Logiciel de facturation obligatoire ou non : faut-il se doter d’un tel outil ?

Encore tolérées aujourd’hui, les factures créées sur Excel ou à la main ne seront bientôt plus conformes. Avec la généralisation de la facture électronique, l’usage d’un logiciel de facturation s’impose progressivement à toutes les entreprises.

Alors, l’utilisation d’un logiciel de facturation est-elle obligatoire ? Que dit la loi ? Et comment choisir un outil conforme et adapté à votre activité ? Qonto fait le point pour vous.

À ce jour, il n’existe pas de loi qui impose formellement l’usage d’un logiciel de facturation pour toutes les entreprises. Il reste donc possible de créer ses factures manuellement à condition qu’elles contiennent les mentions obligatoires prévues par la loi.

Toutefois, cette liberté est de plus en plus encadrée. En effet, la loi anti-fraude à la TVA impose déjà aux entreprises assujetties à la TVA qui utilisent un système de caisse d’employer un logiciel sécurisé, certifié ou conforme depuis 2018 .

De même, l’approche de l’entrée en vigueur de la réforme de la facture électronique rend l’utilisation d’un logiciel de facturation quasi incontournable, puisqu’il faudra bientôt transmettre ses données fiscales sous forme structurée.

Il est encore possible d’émettre des factures avec Excel, mais cela présente plusieurs limites :

• Excel ne garantit ni l’inaltérabilité ni la traçabilité des données, deux exigences clés de la réforme à venir ;
• cet outil ne permet pas d’assurer l’automatisation du e-reporting, ni la transmission vers les plateformes officielles ;
• les factures créées sur tableur ne pourront pas être transmises telles quelles via une Plateforme Agréée (PA), anciennement Plateforme de Dématérialisation Partenaire (PDP).

La tolérance actuelle prendra fin avec l’entrée en vigueur de la facturation électronique obligatoire. Seules les solutions interopérables avec une PA et capables d’émettre au format Factur-X, au format UBL ou au format CII seront considérées comme conformes.

La réforme de la facturation électronique découle de l’ordonnance du 15 septembre 2021. Elle prévoit l’obligation d’émettre et de recevoir des factures électroniques entre entreprises.

Son déploiement se fera en plusieurs étapes :

• 1er septembre 2026 : obligation de réception pour toutes les entreprises et obligation d’émission pour les grandes entreprises et les ETI ;
• 1er septembre 2027 : obligation d’émission pour les PME et TPE.

Ce calendrier progressif laisse le temps aux entreprises de s’équiper, même s’il est recommandé de préparer la transition dès maintenant.

Avec la réforme de la facturation électronique, les entreprises devront :

• émettre leurs factures sous un format électronique structuré (UBL, CII ou Factur-X) ;
• passer par une plateforme agréée par l’État pour envoyer et réceptionner les e-facture ;
• réaliser des obligations de e-reporting pour transmettre les informations vers l’administration fiscale sous forme de rapport.

Un logiciel de facturation électronique conforme devient donc l’outil central pour répondre à ces nouvelles obligations, tout en garantissant la fluidité et la conformité des échanges.

Opter pour un logiciel de facturation n’est pas qu’une simple question de conformité. C’est aussi un levier de productivité et de fiabilité destiné à améliorer la gestion de son entreprise.

Voici les principaux bénéfices :

• conformité automatique : mentions légales, numérotation des factures, archivage et TVA sont gérés automatiquement selon les normes en vigueur ;
• gain de temps : génération rapide des devis et des factures, duplication des documents, et relances automatisées ;
• suivi en temps réel : visualisation du statut des factures (envoyée, en attente, payée) et meilleure prévision de trésorerie ;
• réduction des erreurs : grâce aux contrôles intégrés et aux calculs automatisés, les risques d'incohérence sont largement réduits ;
• intégration comptable : connexion possible avec votre logiciel comptable pour fluidifier les échanges ;
• préparation à l’e-invoicing : certains outils sont déjà compatibles avec les plateformes agréées.

Chez Qonto, par exemple, le module de facturation intégré permet aux entrepreneurs de créer, envoyer et suivre leurs factures depuis la même interface que leur compte professionnel. Une manière de simplifier la facturation tout en facilitant la gestion de trésorerie.

Le premier critère consiste à vérifier la conformité avec les normes fiscales françaises. Le logiciel doit :

• permettre l’émission de factures respectant les mentions obligatoires ;
• garantir l’inaltérabilité des données ;
• être prêt pour la facturation électronique.

Il doit pouvoir produire des documents structurés compatibles avec la réforme et assurer l’interopérabilité avec une Plateforme Agréée.

Une interface ergonomique et intuitive permet de :

• créer des devis et des factures rapidement ;
• les modifier en quelques clics ;
• suivre l’avancée des paiements sans multiplier les manipulations.

Pour les indépendants, micro-entrepreneurs ou dirigeants de TPE, la simplicité d’usage est souvent décisive, car elle évite les tâches chronophages et permet de gagner du temps au quotidien.

Un bon logiciel de facturation doit répondre aux besoins opérationnels de l’entreprise.

Voici quelques exemples de fonctionnalités essentielles de cet outil :

• personnalisation des factures ;
• gestion des devis ;
• relances automatiques ;
• application de la TVA ;
• archivage sécurisé ;
• suivi en temps réel des paiements ;
• export comptable.

Un logiciel de facturation efficace doit s’intégrer facilement à l’écosystème de l’entreprise (banque, comptabilité, CRM, etc.).

Une bonne interopérabilité :

• évite les doubles saisies ;
• sécurise les données ;
• améliore la cohérence entre la facturation et les autres processus administratifs.

Qonto propose un logiciel de facturation en ligne gratuit pour accompagner les entreprises dans leur transition vers la facturation électronique.

Accessible avec ou sans compte professionnel, cet outil est conçu pour permettre aux entrepreneurs de créer, gérer et suivre leurs factures en quelques clics.

Avec Qonto Facturation, vous pouvez :

• créer et envoyer des devis et factures personnalisés, en illimité, adaptés à l’identité de votre entreprise (logo, couleurs, mentions obligatoires) ;
• suivre le statut des factures en temps réel (émises, reçues, acceptées, payées) pour garder une visibilité sur vos encours ;
• centraliser vos factures clients et fournisseurs ;
• relancer vos clients en un clic en cas de retard de paiement, une fonctionnalité essentielle pour réduire les délais d’encaissement.

Le plus ? Qonto est une Plateforme Agréée par l’État qui permet déjà d’émettre et de recevoir des factures électroniques 100 % conformes.