Bien comprendre et gérer la TVA en freelance

Dois-je facturer la TVA en tant que freelance ? C’est la question que se posent beaucoup d’indépendant(e)s, au lancement de leur activité.

La réponse courte est… oui ! En principe, vous êtes tenu de collecter la TVA sur vos prestations. Mais, il existe une possibilité d'exonération si votre chiffre d'affaires reste en dessous de certains seuils. C’est ce que l’on appelle le régime de la franchise en base de TVA.

Mais comment fonctionne la TVA concrètement ? Qu’est-ce que le régime de la franchise en base et quels sont les plafonds à respecter pour en profiter ? 

Comment faire sa première déclaration de TVA ? Et enfin, quelles sont les bonnes pratiques à mettre en place pour bien gérer cette taxe ?

Nous vous expliquons tout de façon simple et concrète dans cet article.

Avant d'entrer dans le vif du sujet, commençons par quelques rappels importants. Qu’est-ce que la TVA, exactement ?

La taxe sur la valeur ajoutée, plus connue sous le sigle TVA, est un impôt indirect annexé sur toutes les dépenses de consommation (y compris les prestations de service)

Pourquoi indirect ? Tout simplement parce que l’entreprise ne la paie pas directement. Elle ne fait que la collecter pour le compte de l’État. En réalité, cette taxe est supportée par le consommateur final.

Le taux normal de la TVA est de 20 %. C’est ce taux qui vous concerne en tant que freelance. Notez qu’il existe des taux réduits à 10 %, 5,5 % ou même 2,1 % en fonction des secteurs.

Et la TVA déductible, dans tout ça ?

En tant que professionnel(le), vous pouvez déduire la TVA de vos achats professionnels. On parle alors de TVA déductible.

Imaginons par exemple que vous décidiez d’investir dans un nouvel ordinateur pour votre activité. À l’achat, celui-ci coûte 1200 € TTC. Soit 1000 € HT + 200 € de TVA.

Vous allez pouvoir récupérer ce montant de TVA en le déclarant auprès de l’administration fiscale.

Bien sûr, pour profiter de ce dispositif, il y a des conditions à respecter.

1. L’achat doit être réalisé dans le cadre de votre activité (l’usage ici est donc strictement professionnel).
2. Vous devez collecter la TVA (autrement dit, ne pas profiter d’une exonération ou du régime de la franchise en base dont nous allons parler juste après).
3. Vous disposez de la facture d’achat conforme, avec toutes les mentions légales, pour justifier la dépense.

Nous avons déjà partiellement abordé la question en introduction. Devez-vous facturer la TVA en freelance ?

La réponse n’est pas toujours évidente.

Pour être assujetti à la TVA, il faut :

1. réaliser une opération économique (comme des ventes de biens ou des prestations de services) ;
2. de façon indépendante.
   
   

En tant que freelance, vous remplissez ces deux critères. En principe, vous êtes donc assujetti à la TVA. Néanmoins, vous pouvez bénéficier d’un régime d’exonération : le régime de la franchise en base.

Qu’est-ce que cela implique ?

Le régime de la franchise en base vous exonère de la TVA. Autrement dit, vous n’avez pas besoin de la facturer. Vous allez alors émettre des factures hors taxes (HT). Cela réduit votre charge administrative puisqu'aucune déclaration de TVA n'est requise. En contrepartie, vous n’allez pas pouvoir déduire la TVA de vos achats professionnels.

Pour bénéficier du régime de la franchise en base de TVA, votre chiffre d’affaires ne doit pas dépasser :

• 91 900 € (ou 101 000 € si le CA de l'année N-2 est inférieur à 91 900 €) pour les entreprises réalisant des activités de commerce ou des prestations d'hébergement ;
• 36 800 € (ou 39 100 € si le CA de l'année N-2 est inférieur à 36 800 €) pour les activités de services et les professions libérales.
  
  

En tant que freelance, vous réalisez des prestations de services intellectuelles pour des entreprises. C’est donc ce second seuil qu’il faut prendre en compte.

Notez que ces seuils vont évoluer en 2025. Voici les nouveaux plafonds qui devraient s’appliquer :

• 85 000 € de chiffres d’affaires annuel maximum pour les entreprises réalisant des activités de commerce ou des prestations d'hébergement.
• 37 500 € de chiffres d’affaires annuel maximum pour les activités de services et les professions libérales.
  
