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L’obligation de facturation n’est pas uniquement réservée aux PME et aux grands groupes. En tant que freelance, vous devez aussi établir des factures à la fin de chacune de vos missions.
Seulement voilà, entre les mentions obligatoires, la TVA et les modes de facturation possibles, vous vous sentez peut-être un peu perdu.
Alors, pour vous aider à y voir plus clair, nous vous avons préparé un article complet à ce sujet.
Conformément à l’article L441-9 du code de commerce, la facture est obligatoire pour toutes les transactions entre professionnels. Or, en freelance, vos clients sont principalement des entreprises. Vous devez donc être vigilant(e) à fournir des factures conformes aux exigences légales à la fin de chacune de vos missions.
Vous réalisez des prestations de service pour des particuliers ? Ici, les règles sont un peu différentes. Il est obligatoire d’établir une note dans trois cas seulement :
La note se présente comme une facture à la différence qu’elle contient moins de mentions obligatoires. Il suffit de préciser : la date de rédaction de la note, le nom et l’adresse de votre entreprise, le nom du client, la somme totale à payer, la date et le lieu d’exécution de la prestation ainsi que le décompte de la prestation fournie (en quantité et en prix). Bien entendu, vous pouvez tout à fait choisir de lui envoyer une facture standard.
Tout manquement à l’obligation de facturation est sanctionné par une amende égale à 50 % du montant de la transaction dans la limite de 75 000 € pour une personne physique ou bien 375 000 € pour une personne morale.
Il est essentiel d’avoir une facturation à jour pour justifier vos enregistrements comptables, que vous soyez à la tête d’une société, mais aussi entrepreneur(e) individuel(le) ou micro-entrepreneur(e).
En micro-entreprise, vos obligations comptables sont simplifiées. Vous n’avez pas besoin de tenir une comptabilité complète avec des comptes annuels, mais vous devez tout de même tenir un livre des recettes.
Le livre des recettes est un registre comptable regroupant l’ensemble des recettes (c’est-à-dire des encaissements) perçues par le professionnel, classées par date. Chaque nouvelle entrée doit être justifiée par une facture.
C’est pour cette raison que chaque facture doit toujours être éditée en deux exemplaires : l’une pour le client, et l’autre pour la comptabilité du freelance.
La date de la facture doit apparaître clairement, idéalement dès l'en-tête de la facture.
Chaque facture est numérotée, avec un numéro unique, selon une chronologie précise.
Par exemple : FA001 / FA002 / FA003.
Nous revenons sur les règles de numérotation en détail un peu plus bas dans l’article.
Des mentions légales, relatives à votre entreprise, sont obligatoires, à savoir :
Vos numéros SIREN et SIRET sont mentionnés sur votre avis de situation au répertoire Sirene.
Vous êtes entrepreneur(e) individuel(le) ? Depuis le 15 mai 2022, vous devez obligatoirement ajouter la mention « Entrepreneur individuel » ou bien « EI » avant ou après votre nom et prénom.
Tous vos documents commerciaux sont concernés : les factures, mais aussi les devis et les contrats. D’autres mentions, cette fois-ci liées à l’acheteur, sont aussi à préciser dans vos factures :
En freelance, vous pouvez choisir entre deux modes de facturation : la facturation au forfait, c’est-à-dire au projet, ou au temps passé. Pour une facturation au temps passé, il convient de préciser, en plus des mentions que nous venons d’évoquer, votre tarif journalier moyen (TJM) ainsi que le nombre de jours travaillés. S’il s’agit d’une collaboration récurrente, sur le long terme, vous pouvez tout à fait convenir avec votre client de générer une facture à chaque fin de mois.
Les mentions relatives au paiement viennent préciser :
Le délai de paiement par défaut est de 30 jours à compter de l’exécution de la prestation.
Le montant des frais de recouvrement est fixé forfaitairement par la loi. Les pénalités de retard, quant à elles, s’élèvent au taux d’intérêt appliqué par la Banque Centrale Européenne (BCE), soit 0,77 % au 2ème semestre 2022, majorées de 10 %.
Vous pouvez, par exemple, utiliser la mention suivante :
« Règlement dès réception de la facture de solde (dans la limite de 30 jours). Tout retard de paiement donnera lieu, à titre de pénalité de retard, à l'application d'un intérêt égal à celui appliqué par la Banque Centrale Européenne à son opération de refinancement la plus récente, majoré de 10 points de pourcentage, ainsi qu'à une indemnité forfaitaire pour frais de recouvrement d'un montant de 40 €. Les pénalités de retard sont exigibles sans qu'un rappel soit nécessaire. »
Ce n’est pas une mention obligatoire, mais en cas de paiement par virement, vous pouvez directement inclure votre RIB en bas de la facture.
Vous facturez la TVA ? Dans ce cas, il faudra également inclure :
Comment faire une facture sans TVA ?
Vous êtes exonéré de TVA ? Dans ce cas, vous devez ajouter la mention suivante « TVA non applicable, art. 293 B du Code général des impôts ».
