Descarga gratis este modelo de factura para autónomos

Pensar que solo existe un tipo de factura es un error. De hecho, conocer los diferentes tipos de factura que puede emitir un autónomo es de gran ayuda a la hora de evitar errores, aprovechar las características intrínsecas de cada modelo y, sobre todo, optimizar la gestión de la contabilidad. Si tus plantillas solo entienden de factura completa y simplificada, es necesario que te pongas al día.

Existen un total de seis tipos de factura:

1. Factura completa. Es el modelo más común y corriente, también conocida como factura modelo u ordinaria. Si necesitas más información, puedes encontrarla en la siguiente pregunta de esta sección de FAQs.

2. Factura simplificada. Antiguamente conocida como ticket, la factura simplificada es un documento que no incluye muchos de los datos de la factura completa. Por ejemplo, en el caso de que debas facturar a un cliente pro un importe inferior a 400€, siempre puedes optar por no incluir sus datos completos (es decir: DNI, dirección, etc.)

3. Factura rectificativa. Existen momentos en los que todo autónomo necesita rectificar una factura emitida, ya sea porque contiene un error o porque ha sufrido una devolución (entre muchos otros casos posibles). Para estos casos, es habitual emitir un modelo rectificativo.

4. Factura proforma. La factura proforma es aquella que se le envía a un cliente antes de formalizar la venta o el servicio. Eso sí, hay que tener cuidado, ya que este modelo no tiene valor contable y, una vez finalizada la transacción, será necesario realizar una factura ordinaria.

5. Factura recapitulativa. ¿Tienes un cliente al que facturas de forma repetida en un mismo mes? Optimiza tu contabilidad con una factura recapitulativa mensual en la que se incluyan todos los importes de las ventas o servicios dentro de un mismo mes.

6. Factura electrónica. Más que un tipo de factura, la electrónica es un formato digital que evita gasto innecesario de papel y ayuda a administrar todo el papeleo contable mes a mes.

Uno de los grandes miedos de todo autónomo a la hora de enviar una factura es la posibilidad de que esta no cumpla con los requerimientos legales mínimos establecidos por Hacienda. Al fin y al cabo, eso se traduce en una consecuencia que ningún profesional desea: un impago.

¿Cuáles son los datos que debe incluir toda factura para que sea válida? Aquí van los básicos.

• Número y serie. La numeración de la serie siempre debe ser correlativa y no puede incluir saltos.
• Fecha de emisión.
• Fecha de las operaciones facturadas (en el caso de que sea diferente a la fecha de emisión).
• Nombre y apellidos del emisor de la factura. En el caso de que el documento sea emitido por una sociedad, deberá incluirse la denominación social completa.
• Número de identificación fiscal (NIF) de ambas partes.
• Domicilio del emisor.
• Domicilio del receptor de la factura. Este dato puede omitirse en el caso de que el destinatario sea una persona física que no actúe como profesional o empresa.
• Descripción del producto o servicio por el que se está facturando para calcular la base imponible del impuesto.
• Precio unitario a facturar. No se incluyen impuesto.
• Tipo impositivo aplicado y cuota tributaria. Aquí se debe incluir el IVA.

Pero, incluso con todos estos datos, es necesario que el emisor de la factura cumpla con todo un proceso para que la transacción se vea amparada en un marco legal (específicamente, el marco legal establecido por Hacienda).

Para garantizar el curso correcto del documento, es necesario cumplir un proceso de cuatro pasos:

• Acordar con el receptor cuál será el formato de la factura. La factura electrónica se ha impuesto definitivamente pero, aun así, es necesario pedir consentimiento para asegurar que el receptor está de acuerdo en recibir la factura en formato digital. ¿Acepta documentos de Word y de Excel? ¿Archivos de texto? ¿Formato pdf?
• Garantizar la autenticidad, la integridad y la legibilidad del documento entregado.
• Almacenar de forma digital todas las facturas.
• Garantizar el acceso a los documentos en caso de que se solicite su visualización, búsqueda, copia, descarga y/o impresión.