  

Vous n’avez aucune démarche à faire pour profiter de la franchise en base. Votre rattachement est automatique.

En tant que bénéficiaire du régime en base, vous devez émettre vos factures hors taxes (HT), sans mentionner la TVA.

Néanmoins, il est obligatoire d’ajouter la mention spécifique suivante : TVA non applicable, art. 293 B du CGI.

Au début de votre activité de freelance, vous êtes automatiquement rattaché au régime de la franchise en base de la TVA. Vous n’avez rien à faire… Mais c’est ensuite à vous de surveiller l’évolution de votre chiffre d’affaires et de prendre les dispositions nécessaires pour sortir de ce régime en cas de dépassement des seuils. L'administration fiscale ne vous enverra aucun message, aucune alerte. Beaucoup de freelances n’en ont pas conscience, et cela peut créer de gros problèmes par la suite : pénalités, régularisation fiscale complexe, obligation de corriger vos factures et de les renvoyer à vos clients…

Il est donc crucial de rester vigilant pour éviter les mauvaises surprises.

Votre entreprise a dépassé les seuils d’exonération ? Dans ce cas, ne tardez pas et signalez-le rapidement le service des impôts compétent.

Comment faire ?

Pour trouver les coordonnées du service des impôts dont dépend votre entreprise, il vous suffit de vous rendre sur l’annuaire mis en ligne par le service public et d’indiquer votre ville ou votre code postal. Vous pouvez aussi les contacter simplement via votre messagerie sécurisée sur le site impots.gouv.fr.

L’administration fiscale vous fournit ensuite ce que l’on appelle un  numéro de TVA intracommunautaire. Ce numéro doit apparaître sur l’ensemble de vos factures

Vous devez également préciser à l’administration fiscale votre nouveau régime de TVA. Pour cela, connectez-vous à votre espace professionnel sur le site impot.gouv, puis :

• rendez-vous sur votre messagerie ;
• cliquez sur « TVA et taxes annexes » ; puis sur « Je formule une option » ;
• indiquez quelle option vous choisissez : réel normal, réel simplifié, mini réel…

Régime réel, réel simplifié… Quels sont les différents régimes de TVA et qu’est-ce qu’ils impliquent pour vous, en tant que freelance ?

Voici tout ce que vous devez savoir pour faire le bon choix.

Le régime réel simplifié de TVA

Ce régime est accessible à toutes les entreprises dont le chiffre d’affaires annuel hors-taxe est inférieur à :

• 818 000 € pour les activités de commerce ou les prestations d'hébergement ;
• 247 000 € pour les activités de prestations de services et les activités non-commerciales.
  
  

Ce régime implique de réaliser une seule déclaration annuelle de TVA puis de payer deux acomptes semestriels basés sur la déclaration de l’année précédente.

• Un premier acompte est versé en juillet et correspond à 55 % de la TVA due au titre de l’exercice précédent.
• Un deuxième acompte est payé en décembre à hauteur de 44 % de la TVA due au titre de l’exercice précédent.
  
  

Une régularisation est effectuée lors de la déclaration annuelle.

À première vue, ce régime est attractif, car il n’y a qu’une seule déclaration de TVA à faire dans l’année. Mais il y a des points de vigilance à avoir en tête, notamment en cas de variation importante de chiffre d’affaires d’une année sur l’autre.

En effet, vous risquez de :

• payer des acomptes trop élevés par rapport à votre chiffre d’affaires réel, ce qui peut mettre en péril votre trésorerie à court ou moyen terme;
• payer des acomptes trop faibles et être confronté à un paiement important lors de la régularisation annuelle. Si vous ne l’avez pas suffisamment anticipé, vous pourriez être pris au dépourvu, ce qui déstabiliserait votre gestion financière.
  
  

Le régime réel normal de TVA

Le régime réel normal de TVA s’applique automatiquement à votre entreprise, si votre chiffre d’affaires annuel hors-taxe est supérieur à :

• 818 000 € pour les activités d’achat-revente, de ventes à consommer sur place et de fourniture de logement ;
• 247 000 € pour les activités de prestations de services et les activités non-commerciales.
  
  

Pour autant, les freelances qui ont un chiffre d’affaires inférieur à ces plafonds peuvent tout à fait en bénéficier.