Tout ceci vous semble complexe ? Alors, pour vous aider à rester en règle, notre équipe finance et nos juristes ont préparé des modèles de factures gratuits et téléchargeables au format Excel.
La facture peut être manuscrite, et certains indépendants utilisent encore un facturier. Évidemment, cette solution est loin d’être idéale. Elle exige une certaine logistique : vous devez soit scanner vos documents, soit les envoyer par voie postale à vos clients. Le tri et le classement risquent aussi d’être laborieux, surtout si vous en générez de nombreuses factures tous les mois.
Une autre alternative consiste à utiliser un tableur comme Excel ou Google Sheet. Ici, il faudra bien penser à inclure toutes les mentions obligatoires et saisir toutes les données à la main. Cette solution est plus satisfaisante que la méthode manuelle, mais elle n’est pas tout à fait optimale.
Pour gagner du temps et optimiser sa gestion administrative, mieux vaut utiliser un logiciel de facturation. Vous n’avez plus qu’à renseigner les données relatives à la prestation et au client, et l’outil se charge du reste : calcul du prix HT et TTC, montant de la TVA, etc. Vous êtes aussi assuré(e) de générer des factures avec toutes les mentions obligatoires.
Le saviez-vous ? Qonto propose un outil de facturation intégré à votre compte pro. Créez une facture en quelques clics, suivez son statut et encaissez vos clients plus rapidement. Vous profitez d’un design soigné, que vous pouvez personnaliser avec le logo de votre entreprise.
Nous l’avons vu au début de l’article : le numéro de facture fait partie des mentions obligatoires. Mais, il ne suffit pas de lui attribuer n’importe quel numéro. La numérotation doit suivre une certaine logique. Il y a certaines règles à respecter.
Autrement dit, les factures doivent se suivre. Le choix de la séquence est la discrétion du freelance, mais elle doit être logique. Par exemple, rien ne vous oblige à commencer votre série de facturation par 1,2,3,4.
Une bonne pratique est d’utiliser un préfixe dans la numérotation afin de bien différencier vos devis et factures (car vos devis doivent, eux aussi, avoir un numéro). Par exemple : FA pour facture ou DE pour devis.
Voici quelques exemples de séquences de numérotation possibles :
Sur un logiciel de facturation, les numéros de facture sont générés automatiquement selon une séquence logique et sans rupture. Vous n’avez pas à vous en soucier.
Toutes vos factures doivent être conservées pendant 10 ans. En effet, en cas de contrôle, on pourra vous demander vos documents comptables sur toute cette période.
Il est donc essentiel d’adopter un bon système de classement. Vous pouvez par exemple choisir de regrouper vos factures sur un dossier partagé ou utiliser un logiciel dédié.
Vous réalisez des prestations de service pour une personne publique (par exemple, une mairie, un hôpital public, une bibliothèque municipale…) ?
Dans ce cas, vous avez l’obligation d’envoyer votre facture au format électronique via la plateforme Chorus Pro.
Il vous suffit de créer un compte et de déposer votre document au format PDF. La plateforme se charge de l’adapter au format électronique.
Nombreuses et nombreux sont les freelances qui se contentent d’un accord verbal ou tacite de leur client. Ne faites pas cette erreur. Pour éviter les mauvaises surprises, assurez-vous d’avoir un devis signé avant de débuter votre mission.
En effet, un devis signé engage les deux parties et vaut contrat.
Qu’est-ce que cela implique ? Concrètement, en cas de litige, et notamment en cas d’impayé, vous pouvez vous prémunir du devis comme moyen de preuve.
Sans devis, même si vous avez une facture, il sera difficile de prouver que le client a réellement consenti à l’exécution de la mission. Et vous risquerez de ne pas pouvoir engager les mesures nécessaires pour récupérer votre créance.
Oui, la facture est obligatoire si vous réalisez des prestations de service pour des professionnels. C’est également une obligation pour les opérations avec les particuliers, si votre client vous en fait la demande ou que la transaction est supérieure à 25 €.
Si vous êtes auto-entrepreneur(e), retrouvez notre modèle de facture 100 % conforme, avec toutes les mentions obligatoires liées à votre statut.
En freelance, vous pouvez choisir entre deux modes de facturations : la facturation au forfait ou au temps passé.
Quoi qu’il en soit, vous devez veiller à inclure toutes les mentions obligatoires à vos documents.
Fixer ses tarifs n’est pas simple, surtout lorsque l’on débute son activité de freelance. Vous pouvez, par exemple, prendre en compte des critères comme la complexité de la prestation réalisée, votre niveau d’expertise et les prix pratiqués dans votre marché. Pour vous aider, nous avons consacré un article dédié à ce sujet.
Vous avez en effet l’obligation d’émettre des factures, même si votre société n’est pas encore immatriculée. Dans ce cas, il faut ajouter la mention « société en cours d’immatriculation » en lieu et place de votre numéro SIRET ou SIREN.
Chez Qonto, nous vous proposons un outil de facturation intégré à votre compte pro. Vous pouvez créer une facture avec toutes les mentions légales, en quelques clics seulement.