La ley es bien clara a este respecto: los empresarios y autónomos tienen obligación de expedir facturas por todas aquellas entregas de bienes y prestaciones de servicios que realicen como parte de la actividad profesional de su negocio. Pero, como siempre, la ley incluye ciertos intríngulis que lo complican todo.

A continuación tienes una lista con todas las ocasiones en las que los empresarios y autónomos deben expedir factura:

• Cuando el destinatario sea un profesional o empresario.
• Cuando el destinatario exija factura para ejercer cualquier tipo de derecho tributario.
• Exportaciones de bienes exentas de la retención de IVA (con la excepción de aquellas efectuadas en tiendas libres de impuestos).
• Entregas intracomunitarias de bienes exentas de la retención de IVA.
• En el caso de que el destinatario sea una Administración Pública o una persona jurídica que no actúe como empresario o autónomo.
• Ciertas entregas de bienes dependientes de instalación o montaje antes de su puesta a disposición.
• Ventas a distancia y entregas de bienes con Impuestos Especiales.

Puede que lleves toda tu vida como autónomo haciendo tus facturas en una plantilla de Word o un Excel genérico y ni te hayas planteado cambiar tu modus operandi. O puede que seas un nuevo autónomo y vayas perdido con el tema de la facturación... Sea como sea, usar un modelo de factura siempre va a ser algo beneficioso.

¿Por qué? Por estos 3 motivos.

1. Ganar tiempo. A estas alturas, ya sabrás que el talón de Aquiles de todo autónomo no son los impuestos como el IVA, sino la falta de tiempo. Son tantas las tareas que hay que atender que, al final, todo tiende a acumularse y a lastrar la productividad profesional. Por eso mismo, cualquier atajo para ganar tiempo es bienvenido... Y, a ese respecto, ¿qué mejor que usar como plantilla un modelo de factura para autónomos que te deje tiempo para seguir mejorando tu propio trabajo?

2. Certificar la legalidad del documento. Siempre que provenga de una fuente fiable, un modelo de factura para autónomos incluirá todos los apartados necesarios para que, tras ser rellenado, tu documento cumpla con la legalidad más escrupulosa. Olvídate de que te devuelvan facturas porque falta algún dato en concreto.

3. Optimizar la gestión contable. La facturación es tan solo una pequeña parte de toda la red administrativa que supone la gestión de un negocio. Una red en la que todo está interconectado y donde, por lo tanto, optimizar una de las partes significa optimizar también todo el conjunto. Si te olvidas de Word y Excel y, además de usar un modelo, tramitas tus facturas usando un software específico (como el incluido con Qonto), podrás conectar tu facturación a otras áreas contables: llevar un control automático de pagos e impagos, programar facturas recurrentes, descargar todos los documentos necesarios, etc.

En Qonto no solo ponemos gratis a tu disposición nuestros modelos de factura, sino que podemos y queremos ayudarte a optimizar tu gestión de facturas. Porque creemos que cobrar a tus clientes debería ser rápido y fácil, y por eso hemos diseñado un sistema de facturación pensado para pymes y autónomos.

Con nuestro sistema de facturación online podrás generar y enviar facturas profesionales y correctas (es decir, con todos los datos necesarios, incluido el IVA) en segundos, cobrar a tus clientes rápidamente y controlar el estado de tus facturas de forma automática. Para ganar tiempo y evitar errores, tan solo tendrás que seleccionar a tu cliente, rellenar los datos de la factura y enviarla desde Qonto en tan solo unos segundos. También podrás personalizar tus documentos electrónicos añadiendo tu propio logotipo y usando un diseño profesional. E incluso podrás crear una página exclusiva para tus clientes y así facilitar el proceso de pago.

Ten en cuenta, al fin y al cabo, que las facturas electrónicas se cobran más rápido que las físicas. Un sistema online totalmente digitalizado como el de Qonto tiene múltiples ventajas, empezando por el hecho de que, cuando el cliente efectúa un pago, este se refleja inmediatamente en tu cuenta (gracias a las transferencias SEPA inmediatas). Y, además, te permite monitorizar la tesorería de tu negocio en tiempo real al controlar de un solo vistazo qué facturas se han pagado y cuáles han de ser reclamadas porque siguen pendientes.