Contrairement au régime réel simplifié, le régime réel normal d’imposition exige une déclaration et un paiement de la TVA chaque mois. Certes, cela alourdit votre charge administrative… Mais l’avantage est clair :  la TVA est calculée sur votre chiffre d’affaires réellement encaissé, ce qui reflète mieux votre activité.

Maintenant que vous facturez la TVA, vous devez inclure de nouvelles mentions obligatoires à vos factures.

Les voici :

• votre numéro de TVA intracommunautaire
• le taux de TVA (pour les prestations de freelance, ce taux est généralement de 20 %)
• le montant de la TVA
• le montant TTC et HT.
  
  

Pour rappel, si vous ne facturez pas la TVA, vous devez également le préciser avec la mention suivante : «TVA non applicable, art. 293 B du CGI »

Vous venez de passer à la TVA, et vous ne savez pas comment réaliser votre première déclaration ?

Voici les 3 étapes clés à respecter.

Étape 1 : créer un compte professionnel sur le site impots.gouv.fr

C’est la première étape.. Vous devez donc en créer un, si vous en n’avez pas encore.

• rendez-vous sur le site impots.gouv.fr
• cliquez sur la section Votre espace professionnel , située en haut à droite de la page d’accueil, puis sur créer mon espace professionnel.
• Sélectionnez l’option créer votre espace en mode simplifié .
• Remplissez le formulaire d’inscription avec les éléments requis : numéro SIRET, nom de l’entreprise, adresse électronique.

Un code d’activation vous sera envoyé par voie postale dans un délai de deux semaines.

Étape 2 : remplir le formulaire d’adhésion et envoyer le mandat de prélèvement automatique

Pensez ensuite à bien compléter le formulaire d’adhésion. Pour cela :

• connectez-vous à votre compte professionnel ;
• cliquez sur « J’adhère » dans la « Mes services » ;
• complétez toutes les informations sur votre entreprise ;
• sélectionnez les services « Déclarer la TVA » et « Payer la TVA »
• validez et signez le formulaire.

Pour simplifier les paiements, n’oubliez pas de télécharger votre mandat de prélèvement automatique en cliquant sur « Éditer le mandat inter-entreprises ». Ce mandat doit être transmis à votre banque pour activer les futurs prélèvements.

Étape 3 : remplir la déclaration de TVA

Vient ensuite l’étape de la déclaration - que vous devrez réaliser tous les mois ou une fois par an - selon le régime choisi.

Pour cela, rendez-vous à la rubrique « Mes services » puis cliquez sur « Déclarer TVA ». Sélectionnez la bonne période de déclaration puis complétez le formulaire avec les informations demandées, à savoir notamment :

• le montant total HT des opérations réalisées ;
• le taux de TVA ;
• le montant de la TVA déductible.

N’oubliez pas de finaliser la déclaration en cliquant sur payer la TVA et en sélectionnant le mandat associé à votre compte professionnel.

Nous l’avons déjà évoqué au début de l’article, mais nous nous insistons une nouvelle fois sur ce point car c’est important : gardez un œil attentif sur l’évolution de votre chiffre d’affaires. L’administration fiscale ne vous enverra aucun rappel pour vous signaler votre sortie du régime de la franchise en base. C’est à vous de vérifier que votre entreprise ne dépasse pas les plafonds légaux.

Optez pour un outil qui gère automatiquement le calcul de la TVA et intègre toutes les mentions légales obligatoires sur vos factures. Cela vous fait gagner du temps et évite les erreurs.

Dès réception d'un paiement client, adoptez le réflexe de mettre immédiatement de côté la TVA collectée. Vous pouvez par exemple la transférer sur un sous-compte, pour une meilleure visibilité.

De cette façon, la TVA ne se confond pas à votre trésorerie disponible et vous pourrez aborder sereinement vos échéances.

Les factures d’achat sont essentielles pour récupérer la TVA déductible. Classez-les soigneusement pour faciliter vos déclarations. L’administration fiscale peut vous demander ces documents en cas de contrôle fiscal.

Les seuils de TVA et les obligations évoluent régulièrement. Prenez le temps de vous tenir à jour pour éviter les mauvaises surprises.

La gestion de la TVA est parfois complexe. En cas de doute, n’hésitez pas à vous adresser à un(e) professionnel(le) qui pourra vous guider et vous aider à éviter les erreurs coûteuses.

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