Référence unique de mandat (RUM)

La référence unique de mandat est un élément essentiel dans le cadre des prélèvements SEPA. Elle permet de distinguer chaque mandat et contribue à la sécurisation et à la traçabilité des opérations financières entre un créancier et un débiteur.

La référence unique de mandat, ou RUM, est l’un des éléments d’identification qui figure sur chaque mandat de prélèvement SEPA (Single Euro Payments Area).

Elle permet de relier un mandat à une autorisation de prélèvement donnée par un débiteur (le client) à un créancier (l'entreprise ou le fournisseur).

La RUM sécurise les transactions et assure une traçabilité précise des paiements récurrents. En d'autres termes, elle garantit que chaque prélèvement SEPA effectué sur le compte du débiteur a bien été autorisé et correspond à un mandat spécifique.

La RUM joue un rôle central dans la gestion des prélèvements automatiques des entreprises. Sa mise en place permet aux professionnels de gérer efficacement leurs flux de trésorerie et d'améliorer leur relation clients.

La référence unique de mandat est généralement communiquée par le créancier au débiteur au moment de la signature du mandat de prélèvement SEPA.

En France, la référence unique de mandat est aussi visible :

• sur les relevés bancaires du débiteur où elle est associée à chaque prélèvement SEPA effectué ;
• dans les notifications de prélèvement ;
• dans l’espace client en ligne de sa banque ;
• sur les factures fournies par le créancier.

En entreprise, la RUM est souvent stockée dans les systèmes de gestion de trésorerie ou dans le CRM (Customer Relationship Management).

La référence unique de mandat est composée d'une série de caractères alphanumériques dont la structure peut varier pour chaque créancier.

Selon le Conseil européen des paiements, la structure d’une RUM doit respecter certaines règles pour être valide. À savoir :

• une longueur de 35 caractères maximum ;
• la possibilité d’utiliser des lettres majuscules (A-Z), des chiffres (0-9) et certains caractères spéciaux (/-?:().,'+) ;
• une unicité, deux mandats différents ne pouvant pas avoir la même RUM.

Voici la composition typique d’une référence unique de mandat :

• un préfixe pour identifier le type de contrat ou le service concerné ;
• un identifiant client associé au débiteur ;
• une date de création de mandat ;
• un numéro incrémenté pour chaque nouveau mandat.

Elle peut aussi intégrer des informations supplémentaires pour garantir sa traçabilité, comme l’identifiant de créancier SEPA (ICS).

La référence unique de mandat sert à identifier très précisément chaque mandat de prélèvement SEPA pour :

• sécuriser les transactions ;
• faciliter la gestion des paiements récurrents ;
• assurer une traçabilité des transactions.

La référence unique de mandat est un élément clé dans la sécurisation des opérations financières.

En effet, elle :

• élimine les risques de confusion entre deux mandats ;
• rend plus difficile la création de faux mandats et la reproduction d’un prélèvement existant ;
• permet de retracer l’historique d’un mandat spécifique ;
• facilite l’identification du mandat concerné en cas de rejet de prélèvement SEPA.

La RUM facilite la gestion des prélèvements automatiques pour le créancier et le débiteur.

Elle permet de :

• gérer les erreurs et effectuer des corrections grâce à une identification rapide du mandat concerné ;
• faciliter les remboursements ;
• suivre et gérer chaque prélèvement ;
• simplifier la réconciliation des paiements et le pilotage de la trésorerie pour les entreprises.

Ainsi, l’entreprise peut identifier avec certitude une autorisation de prélèvement et vérifier que chaque prélèvement effectué est légitime.

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La référence unique de mandat facilite la résolution des litiges. En cas d’opposition de prélèvement, la RUM constitue une preuve tangible de l’autorisation donnée par le débiteur. Elle simplifie les contrôles et accélère la résolution des différends entre débiteurs et créanciers.

Enfin, la RUM contribue à la transparence et à la conformité réglementaire. En permettant une traçabilité complète des prélèvements, elle aide les entreprises à se conformer aux exigences légales en matière de paiements électroniques et de protection des consommateurs.

La référence unique de mandat doit être transmise dès la signature du mandat de prélèvement SEPA par le débiteur.

De plus, la RUM doit être rappelée au débiteur :

• avant le premier prélèvement ;
• sur chaque notification en cas de prélèvement récurrent ;
• lors de toute modification du mandat ;
• lors de la transmission des ordres de prélèvement à la banque ;
• en cas de litige ou de contestation ;
• lors du renouvellement du mandat ;
• lors de sa clôture.

Grâce à cette information, le débiteur peut garder une trace claire et accessible de chaque transaction et faciliter le suivi de ses finances personnelles.

Bien sûr, la transmission de la RUM doit toujours se faire dans le respect des règles de confidentialité et de protection des données personnelles. Le créancier doit s'assurer que la RUM est communiquée de manière sécurisée, uniquement aux parties concernées.