Facture à recevoir : écriture comptable

En entreprise, l’une des missions fondamentales de la comptabilité est la tenue des comptes. Toute dépense engagée ou tout fond perçu doit être porté dans les livres comptables de l’entreprise. Ainsi, même lorsqu’une facture attestant une opération (achat d’un bien ou service) effectuée par l’entreprise n’est pas encore à la disposition de celle-ci, les règles comptables imposent que cette charge soit mentionnée dans les données comptables : on parle de factures non parvenues.

De quoi s’agit-il réellement ? Quel est le processus comptable à suivre en cas de factures non parvenues ? Quel est l’impact de ces dernières sur la comptabilité et la gestion de l’entreprise en général ? Découvrez les réponses de ces différents questionnements dans cet article.

Également connue sous le nom de facture à recevoir, une facture non parvenue (FNP) porte sur un bien ou service livré à une entreprise durant un exercice comptable, mais sans que la facture du fournisseur ait été réceptionnée avant la clôture de cet exercice. En d’autres termes, une facture non parvenue existe lorsqu’il y a un décalage entre la prestation (livraison de bien ou offre de service) dont a bénéficié l’entreprise avant l’arrêt des comptes et l’émission de facture qui est réalisée par la société fournisseur après la clôture des comptes.

Les biens ou services ont donc été bel et bien reçus, mais sans le document justificatif, notamment la facture, pouvant permettre leur comptabilisation avant la clôture de l’exercice. Dans la vie d’une entreprise, il arrive souvent que de tels décalages se produisent. Cela se produit en particulier pour les prestations de sous-traitances qui sont souvent facturées le mois suivant leur fourniture.

À titre illustratif, il y a factures non parvenues lorsque :

• Des marchandises ont été réceptionnées par l’entreprise et normalement enregistrées dans ses stocks, mais la société fournisseur a omis de produire la facture avant l’arrêt des comptes. C’est notamment le cas lorsqu’une entreprise a reçu une livraison de marchandises un 29 décembre, a clôturé son exercice comptable le 31 décembre, mais n’a réceptionné la facture correspondante que le 2 janvier de la nouvelle année ;
• Des prestations ont été effectivement fournies à l’entreprise par une société qui n’a pas envoyé sa facture avant l’arrêt des comptes.

Ne pouvant bien évidemment pas être reportée sur l’exercice suivant, la facture non parvenue est quand même prise en compte, mais d’une manière bien spécifique.

Qu’il s’agisse de marchandises stockées ou de prestations de service à l’entreprise, les factures non parvenues à la date de clôture d’un exercice comptable doivent faire l’objet d’écritures de régularisation. Les entreprises doivent en effet intégrer les charges même si celles-ci sont facturées ultérieurement. Pour ce faire, la comptabilité de l’entreprise a à sa disposition le compte 408 et ses subdivisions. En fin d’exercice, le recensement des factures non parvenues fait partie des opérations d’inventaires comptables.

Les factures non parvenues sont représentées en comptabilité par le compte 408 intitulé « Fournisseurs-Factures non parvenues » qui comprend plusieurs subdivisions se présentant comme suit :

• Compte 4081 : factures non parvenues de fournisseurs de biens et services. Toutes les factures à recevoir de ces fournisseurs seront ainsi enregistrées dans ce compte ;
• Compte 4084 : factures non parvenues de fournisseurs d’immobilisations ;
• Compte 4088 : factures non parvenues d’intérêts de fournisseurs. Ce compte sert en effet à enregistrer les éventuelles pénalités générées par des retards de paiement. Généralement, il s’agit de pénalités de retard qui se révèlent exigibles sans qu’un rappel de l’entreprise fournisseur soit nécessaire. Les règles comptables exigent que le montant théorique des indemnités de retard de paiement comptabilisées dans le compte 4088 soit évalué fournisseur par fournisseur et non de façon globale.

Seront également utilisés le compte de charges correspondant à la livraison et le compte TVA à régulariser, notamment le compte 44586.

En fin d’exercice comptable, la comptabilisation des factures non parvenues se déroule comme suit :

Pour commencer, on débite le compte de charge (compte 6) relatif au montant hors taxe des biens ou services. On débite ensuite le compte 44586 intitulé « TVA à régulariser » dans le cas où l’entreprise est autorisée à récupérer la TVA sur la base de la facture. Si tel n’est pas le cas, la TVA est comptabilisée dans le compte 6 ci-dessus mentionné.

Pour finir, on crédite le compte 408 pour le montant toutes taxes comprises (TTC).

À l’ouverture d’un nouvel exercice comptable, un principe simple s’applique : les factures non parvenues sont extournées. En d’autres termes, les écritures de factures non parvenues sont contre-passées le premier jour de l’exercice suivant la clôture. Ces dernières doivent être comptabilisées dans le sens inverse par l’entreprise afin de les annuler en début du nouvel exercice comptable. L’opération peut se réaliser de façon manuelle ou avec l’aide des fonctions d’extourne automatique des logiciels de comptabilité.

Pour finir, lorsque la facture de l’entreprise fournisseur du bien ou service est réceptionnée, elle est normalement comptabilisée et tout revient en ordre.

Dans les comptes annuels de l’entreprise, le montant total TTC des factures non parvenues figure au passif du bilan. Ces dernières représentent en effet des dettes de l’entreprise à l’égard du tiers fournisseur du bien ou service qui dispose ainsi d’une créance. Le service ayant été rendu ou la marchandise livrée, la dette de l’entreprise bénéficiaire devient certaine, bien que non échue.

Les factures non parvenues étant assimilées à des dettes fournisseurs, elles doivent être classées dans un ordre spécifique dans l’annexe comptable. Les règles comptables imposent en effet que ce type de dettes soit classé en fonction de la durée restant à courir jusqu’à leur échéance. On peut ainsi retrouver :

• Les dettes à moins d’un an ;
• Les dettes entre 1 et 5 ans ;
• Les dettes à plus de 5 années.

L’existence des factures non parvenues en fin d’exercice comptable n’est pas sans impacts. Ces derniers se retrouvent aussi bien sur le plan de la comptabilité que sur le plan de la gestion de l’entreprise en général.

Les factures non parvenues (fnp) permettent de constater par avance les charges liées à un exercice comptable, mais qui ne seront facturées qu’au cours de l’exercice prochain. Leur prise en compte permet ainsi d’intégrer dans le résultat d’un exercice comptable toutes les charges nées au cours dudit exercice. Les factures non parvenues ou factures à recevoir augmentent donc les charges du compte de résultat.

L’existence des factures non parvenues entraine des tâches ou travaux supplémentaires à exécuter par le service de comptabilité de l’entreprise. Ce type de factures nécessite en effet un traitement comptable spécifique au cours de l’inventaire précédant l’arrêt des comptes. Comptabiliser une facture non parvenue requiert une évaluation qui se fera sur la base des bons de commande ou des factures équivalentes de l’entreprise fournisseur du bien ou service. Les dirigeants de l’entreprise doivent alors considérer l’ensemble des spécificités liées aux factures non parvenues (fnp) dans leur prise de décision.

L'absence de facture est souvent due à une négligence ou un oubli du fournisseur. Pour réduire le nombre de factures non parvenues, la meilleure solution est donc de suivre scrupuleusement l'ensemble de ses dépenses et de s'assurer qu'à chacune d'entre elle est attachée une facture. Le compte professionnel Qonto inclut cette fonctionnalité dans l'ensemble de ses offres. N'oubliez plus aucune facture et gagnez du temps sur votre comptabilité !