Prélèvement SEPA, automatisez vos paiements

Le prélèvement SEPA désigne une opération par laquelle un débiteur autorise son créancier à présenter des prélèvements sur son compte et sa banque à effectuer le paiement.

Dans le cadre d’une opération entre une entreprise et un particulier, on parle de prélèvement SEPA Core tandis qu’un prélèvement SEPA B2B lie deux entreprises.

Ce moyen de paiement convient aussi bien pour les services ponctuels que pour les factures récurrentes, comme les factures d’énergie ou les abonnements téléphoniques.

La mise en place d’un prélèvement SEPA requiert que les deux entreprises (le créancier et le débiteur) possèdent un compte professionnel libellé en euros dans une banque de la zone SEPA (Single Euro Payments Area).

Pour rappel, la zone SEPA se compose de 36 pays et territoires :

✓ l’ensemble des 27 pays de l’Union européenne ;
✓ Royaume-Uni ;
✓ les 3 pays membres de l’Espace économique européen (Norvège, Islande et Liechtenstein) ;
✓ Andorre, Principauté de Monaco, Saint-Marin, Suisse et Vatican.

Contrairement à un virement, un prélèvement SEPA présente l’avantage de s’exécuter de façon automatique. En effet, ce moyen de paiement dispense le débiteur d’effectuer une opération sur son compte, car le prestataire de services s’en occupe.

Pour initier un ordre de prélèvement SEPA, le créancier doit transmettre un mandat de prélèvement, également appelé titre interbancaire de paiement (TIP), à son débiteur en même temps que sa première facture.

Ce document constitue une autorisation de prélèvement donnée par le client pour la réalisation de cette opération. Ce mode de paiement peut être ponctuel ou permanent pour l’ensemble des factures à venir, comme pour les paiements relatifs aux abonnements.

S’il autorise le paiement par prélèvement automatique, le débiteur doit compléter le mandat de prélèvement et le retourner au créancier accompagné du relevé d’identité bancaire (RIB) de son entreprise.

De son côté, le créancier conserve précieusement les coordonnées du débiteur, son RIB qui contient son IBAN et son BIC ainsi que le mandat de prélèvement qui indique :

✓ l’Identifiant Créancier SEPA (ICS) du créancier ;
✓ la nature du prélèvement, ponctuel ou récurrent ;
✓ la Référence Unique de Mandat (RUM) pour identifier le prélèvement SEPA sur ses relevés bancaires.

Sauf accord bilatéral portant sur un délai différent, le créancier doit prévenir le client du montant et de la date de chaque prélèvement dans un délai minimum de 14 jours avant la date d’échéance. Ainsi, le débiteur peut faire le nécessaire pour alimenter son compte bancaire et éviter tout rejet du prélèvement.

L’ICS et la RUM sont deux éléments indispensables d’un mandat de prélèvement SEPA pour s’assurer que l’autorisation de prélèvement a été donnée par le débiteur. De plus, ils permettent d’identifier l’ensemble des prélèvements émis dans le système bancaire.

Identifiant Créancier SEPA

Dès lors qu’une entreprise souhaite émettre des prélèvements SEPA pour un paiement ponctuel ou récurrent, elle doit posséder un ICS. En effet, cet identifiant doit impérativement figurer sur les mandats envoyés à chaque débiteur pour le règlement automatique des factures.

En France, un créancier doit se rapprocher de sa banque pour obtenir un ICS. L’établissement collecte les informations nécessaires et opère la vérification des éléments avant de transmettre la demande à la Banque de France, seule entité compétente pour l’ensemble des entreprises françaises.

Pour que la Banque de France accepte l’octroi d’un ICS, le créancier doit :

✓ exercer une activité économique (vente de produits ou prestation de services) en France ou dans les Outre-mer ;
✓ détenir un compte bancaire en France ou en outre-mer dans une banque habilitée à opérer sur ces marchés ;
✓ disposer d’une expertise indispensable pour respecter les règles du système de prélèvement SEPA, minimiser les erreurs sur les fichiers bancaires et maintenir la réputation du système ;
✓ prouver que les finances de son entreprise s’avèrent suffisantes pour rembourser les éventuels rejets de prélèvement ;
✓ démontrer sa capacité à indemniser la banque en cas de demande de remboursement ou de contestation du débiteur.

Généralement, un prestataire de services obtient son ICS dans un délai de 3 semaines. Une fois en possession de ce précieux sésame, il peut émettre des mandats de prélèvement à ses clients basés dans la zone SEPA.

Conformément à la délégation des autorités monégasques, les entreprises basées dans la Principauté de Monaco doivent se rapprocher de la Banque de France pour obtenir leur ICS et ainsi émettre des mandats de prélèvement SEPA dans la zone euro.

Référence Unique de Mandat

Chaque mandat de prélèvement possède sa propre RUM pour permettre à la banque ainsi qu’au créancier et au débiteur d’identifier clairement le service et l’autorisation de prélèvement en relation avec le paiement.

Cette référence se compose de 35 caractères au maximum choisis par le créancier. L’organisme qui régule le système de prélèvement automatique et de virement SEPA, le Conseil européen des paiements, autorise les caractères suivants :

✓ lettres, idéalement des majuscules ;
✓ chiffres ;
✓ caractères spéciaux : / - ? : () . , « » + espace.

Pour des raisons évidentes de sécurité, la RUM ne doit pas se composer de données sensibles telles que l’IBAN ou le numéro de passeport du débiteur. Toutefois, le créancier peut opter pour l’utilisation du numéro de contrat ou d’un identifiant client.

Si vous désirez révoquer un mandat de prélèvement SEPA, vous devez prendre contact avec votre banque afin de l’informer que vous souhaitez qu’elle refuse les futurs prélèvements de ce créancier.

Vous pouvez opter pour la suspension temporaire de l’autorisation de prélèvement ou pour sa révocation définitive. Dans ce second cas, pensez à avertir le prestataire de services de votre décision et communiquez-lui le mode de règlement que vous préférez utiliser à l’avenir (virement, chèque, carte bancaire, etc.).

Contrairement à un prélèvement SEPA Core, un prélèvement SEPA B2B ne donne pas la possibilité à l’entreprise de contester l’opération après le débit de son compte dès lors qu’un mandat de prélèvement existe. Par conséquent, obtenir le remboursement du montant prélevé est impossible.

Pour bloquer les futurs paiements, les sociétés peuvent demander à leur banque de refuser le débit de leur compte professionnel jusqu’au jour de l’échéance.

Cependant, les entreprises disposent d’un délai de 2 mois à compter de la date du débit pour la contestation d’un prélèvement SEPA B2B non autorisé ou erroné. Pour ce faire, elles doivent se rapprocher de leur banque pour qu’elle enquête sur cette opération.

Notez que cette procédure de recherche ne garantit pas le remboursement des fonds par la banque du créancier.