Mail de relance de facture impayée : le guide

Lorsqu’un client ne vous paie pas en temps et en heure, il est important de lui envoyer une relance pour recouvrer vos créances au plus tôt. Le plus simple est d’envoyer un mail de relance de facture impayée. 

Avec le ton approprié, il permet de réclamer le paiement dû tout en maintenant votre bonne relation commerciale. Découvrez comment préparer vos mails de relance pour sécuriser la santé économique de votre entreprise.

Le succès de vos relances repose sur votre rapidité d’action et sur le contenu de votre mail de relance de facture impayée. Plus le retard de paiement est long, moins la facture a de chance d’obtenir un règlement.

Cet exercice délicat est primordial pour obtenir le règlement de vos factures. Le mail est souvent davantage apprécié par vos clients. Il est le début d’une procédure de recouvrement amiable et semble moins strict qu’une lettre de relance.

Par ailleurs, il est important de changer le contenu du mail de relance de facture impayée selon le niveau de retard de votre client (votre débiteur). Le premier retard peut être un simple oubli. Il est important de rester courtois et d’employer un ton plutôt informatif.

En revanche, pour les relances suivantes, il vous faudra être plus formel tout en restant poli. En effet, il serait dommage de rompre une relation d’affaires pour un retard qui peut simplement faire suite à une mauvaise passe (par exemple des problèmes de trésorerie) ou à une omission.

Il n’existe pas d’obligations légales quant au contenu des mails de relance de facture impayée. Toutefois, pour obtenir le règlement, il est primordial de mentionner certaines informations :

• les informations sur la facture (numéro et date de la facture) ;
• le montant de la facture impayée ;
• les éventuelles pénalités de retard ;
• la date d’échéance du paiement ;
• le délai accordé pour le règlement.

Pensez à rester poli et courtois en toutes circonstances. Il est important de préserver une bonne entente avec vos clients surtout si vous souhaitez poursuivre vos relations d’affaires. Ceux-ci ne sont pas forcément de mauvaise foi. Il peut juste s’agir d’un oubli.

Toutefois, soyez assez ferme pour que votre courriel soit pris au sérieux !

Voici trois modèles de mails de relance :

• 1er modèle de relance facture ;
• 2ème mail de relance ;
• 3ème mail de relance.

Si vous ne savez pas comment procéder pour l'envoi d'un mail de relance de facture impayée, voici un modèle dont vous pouvez vous inspirer.

« Objet du mail : Première relance de facture impayée

Bonjour Madame ou Monsieur…,

Je me permets de vous contacter au sujet de la facture n°… d’un montant de … euros TTC, que vous trouverez en pièce-jointe. Cette facture datée du … est arrivée à échéance le …

Sauf erreur ou omission de notre part, il semble que nous n’ayons pas encore reçu le paiement de cette facture.

Il ne s’agit probablement que d’un simple oubli. C’est pourquoi nous vous saurions gré de bien vouloir solder votre facture dans les plus brefs délais.

Si toutefois votre règlement nous était parvenu avant l’envoi de ce mail, nous vous prions de ne pas en tenir compte.

Par ailleurs, si vous rencontrez des difficultés pour payer cette facture, nous vous invitons à nous contacter par retour de mail ou au numéro suivant…

Par avance, je vous remercie.

Cordialement,

Signature »

Si votre première relance demeure sans réponse et sans paiement, rappelez dans cette deuxième relance les informations sur la facture et le mail précédent. Par exemple :

« Objet du mail : Deuxième relance de facture impayée

Bonjour Madame ou Monsieur…,

Nous constatons avec regret que vous n'avez pas donné suite à notre précédent e-mail de relance. La facture n°… d’un montant de … euros TTC, que vous trouverez de nouveau en pièce jointe, n'a toujours pas été réglée. Cette facture datée du … est arrivée à échéance le …

Nous vous saurions gré de bien vouloir solder votre facture dans les plus brefs délais.

Si toutefois votre règlement nous était parvenu avant l’envoi de cet e-mail, nous vous prions de ne pas en tenir compte.

Par avance, je vous remercie.

Cordialement,

Signature »

Le troisième et dernier mail de relance de facture impayée doit être plus formel. Pensez à préciser les précédentes démarches effectuées, l’éventuelle application des pénalités de retard et les futurs recours : mise en demeure, recours à une société de recouvrement, recours à un commissaire de justice ou à une action en justice. Par exemple :

« Objet du mail : Dernière relance de facture impayée

Bonjour Madame ou Monsieur…,

Nous constatons avec regret que vous n'avez pas donné suite à nos précédents e-mails de relance. La facture n°… d’un montant de … euros TTC, que vous trouverez de nouveau en pièce-jointe, n'a toujours pas été réglée. Cette facture datée du … est arrivée à échéance le …

Nous vous prions de bien vouloir procéder à son paiement sous huitaine.

Nous tenons à vous préciser que cette relance est la dernière avant mise en demeure et recouvrement.

À titre informatif, et ce conformément à nos Conditions Générales de Vente, le montant de la facture pourra être majoré des clauses pénales, des intérêts de retard et des frais de procédure.

Si toutefois votre règlement nous était parvenu avant l’envoi de cet e-mail, nous vous prions de ne pas en tenir compte.

Par avance, je vous remercie.

Cordialement,

Signature »

Si votre plan de relance client n’a pas fonctionné, il est temps de passer aux choses sérieuses.

Commencez par envoyer une mise en demeure par lettre recommandée avec accusé de réception.

Si votre facture demeure impayée, il faudra encore monter d’un cran avec une procédure de recouvrement forcé.

Si votre créance est inférieure à 5 000 euros, vous aurez la possibilité de contacter un commissaire de justice qui pourra émettre un titre exécutoire. Au-delà, il sera nécessaire de saisir le tribunal compétent.

En revanche, si votre client a payé la facture, vous pouvez lui envoyer un mail de confirmation de réception du paiement. Ce sera une bonne occasion pour relancer votre relation d’affaires.

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Le mail de relance de facture impayée peut être envoyé rapidement dès le constat de l’impayé. Il permet de résoudre rapidement la situation surtout s’il ne s’agit que d’un simple oubli.

Par ailleurs, la relance par mail est souvent mieux perçue par votre client. Le mail est moins formel et moins agressif qu’une lettre recommandée alors qu’il permet également d’entamer le recouvrement amiable.

De plus, l’envoi d’un mail est gratuit.

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Pour automatiser l’envoi de vos relances et gagner en efficacité, vous pouvez aussi vous appuyer sur un logiciel d’emailing simple à utiliser et adapté aux besoins des PME.

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