’oeil toutes les échéances de paiement ;

- les rattacher à la bonne transaction une fois le paiement réalisé.

Et ce n’est pas tout. Vous avez aussi la possibilité de centraliser toutes les informations sur vos bénéficiaires et de piloter les transactions liées à chacun d’entre eux rapidement et simplement. En un clic, vous retrouvez la liste de tous les fournisseurs à qui vous avez envoyé un virement, ainsi que leur IBAN et l’historique des transactions réalisées.

Vous n’êtes plus amené à travailler avec un fournisseur ? Supprimez-le directement depuis la section. Besoin d’identifier un fournisseur en particulier ? Utilisez nos filtres et retrouvez-le simplement.

Vous avez désormais toutes les clés pour gérer vos factures d’achat plus sereinement. À vous de jouer. Vous souhaitez gagner encore plus de temps ? Avec Qonto, vous profitez d’un outil dédié pour centraliser, payer et suivre toutes vos factures fournisseurs. Découvrez en détail cette fonctionnalité grâce à notre tutoriel vidéo.