Des erreurs peuvent se glisser dans les factures, comme une faute de frappe ou l'oubli d’une mention obligatoire. Heureusement, il est possible d'annuler une facture initiale.
La méthode dépend du motif de l’annulation et du paiement ou non de la facture d'origine. Découvrez comment procéder.
Conformément à l'article L123-22 du Code de commerce, la suppression d’une facture émise dans le cadre de la vente d'un bien ou d'une prestation de service est interdite. La suppression d’une facture est même une infraction fiscale.
Supprimer une facture initiale créerait une incohérence dans votre comptabilité. Il n’est pas non plus possible de sortir une facture client de votre comptabilité.
Par ailleurs, les logiciels de facturation et de caisse doivent garantir l’inaltérabilité des opérations enregistrées.
En effet, vous ne pouvez ni modifier ni supprimer une facture créée à l’aide d’un logiciel de facturation. Ce sera également le cas avec la mise en place de la facturation électronique obligatoire entre professionnels assujettis à la TVA et établis en France.
La facturation électronique deviendra progressivement obligatoire dès 2026.
Vous avez la possibilité de recourir à un audit externe pour vous assurer du suivi des bonnes pratiques pour la tenue de votre comptabilité.
Plusieurs options s’offrent alors à vous pour annuler une facture :
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Il vous faut procéder à la création d'une facture rectificative pour modifier ou annuler une facture non acquittée d'une vente ou prestation de service. Elle vient remplacer la précédente facture.
La facture rectificative reprend les informations de la facture originale tout en corrigeant les éléments manquants ou erronés. Elle reprend toutes les mentions obligatoires d’une facture traditionnelle.
Par ailleurs, elle doit avoir son propre numéro respectant ainsi le principe de la numérotation chronologique et non reprendre le numéro de la facture initiale.
La numérotation des factures doit se faire à la date d'émission du document et doit respecter certaines règles :
Vous devez également numéroter chaque page lorsque la facture contient plusieurs pages. Chaque page doit aussi contenir le numéro de la facture.
Par ailleurs, cette nouvelle facture a l'obligation indiquer certaines mentions supplémentaires pour être conforme :
Ensuite, il vous suffit d’envoyer la nouvelle facture à votre client.
Votre entreprise doit émettre une facture d’avoir (ou note de crédit) lorsque la facture d’origine a déjà été réglée, mais qu’elle comporte une erreur sur le montant à payer.
Par exemple, votre entreprise peut avoir oublié de prendre en compte un rabais ou une remise sur le montant de la prestation de services ou de la vente de biens lors de l'émission de la facture.
Ce document permet d’annuler totalement ou partiellement une facture erronée déjà acquittée. Le client peut ainsi obtenir le remboursement total ou partiel de la facture.
Cette nouvelle facture affiche donc un montant négatif.
La facture d’avoir obéit à la même réglementation qu’une facture classique. Elle a son propre numéro et comporte les mêmes mentions obligatoires. Toutefois, elle doit indiquer deux mentions supplémentaires pour être valable. À savoir :
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Il arrive régulièrement que l’émission d’une facture rectificative entraîne des incohérences ou des doubles lors de l'enregistrement des factures dans la comptabilité.
Or, il est impossible de supprimer une facture annulée même si celle-ci a été comptabilisée deux fois.
Il est important de suivre les règles relatives à la numérotation pour éviter les doublons. Une facture correctement référencée est plus facilement retrouvée et peut alerter le logiciel en cas de doubles opérations par l'équipe comptable.
L'utilisation d'un logiciel de comptabilité permet généralement d'éviter les doublons.
En cas de doublons, la solution est d'extourner la facture. Cette procédure consiste à réaliser l’opération inverse, c’est-à-dire de « passer le document à l’envers » par rapport à sa première saisie. En pratique :
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Il peut arriver que vous commettiez une erreur entraînant une taxe sur la valeur ajoutée (TVA) non due. En effet, la facture client peut indiquer un montant erroné ou un taux de TVA supérieur à celui normalement applicable par exemple.
L’administration fiscale vous autorise à récupérer la TVA facturée à tort dès lors que vous avez envoyé une facture d’avoir. Celle-ci doit comporter :
Vous pourrez alors déduire la TVA facturée à tort. Le montant de la TVA à régulariser sera à indiquer sur votre déclaration de TVA à la ligne « autre TVA à déduire ».
Il est possible de demander un remboursement au service des impôts lorsque la TVA collectée est insuffisante pour déduire la TVA facturée à tort.
Votre client devra reverser la TVA indûment déduite en corrigeant sa déclaration de TVA lors de la réception de la facture rectificative.
Qonto met à votre disposition un logiciel de facturation en ligne afin d’éviter les erreurs lors de l'établissement de vos factures clients. Il vous permet également d’émettre des factures rectificatives et des factures d’avoir en quelques clics pour corriger un éventuel oubli.
De plus, le logiciel proposé par Qonto assure la gestion et le suivi de vos paiements pour faciliter la gestion de votre trésorerie et réduire le risque d'impayés.
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