Il peut arriver que des factures de vente ne soient pas émises par vos fournisseurs avant la clôture de votre exercice comptable. On parle alors de factures à recevoir. De quoi s’agit-il ? Comment faire sur le plan comptable ? Qonto vous répond.
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Lorsqu’une entreprise vend un produit ou réalise une prestation de services pour le compte de votre société, elle doit transmettre une facture de vente. On parle de facture à recevoir, ou de facture non parvenue (FNP), si ce document n’est pas émis avant la clôture de votre exercice comptable.
Concrètement, une facture à recevoir existe lorsqu’il y a un décalage entre la prestation dont votre entreprise a bénéficié avant l’arrêt des comptes, et l’émission de la facture réalisée par votre fournisseur après la clôture de votre exercice comptable.
Par exemple, votre entreprise fait appel à un sous-traitant dont la mission s’achève le 28 décembre 2023. Votre exercice comptable se termine le 31 décembre 2023, mais la société qui a réalisé la prestation émet sa facture début janvier 2024. Une facture à recevoir est nécessaire dans ce cas.
On parle de facture à recevoir pour l’entreprise cliente, et de facture à établir pour l’entreprise fournisseur.
L’absence de facturation est souvent liée à un oubli ou à une négligence du fournisseur. Avec Qonto, vous pouvez mieux suivre vos dépenses pour anticiper le règlement des prochaines factures et avoir une parfaite maîtrise de votre trésorerie d’entreprise.
Lorsque votre entreprise achète un produit ou bénéficie d’une prestation de services au cours d’un exercice comptable, le montant correspondant doit apparaître dans votre comptabilité.
Si votre fournisseur ou votre prestataire ne vous transmet pas la facture de vente avant la clôture de votre exercice comptable, le montant de la transaction doit apparaître sous la forme d’une FNP.
Seules les entreprises qui relèvent de la comptabilité d’engagement sont concernées par les factures à recevoir.
La facture non parvenue est importante en comptabilité, car elle permet de neutraliser l’impact du décalage entre la livraison d’un produit ou d’un service et la facturation correspondante.
Elle est intégrée dans les travaux d’inventaire comptable et fait l’objet d’un traitement comptable spécifique.
Les factures à recevoir font partie des dettes fournisseurs et figurent au passif du bilan comptable.
De même, elles constituent une dépense certaine pour votre entreprise et apparaissent dans les charges du compte de résultat.
À l’inverse d’une facture non parvenue, une charge constatée d’avance est établie lorsqu’une entreprise reçoit une facture de vente avant la clôture de son exercice comptable pour un produit vendu ou une prestation réalisée après la clôture.
Une facture à recevoir doit être prise en compte mais ne peut pas être reportée sur l’exercice comptable suivant. Une charge constatée d’avance permet, quant à elle, de rattacher une transaction au prochain exercice comptable.
Le dirigeant d’une entreprise a de nombreuses obligations comptables. Il doit notamment faire apparaître ses dépenses et les fonds perçus dans les livres comptables de sa société. C'est aussi le cas des factures non parvenues.
De même, toutes les factures doivent être intégrées aux charges de l’exercice comptable au cours duquel l’entreprise a acheté une marchandise ou bénéficié d’une prestation de services.
Cette opération est indispensable pour respecter le principe de séparation des exercices comptables.
Les factures à recevoir doivent également être comptabilisées pour préparer le bilan comptable de votre entreprise.
En effet, les montants correspondants aux produits ou services achetés au cours de l’exercice comptable doivent être comptabilisés pour respecter ce principe d’indépendance des exercices. Même si la facture de vente est émise après sa clôture.
Les factures non parvenues sont considérées comme des dettes. Elles peuvent impacter la comptabilité de l’entreprise et la prise de décision du dirigeant.
La comptabilisation des factures à recevoir a lieu en fin d’exercice comptable, à la clôture des comptes de l’entreprise. Elles font l’objet d’une écriture de régularisation.
Vous devez évaluer le montant à inscrire lors de la clôture de l’exercice comptable puisque vous n’avez pas de facture de vente. Pour cela, servez-vous des bons de commande, des devis ou des contrats signés.
Si vous n’avez aucun document, appuyez-vous sur d’anciennes factures émises pour des prestations ou pour des marchandises similaires.
Après avoir défini le montant à renseigner, vous devez :
Le compte 408 est divisé en trois sous-catégories :
Ainsi, il faut enregistrer l’écriture suivante pour comptabiliser une facture à recevoir pour une immobilisation :
Le compte 4088 permet d’enregistrer les éventuelles pénalités générées par les retards de paiement.
Les factures à recevoir doivent être extournées au début du nouvel exercice comptable de l’entreprise. Ainsi, les écritures comptables concernées sont passées en écriture inverse dès le premier jour du nouvel exercice.
L’extourne est essentielle puisqu’elle évite que les factures non parvenues soient comptabilisées sur les deux exercices. Elle vient annuler les factures à recevoir pour remettre en état les comptes de l’entreprise.
Pour extourner les FNP, il faut :
N’oubliez pas d’enregistrer la facture en comptabilité après que votre fournisseur vous l’ait transmise.
Les factures à recevoir ont un impact sur la trésorerie et la gestion de l’entreprise. Elles augmentent les charges du compte de résultat et vous obligent à fournir un travail supplémentaire pour effectuer un traitement comptable spécifique.
Il existe une solution pour réduire le nombre de factures non parvenues : suivre l’ensemble de vos dépenses et vous assurer qu’une facture est attachée à chacune d’entre elles.
Avec Qonto, vous pouvez suivre vos dépenses en temps réel et visualiser vos prochaines échéances en quelques clics. Une fois les factures fournisseurs transmises, vous pouvez les centraliser et les régler sans effort.
Vous pouvez également créer des factures comportant les mentions obligatoires pour encaisser vos clients plus rapidement avec le logiciel de facturation Qonto.
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