Pour faire une facture sur Excel, il est possible de créer un tableau soi-même, ou d'utiliser un modèle déjà préparé. Il suffit alors de le remplir avec les mentions nécessaires.

Facturer un client particulier ou professionnel nécessite que l’entreprise émette une facture. Or, ce document doit impérativement contenir certaines mentions obligatoires :

1. le terme « facture » ;
2. la mention « EI » ou « Entrepreneur Individuel » à côté de votre nom et prénom si vous exercez votre activité sous le régime de l’entreprise individuelle, comme un auto-entrepreneur ;
3. les coordonnées de votre entreprise ;
4. la date d’émission de la facture ;
5. le numéro de la facture ;
6. les informations relatives au client (nom, coordonnées et numéro de TVA intracommunautaire si votre client est basé à l’étranger) ;
7. le détail de la prestation de services ou de la vente de produits, telles que nature, quantité et prix unitaire. Si votre facturation concerne plusieurs prestations de service ou plusieurs produits, insérez une ligne pour chacun de vos articles ;
8. la date d’exécution de la prestation ou de la livraison des produits ;
9. le prix total à payer HT. Si votre société est assujettie à la TVA, indiquez également le taux applicable et le montant total TTC sur votre facture ;
10. la réduction ou la remise accordée à votre client ;
11. le numéro du devis ou du bon de commande validé par le client.

En complément de ces mentions obligatoires, pensez à préciser les taux de pénalités en cas de retard de paiement ainsi que le montant de l’indemnité forfaitaire pour les factures émises à vos clients professionnels.

Par ailleurs, l’entrepreneur qui exerce son activité sous le régime de la micro-entreprise bénéficie de plein droit du régime de la franchise en base de TVA. Par conséquent, il doit facturer ses clients sans TVA et indiquer sur sa facture « TVA non applicable - article 293 B du CGI » en plus des mentions obligatoires évoquées précédemment.

En cas d’oubli de certaines mentions obligatoires dans les factures émises par l’entreprise, l’article 1737 du Code général des impôts (CGI) prévoit une amende de 15 euros pour chaque mention manquante (dans la limite du quart du montant total de la facture).

Mieux vaut télécharger un modèle de facture conforme pour écarter ce risque.

Conformément à la législation, la facture constitue un document que l’entreprise doit impérativement émettre dans les cas suivants :

1. toute opération de prestation de services ou de vente de marchandises entre professionnels ;
2. activité de production, de distribution ou de services réalisée par une personne publique pour son achat propre ou à destination de sa clientèle professionnelle ;
3. vente à distance à un client particulier basé dans un autre État de l’Union européenne ;
4. prestation de services ou vente de produits lorsque le montant de la facture excède 25 € (TVA comprise) pour un client particulier ;
5. sur simple demande du client particulier.

En vertu de l’article L441-9 du Code de commerce, l’entreprise s’expose à des sanctions en cas de non-respect de l’obligation d’émettre une facture à son client. Le montant de l’amende peut atteindre :

1. 75 000 € pour une personne physique, comme un auto-entrepreneur ;
2. 375 000 € pour une personne morale (une société par exemple).

Voici plusieurs alternatives qui permettent à l’entrepreneur d’établir une facture sans modèle Excel.

Si vous souhaitez un design plus facilement personnalisable pour facturer vos clients, téléchargez un modèle de facture au format Word. En effet, Word vous permet de soigner la mise en page de vos factures plus facilement qu’Excel.

De nombreux modèles gratuits sont disponibles en ligne, assurez-vous d’en choisir un qui contient les mentions obligatoires.

Toutefois, notez que Word s’avère moins efficace qu’Excel pour la gestion de la facturation de votre société, car un modèle de facture au format Excel limite le risque d’erreurs. En effet, ce logiciel calcule automatiquement le montant total HT ainsi que la TVA selon le taux indiqué.

Un entrepreneur qui édite un nombre limité de factures peut s’appuyer sur des modèles téléchargés en ligne. Toutefois, s’équiper d’un logiciel de facturation ou d’une application de devis et facture s’avère indispensable pour une société qui émet plusieurs dizaines de factures chaque mois.

Contrairement aux modèles de facture (Word ou Excel), un logiciel de facturation constitue un véritable outil de gestion pour les micro-entreprises et les entreprises commerciales.

En effet, vous bénéficiez de multiples fonctionnalités, comme :

1. la personnalisation du design de vos devis et de vos factures ;
2. l’attribution automatique d’un numéro de facture ;
3. le paramétrage de nombreuses informations (coordonnées, prestations, etc.).

Soucieux d’offrir les meilleures solutions aux entreprises de toute taille, Qonto a développé un outil de facturation intégré à votre compte pro en ligne. Cette solution va encore plus loin qu’un logiciel de facturation, car elle facilite la tenue de votre comptabilité et le pilotage de votre société.

Centraliser vos factures et vos transactions bancaires dans un même espace permet de :

1. visualiser les factures acquittées ;
2. relancer plus facilement vos clients pour les factures en attente de règlement ;
3. limiter le risque d’impayés.