Experts-comptables, comment renforcer la collaboration avec vos clients ?

En tant qu’expert(e) comptable, vous êtes le partenaire privilégié des dirigeantes et dirigeants d’entreprise.

De la tenue des comptes de l’entreprise, à la gestion comptable quotidienne, en passant par l’accompagnement sur des sujets stratégiques et la réalisation d’audit… Vous êtes sur tous les fronts.

Mais pour mener à bien votre mission, vous devez instaurer une collaboration fructueuse avec vos clients.

Sans cela, vous risquez de perdre du temps sur des tâches répétitives et ne pouvez pas concentrer votre énergie à l’accomplissement de missions plus valorisantes, à forte valeur ajoutée.

Alors, comment améliorer la collaboration avec sa clientèle ? Et quelles sont les solutions qui s’offrent à vous pour accélérer la clôture de leur pré-comptabilité ? Nous faisons le point dans cet article.

En tant qu’expert-comptable, vous n’êtes pas un simple prestataire, vous êtes un véritable allié de l’entreprise.

Tisser une relation de confiance et mettre en place une collaboration efficace avec vos clients est donc essentiel pour accomplir votre mission.

Mais qu’est-ce qu’une bonne collaboration précisément ? Il s’agit tout simplement d’une communication fluide, efficace, qui vous permet de mener à bien vos tâches sans frictions, et qui est rassurante pour le client.

Voici en détail les avantages qu’elles offrent pour le cabinet comptable comme pour les entreprises.

Quel expert-comptable n’a jamais dû gérer une transaction non justifiée, un relevé de compte manquant ou bien un justificatif non valable, à la dernière minute ?

Ces situations engendrent de nombreuses frictions et font perdre un temps précieux sur l’accomplissement de tâches comme la clôture de la pré-comptabilité et la saisie des écritures comptables.

En collaborant efficacement avec votre client, vous limitez les relances de dernière minute et simplifiez votre travail au quotidien.

Grâce au temps gagné sur les tâches répétitives, vous pouvez vous concentrer pleinement sur votre cœur de métier : l’accompagnement stratégique des entreprises.

En tant qu’expert-comptable, vous êtes doté d’une expertise pointue sur des problématiques d’ordre social, fiscal, et même juridique. Il n’est donc pas rare que le dirigeant vous demande de l’épauler sur des sujets en dehors de la sphère comptable comme notamment :

• la création du business plan ;
• le choix du statut juridique ;
• la recherche de financements ;
• la rédaction de certains contrats.

D’ailleurs, selon une étude menée par Captain Contrat et Opinion Way, 68 % des TPE–PME se tournent plus souvent vers leur expert-comptable lorsqu’ils ont un besoin lié à la gestion globale de leur entreprise, contre 30 % seulement vers un avocat. Un chiffre qui montre à quel point l’expert-comptable est un partenaire de confiance pour le dirigeant.

Une bonne collaboration avec votre client vous aide à réduire le temps passé sur des tâches de production comptable pure.

Vous gagnez en productivité et pouvez alors traiter plus de dossiers, ce qui a un impact positif sur la croissance et la rentabilité de votre cabinet.

Une collaboration fructueuse valorise l’image et le dynamisme du cabinet. C’est aussi un excellent moyen de rester attractif et compétitif. Il s’agit d’un atout non négligeable lorsque l’on sait que ce secteur est très concurrentiel, avec 21 155 experts-comptables et 18 785 sociétés ou associations d'expertise en 2022, selon le Conseil national de l'Ordre des experts-comptables (CNOEC).

En résumé, une collaboration efficace entre l’expert-comptable et son client vient créer une belle boucle vertueuse. Le comptable gagne du temps sur les tâches chronophages et peut alors traiter plus de dossiers et/ou se consacrer pleinement à l’accompagnement des dirigeants. Le client se sent compris, rassuré, accompagné. Il est fidélisé et fait rayonner l’image de marque du cabinet. Le cabinet développe sa clientèle et génère plus de profit.

Le saviez-vous ? Trouvez dès maintenant le bon comptable près de chez vous grâce à notre annuaire des comptables.

Maintenant que nous avons fait le point sur tous les avantages, voyons en détail les bonnes pratiques pour mettre en œuvre une collaboration efficace entre l’expert-comptable et son client.

Votre cabinet a mis en place des outils numériques pour simplifier la collaboration avec la clientèle ?

C’est une excellente initiative, mais il faut aussi veiller à ce que chaque collaborateur soit bien formé à ces outils, de façon à ce que tout le monde ait le même niveau d’information et puisse adopter la même méthodologie de travail avec les clients.

Vous avez recruté un nouvel expert-comptable dans votre cabinet ? Prenez le temps d’organiser un onboarding complet, avec un temps spécifique à ce sujet.

D’ailleurs, les experts-comptables sont déjà bien conscients de l’importance de la digitalisation pour la profession. 15 % d’entre eux considèrent le fait de se former aux outils informatiques comme une priorité pour ces prochaines années, selon une étude réalisée par Dext. 

