Outre un carnet de facturation papier, les auto-entrepreneurs disposent de plusieurs options pour l’émission de leurs factures de prestation de service ou de vente de marchandise. Voici nos conseils pour choisir la plus adaptée à votre activité.

Modèle de facture au format Word

Tout d’abord, l’auto-entrepreneur peut télécharger un modèle de facture au format Word. De nombreux modèles sont disponibles gratuitement en ligne, assurez-vous d’en choisir un qui contient les mentions obligatoires.

Modèle de facture au format Excel

Télécharger un modèle de facture au format Excel, comme celui que Qonto met gratuitement à votre disposition, s’avère beaucoup plus efficace que le format Word pour la gestion de vos factures.

En effet, le choix d’un modèle de facture pour auto-entrepreneur au format Excel permet de calculer automatiquement le montant total HT et ainsi réduire le risque d’erreurs de saisie.

Logiciel de facturation

Rédiger vos factures à l’aide d’un modèle à télécharger gratuitement suffit si votre activité requiert l’édition d’une faible quantité de factures. En revanche, s’équiper d’un logiciel de facturation est indispensable pour les auto-entrepreneurs qui émettent plusieurs dizaines de factures chaque mois.

En effet, opter pour un logiciel de facturation plutôt qu’un modèle de facture pour auto-entrepreneur (Word ou Excel) facilite la gestion de votre micro-entreprise. Vous pouvez paramétrer de nombreuses informations telles que :

1. coordonnées de vos clients ;
2. description de vos prestations ou de vos produits ;
3. montant unitaire ;
4. taux de TVA applicable.

Outil de facturation intégré à son compte pro

Pour faciliter la gestion de votre micro-entreprise, Qonto a développé un outil de facturation intégré à votre compte pro en ligne. Comparée à un logiciel de facturation, cette solution simplifie le suivi de votre activité au quotidien.

En effet, la centralisation de vos factures et de vos transactions bancaires vous permet de visualiser en un clin d’œil :

1. montants réglés par vos clients ;
2. factures en attente de paiement.

Bon à savoir : en plus de fixer le prix des prestations et les dates de livraison, un devis se transforme en contrat dès signature par votre client. Par conséquent, l’émission d’un devis s’avère indispensable pour éviter les factures impayées.

Une facture émise par une micro-entreprise doit contenir certaines mentions obligatoires. En cas de non-respect, l’article 1737 du Code général des impôts (CGI) prévoit que chaque mention manquante expose l’auto-entrepreneur à une amende de 15 euros dans la limite de 1/4 du montant total de la facture.

Les mentions obligatoires générales

Quelle que soit la nature de votre client, votre modèle de facture pour auto-entrepreneur doit faire apparaître certaines mentions obligatoires en plus du terme « facture » :

1. informations relatives à votre entreprise (nom, coordonnées et numéro SIREN) ;
2. date d’émission de la facture ;
3. numéro de la facture ;
4. informations relatives au client (nom, coordonnées et numéro de TVA intracommunautaire si votre client est basé à l’étranger) ;
5. informations propres à la prestation ou à la vente de produits, telles que nature, quantité et prix unitaire. Si votre facturation concerne plusieurs prestations de service ou plusieurs produits, privilégiez la création d’une ligne pour chacun sur vos factures ;
6. date de livraison ;
7. montant total à payer HT. Si vous êtes soumis à la TVA, indiquez également le taux applicable et le montant total TTC sur votre facture ;
8. réduction ou remise accordée à votre client ;
9. numéro du devis ou du bon de commande validé par le client.

Les mentions obligatoires sur les factures émises à un client professionnel (B2B)

Pour toute facture émise par un auto-entrepreneur à un client professionnel, il convient d’ajouter certaines mentions relatives au paiement de la facture :

1. date limite de paiement. En l’absence de mention spécifique sur la facture de l’auto-entrepreneur, la date de règlement est fixée à 30 jours pour un(e) client(e) français(e) et à 60 jours pour une entreprise basée à l’étranger ;
2. taux des pénalités de retard en cas de paiement après la date limite. Sans précision de votre part, c’est le taux légal en vigueur qui s’applique ;
3. indemnité forfaitaire pour frais de recouvrement. Depuis le 1er janvier 2013, son montant s’élève à 40 euros.

À noter : si votre clientèle se compose de particuliers et de professionnels, prévoyez de créer deux modèles de factures pour éviter tout risque d’erreur : un modèle de facture pour vos clients B2C et un autre pour vos clients B2B.

Les mentions obligatoires spécifiques

Par ailleurs, l’ajout de mentions particulières à votre modèle de facture pour auto-entrepreneur est requis dans certains cas :

1. l’adhésion à centre de gestion agréé (CGA) ;
2. le régime de la franchise en base de TVA ;
3. les coordonnées de l’assureur et la couverture géographique du contrat en cas de souscription d’une assurance responsabilité civile (RC Pro) ou d’une assurance spécifique. Par exemple, la garantie décennale pour les auto-entrepreneurs qui exercent une activité dans le secteur du bâtiment.

Lorsque vous optez pour le statut de l’auto-entrepreneur pour exercer votre activité professionnelle, vous bénéficiez de plein droit du régime de la franchise en base de TVA.

Ce qui signifie que vous ne collectez pas la TVA auprès de vos clients. Ainsi, vous pouvez proposer des prix inférieurs à ceux de vos concurrents si vous vous adressez à une clientèle de particuliers. En revanche, vous ne pouvez pas la déduire sur les achats que vous réalisez.

Une micro-entreprise peut profiter de la franchise en base de TVA tant que son chiffre d’affaires annuel ne franchit pas les seuils suivants :

1. 36 800 euros pour une activité de prestation de service ou l’exercice d’une profession libérale ;
2. 91 900 euros pour une activité de vente de marchandises ou la location d’un logement.

Tant que vous respectez les plafonds du régime de la franchise en base de TVA, votre modèle de facture d’auto-entrepreneur doit impérativement indiquer la mention « TVA non applicable - article 293 B du CGI ».

Bon à savoir : l’ouverture d’un compte pro Qonto facilite la gestion de votre auto-entreprise. En effet, nos multiples tableaux de bord simplifient le suivi de votre chiffre d’affaires annuel et le pilotage de votre activité.

Outre son aspect juridique, la facture constitue un justificatif essentiel pour votre comptabilité. Ainsi, les numéros de facture de votre micro-entreprise doivent impérativement se suivre. Cependant, libre à vous de choisir votre propre système de numérotation.

Nos conseils pour la numérotation de vos factures : appliquez la même logique que la saisie comptable. En effet, l’enregistrement d’une facture dans votre livre de recettes et le registre des achats s’effectue de façon chronologique.

Ainsi, le système de numérotation le plus simple pour vos factures consiste à insérer l’année d’émission de la facture avant son numéro chronologique. Par exemple, 2022-12 pour la 12e facture émise par l’auto-entrepreneur en 2022.

Si vous émettez un nombre conséquent de factures, n’hésitez pas à ajouter également le mois dans votre numérotation pour faciliter la recherche d’une pièce comptable en cas de besoin.

Que vous optiez pour un carnet de facturation papier ou l’émission de factures électroniques, notez que vous devez impérativement émettre une nouvelle facture ou une facture d'avoir si vous souhaitez :

1. rectifier une facture qui comporte une erreur ;
2. annuler une facture client.