Tout savoir sur la facture numérique

Les entreprises sont nombreuses à vouloir digitaliser certains de leurs process traditionnels pour gagner en simplicité et en productivité. Parfois, ce sont aussi les évolutions réglementaires qui font avancer la transformation digitale. Ce sera le cas très prochainement avec la mise en place progressive de la facture électronique.

Prochainement, toutes les entreprises assujetties à la TVA en France devront ainsi être en mesure de recevoir des factures au format électronique. Les grandes entreprises devront également les émettre. Cette obligation d’émission d’e-factures sera étendue aux entreprises de taille intermédiaire selon le calendrier défini.

Dans cet article, nous allons nous pencher sur le concept de facture numérique et sa définition. Nous prendrons également le temps de passer en revue les principales différences entre une facture numérique, une facture dématérialisée et une facture électronique. La nuance entre ces différents termes est en effet importante à appréhender dans la perspective de la réforme. Enfin, nous aborderons un sujet primordial : comment bien choisir votre outil de création de factures électroniques !

On parle généralement de facture numérique lorsqu'on fait référence à la version dématérialisée d'une facture traditionnelle. 

Cela peut donc désigner autant une version scannée d’une facture papier qu’une facture directement générée dans un format numérique. 

La généralisation de la facture numérique au sein des entreprises s’accompagne de nombreux bénéfices : 

• une meilleure organisation comptable ;
• une gestion quotidienne plus efficace ;
• une vision d'ensemble plus claire.

En plus de cela, la facture numérique permet d'optimiser les coûts en entreprise. Son envoi est gratuit et ne nécessite pas de papier ni d'affranchissement pour un envoi par courrier.

Enfin, ce nouveau process d'envoi et de partage des factures est un précieux moyen de préserver notre environnement. Grâce à la facture numérique, on réduit à la fois les émissions de gaz à effet de serre et la production de déchets.

De la même manière qu'une facture traditionnelle, certains éléments doivent obligatoirement figurer sur vos factures dématérialisées. Les informations à mentionner sur votre facture numérique sont donc identiques à celles d’une facture papier :

• la date de la facture ;
• le numéro de la facture ;
• la nature de la transaction (livraison de biens ou prestation de service) ;
• les coordonnées et le nom du client (dénomination sociale, SIREN/SIRET, adresse postale du siège social) ;
• les coordonnées et le nom du fournisseur (dénomination sociale, SIREN/SIRET, adresse postale du siège social) ;
• le montant total dû ;
• le numéro d'identification à la TVA.

Le terme dématérialisé fait référence à quelque chose qui n'est ni physique ni palpable. On parle de facture dématérialisée pour désigner une facture qui n'existe que sous forme numérique. 

Pour obtenir une facture dématérialisée, il suffit de scanner une facture qui existe déjà sous format papier. Les avantages de posséder une facture dématérialisée sont divers : faciliter leur stockage et simplifier leur envoi par email aux clients, par exemple.

Contrairement à la facture dématérialisée, la facture électronique est générée via un logiciel de facturation 100% digital et transmise par l’intermédiaire d’une plateforme de dématérialisation partenaire (PDP) reconnue par l’État ou via le portail public de facturation (PPF). 

L'objectif de cette plateforme de facturation étant d'envoyer et de recevoir des factures conformes à la réglementation française en vigueur. 

Ce type de facture contient exactement les mêmes informations qu'une facture traditionnelle, auxquels s’ajoutent des métadonnées enregistrées sous un format spécifique.

Facture numérique et facture électronique ne sont pas synonymes. La différence fondamentale entre une facture numérique et la facture électronique réside dans leur mode de création et d'envoi.

En résumé, une facture numérique remplace la traditionnelle facture papier. Elle doit mentionner les mêmes informations qu'une facture papier et peut être téléchargée via un site web ou bien envoyée par email. De plus, elle possède la même valeur qu’une facture papier. 

Quant à la facture électronique, elle dépend obligatoirement d'une plateforme reconnue par l'État. Elle est émise dans un format électronique structuré permettant son traitement automatique, ainsi que la transmission des données à l’administration fiscale.

L'État français a déjà amorcé la première phase de sa réforme concernant la génération de factures électroniques. Si vous vous demandez quels sont les objectifs de cette réforme, la digitalisation des factures permet de :

• contrôler la conformité des factures ;
• simplifier la comptabilité des entreprises ;
• transmettre plus facilement ses données comptables à l'administration fiscale ;
• faciliter la déclaration de TVA ;
• lutter contre la fraude fiscale.

Mise en œuvre depuis l'année 2020 pour les entreprises travaillant pour la sphère publique, la facture électronique se généralisera bientôt aux autres entreprises assujetties à la TVA en France, pour les échanges B2B. 

Pour le moment, seules les entreprises travaillant pour des donneurs d'ordre public ont donc l'obligation d'utiliser la facture électronique. 

Néanmoins, toutes les entreprises françaises, peu importe leur taille, doivent se préparer à la nouvelle réforme afin d'être en règle le moment venu.

La généralisation de la facturation électronique va progressivement se généraliser. La Loi de Finances 2024 a défini le calendrier de la facturation électronique :

• à partir du 1er septembre 2026 : obligation d'émission pour les grandes entreprises et les ETI / obligation de réception pour toutes les entreprises ;
• à partir du 1er septembre 2027 : obligation d'émission pour les TPE-PME.

Afin de simplifier et d'optimiser la gestion de leur comptabilité, les entreprises sont amenées à choisir une plateforme de dématérialisation partenaire (PDP) ou à travailler avec le portail public de facturation (PPF).

La première étape consiste à s'interroger sur les besoins de l'entreprise. 

Analysez votre process actuel pour savoir ce que vous souhaitez garder et faites le point sur les fonctionnalités qui pourraient vous manquer. 

Une fois que vous aurez en tête ces fonctionnalités, vous serez plus à même de choisir parmi les offres des différentes plateformes qui existent sur le marché.

Qonto intègre de nombreux outils pour faciliter la gestion financière de votre entreprise, notamment la gestion de votre facturation fournisseurs et votre facturation client. Grâce à la dématérialisation, le traitement des factures est automatisé et simplifié. Vous souhaitez en savoir plus ? Planifiez dès maintenant votre démo !

Évidemment, la question du budget est essentielle lorsqu'il s'agit d'optimiser la rentabilité de son entreprise. 

En fonction des offres et des fonctionnalités proposées par les plateformes, différents prix sont pratiqués. L'essentiel est de trouver une plateforme dont les coûts mensuels ou annuels respectent votre budget. 

Avant de prendre votre décision, pensez à calculer la rentabilité de votre investissement !

Enfin, le dernier conseil que nous avons à vous prodiguer lorsqu'il s'agit de choisir entre différentes solutions est de miser sur l'intuitivité. 

Il est primordial que l'équipe assurant la gestion quotidienne de votre entreprise puisse facilement prendre en main cette nouvelle plateforme. 

Tournez-vous donc vers une plateforme à l'expérience utilisateur soignée qui ne s'éloigne pas trop de votre environnement comptable actuel.