Vous venez d’accueillir un nouveau client ? Avant de débuter la collaboration, il est primordial de définir le cadre de votre mission et de poser les bases d’une bonne communication.

Mieux vaut éviter d’envoyer un contrat par e-mail, sans explications ni précisions. Votre client n’est probablement pas à l’aise avec la comptabilité, et les contrats sont souvent truffés de jargon et de termes techniques.

N'hésitez pas à être très pédagogue et à prendre le temps d’expliquer certains points essentiels à une bonne collaboration, à savoir :

• le fonctionnement du cabinet ;
• le périmètre des prestations que vous réalisez ;
• ce qui est attendu de la part du client (les documents à fournir, les délais, la façon dont ils doivent être échangés…) ;
• les outils utilisés ;
• votre politique tarifaire.

L’idéal reste de programmer une réunion de démarrage afin de pouvoir échanger de vive voix et répondre à toutes les questions de vos clients.

L’onboarding client peut prendre un peu temps, mais ce temps est nécessaire pour partir sur de bonnes bases et créer une collaboration efficace sur le long terme.

N’hésitez pas non plus à éduquer vos clients sur l’usage de fonctionnalités très utiles comme l’outil de facturation ou le dépôt des justificatifs. La collaboration n’en sera que plus efficace. 

Pour préparer la comptabilité de vos clients, vous avez besoin d’accéder à plusieurs informations, comme notamment :

• les relevés bancaires, l’historique des transactions ;
• les documents justificatifs comme les factures d’achat, les reçus, etc.

Or, vous avez peut-être des difficultés à les obtenir dans les temps et perdez du temps sur la réalisation des travaux comptables.

Pour limiter les relances et les échanges d’e-mail incessants avec vos clients, plusieurs solutions s’offrent à vous :

- Vous pouvez définir des délais d’envoi avec votre client pour limiter les oublis.

Cette option n’est pas la plus pertinente, car il y a toujours un risque que les délais ne soient pas respectés. Elle fait aussi peser une charge mentale supplémentaire sur le dirigeant ou son équipe administrative.

- Vous récupérez les données bancaires de vos clients en toute autonomie.

C’est probablement l’alternative la plus intéressante, car elle vous permet d’avancer sur vos tâches comptables de façon autonome, sans devoir attendre que votre client vous communique les pièces dont vous avez besoin.

Pour cela, vous pouvez mettre en place une liaison EBICS avec jedeclare.com. Cette solution a l’avantage d’être très sécurisée et fiable. La liaison est activable en quelques jours, et vous récupérez automatiquement les relevés bancaires dans votre outil de production comptable.

Une autre alternative est de se connecter à un compte pro qui dispose d’une intégration (ou API) avec votre outil de production comptable.

L’utilisation du protocole EBICS vous permet de collecter les relevés de comptes de vos clients. Néanmoins, ils doivent tout de même transmettre les justificatifs, que ce soit en vous les envoyant par e-mail ou en les déposant sur un espace partagé.

Le problème, c’est qu’il arrive souvent qu’un justificatif manque à l’appel. Or, vous ne pouvez pas commencer la comptabilité de vos clients tant que toutes les transactions ne sont pas dûment justifiées. Vous devez alors prendre le temps de :

• identifier tous les justificatifs manquants, pour chacun de vos clients ;
• relancer, chacun d’entre eux, par e-mail ou par téléphone, sans oublier de bien mentionner toutes les transactions pour lesquelles ils manquent un justificatif ;
• suivre les réponses de vos clients, et parfois les relancer à plusieurs reprises jusqu’à obtenir les documents voulus.

Pour éviter les frictions, la solution idéale est d’utiliser un outil permettant d’identifier en un clic tous les justificatifs manquants et d’automatiser les relances.

Qonto a créé une toute nouvelle interface pour les experts-comptables, le Portail comptabilité. Les professionnels disposent d’un identifiant unique pour se connecter à leur espace et peuvent accéder à la liste des comptes de tous leurs clients. Il leur est alors possible de jongler d’une entreprise à une autre en un clic seulement. Ils ont aussi la possibilité de visualiser, en quelques clics, l’ensemble des justificatifs manquants et d’envoyer des relances groupées.

 

Un gain de temps non négligeable lorsque l’on sait que le temps moyen de récupération des justificatifs est de 48 heures. Libérés de cette tâche chronophage, ils peuvent enfin se concentrer sur l’essentiel : le conseil et l’accompagnement personnalisé des entreprises.

Des milliers de collaborateurs comptables recommandent Qonto et gagnent plus de 2 jours par mois sur leurs tâches quotidiennes : certificat de dépôt de capital en 72 h, liaison EBICS en 24 h et clôtures de comptes accélérées. Découvrez Qonto, le compte pro pensé pour simplifier la collaboration avec vos clients.