Facturier pour micro-entreprise : règles, mentions obligatoires et alternatives

Lorsqu’on lance une micro-entreprise, la gestion des factures fait rapidement partie du quotidien. Chaque prestation ou vente doit être formalisée par un document conforme aux règles de facturation. Pour simplifier cette gestion administrative, certains indépendants utilisent un facturier de micro-entreprise. Ce dernier prend généralement la forme d’un carnet de factures. Découvrez son fonctionnement et les alternatives à votre disposition.

Comme tous les professionnels français, un auto-entrepreneur est tenu d’émettre une facture dans certains cas. À savoir :

• client professionnel (opération BtoB) : pour chaque vente ou prestation de services réalisée ;
• client particulier (opération BtoC) : vente à distance, livraison intracommunautaire exonérée de TVA, prestation de services d’un montant supérieur à 25 € TTC et à la demande du client.

Dès lors, le micro-entrepreneur doit respecter des règles de facturation précises, telles que :

• la numérotation chronologique continue des factures ;
• l’émission en deux exemplaires (facture papier) ;
• la conservation des factures pendant dix ans ;
• l’insertion de toutes les mentions obligatoires.

Afin de vous aider à remplir vos obligations d’auto-entrepreneur, Qonto vous propose un logiciel de facturation gratuit pour créer des devis et des factures en illimité.

Un facturier pour micro-entreprise est un outil permettant à un auto-entrepreneur de créer des factures conformes.

Il prend généralement la forme d’un carnet de factures, avec une cinquantaine de feuillets de facture numérotée et directement en deux exemplaires.

En effet, le modèle de facture fourni doit correspondre à votre régime de TVA : régime réel ou franchise en base de TVA.

Le facturier vous permet de créer facilement des factures puisqu’il vous suffit de remplir les cases indiquées.

Il vous évite les erreurs dans la numérotation et vous aide à remplir correctement les feuillets, avec toutes les mentions obligatoires des factures.

Toutefois, d’autres outils vous donnent la possibilité de suivre les paiements et d’automatiser certaines tâches.

C’est le cas de Qonto Facturation.

En plus de vous proposer la création de devis et de factures, il inclut des fonctionnalités de gestion des dépenses, d’agrégation bancaire et de pré-comptabilité.

Vous pouvez ainsi mieux suivre l’évolution de votre trésorerie et de votre activité.

Pour être conforme, une facture d’auto-entrepreneur doit comporter certaines mentions obligatoires relatives à :

• l’identité de l’auto-entrepreneur et de l’acheteur ;
• les informations relatives à la facture ;
• la désignation des produits et/ou des prestations ;
• les modalités de paiement ;
• les mentions relatives à la TVA ;
• les informations sur les assurances professionnelles souscrites ;
• l’éventuelle garantie légale de conformité.

La facture doit mentionner clairement l’identité de l’auto-entrepreneur. À savoir :

• son nom et prénom, précédé ou suivi de la mention « Entrepreneur individuel ou EI » ;
• son adresse professionnelle ;
• son numéro Siren.

De même, les informations du client sont à préciser.

Pour un client professionnel, les mentions suivantes sont requises : nom, adresse et éventuelle adresse de facturation. Un client particulier peut s’opposer à l’indication de son adresse.

Chaque facture a l’obligation de comporter :

• un numéro de facture unique ;
• une date d’émission ;
• l’éventuel numéro de bon de commande pré-établi.

La numérotation doit suivre une suite chronologique et continue.

L’auto-entrepreneur est ensuite tenu de décrire précisément les produits et/ou les prestations vendus avec :

• la date de la vente ou de la prestation (jour de livraison ou de fin d’exécution de la prestation) ;
• la nature, la marque, la référence et la désignation précise du produit ou de la prestation (+ matériaux fournis et main d’œuvre en cas de prestation) ;
• la quantité ;
• le prix unitaire HT ;
• le taux de la TVA applicable (si redevable, ou mention du bénéfice d’une exonération de TVA).

Une description détaillée vous évite de nombreux litiges avec vos clients.

Bien entendu, toutes les factures doivent indiquer les conditions de règlement. À savoir :

• la somme totale HT ;
• le montant TTC à payer ;
• les éventuelles majorations de prix (frais de transport, par exemple) ou réductions de prix (modalités d’escompte, de rabais et de remise) ;
• la date de règlement ou le délai de paiement ;
• le taux des pénalités de retard en cas d’impayé ;
• la mention de l’indemnité forfaitaire de 40 € pour frais de recouvrement en cas de retard de paiement par un client professionnel.

La majorité des micro-entrepreneurs bénéficie de la franchise en base de TVA. Avec ce régime, ces derniers ne facturent pas de TVA à leurs clients.

Si c’est votre cas, vous devez insérer la mention suivante : « TVA non applicable, article 293 B du Code général des impôts ».

En revanche lorsque vous êtes sous un régime réel de TVA, il vous faut indiquer votre numéro intracommunautaire de TVA et celui de votre client s’il est également redevable. Toutefois, ces mentions sont facultatives sur les factures inférieures ou égales à 150 € HT.

Et pour les opérations intracommunautaires ? Tout dépend de la situation. Par exemple :

• prestations intracommunautaires auprès d’un client professionnel assujetti à la TVA : facturation HT et mention « autoliquidation de TVA » ;
• opérations en dehors de l’autoliquidation : immatriculation auprès de l’État de votre client et facturation avec TVA au taux de ce pays ;
• ventes à distance de biens auprès de clients non assujettis (particuliers ou associations) au sein de l’Union européenne pour un montant supérieur à 10 000 € par an : facturation de la TVA au taux du pays du client ;
• autres transactions avec des clients non assujettis : régime de TVA française (possible application de la franchise en base).

Lorsque vous souscrivez des assurances professionnelles pour votre activité d’auto-entrepreneur, vous devez mentionner les informations relatives à celles-ci sur vos factures. À savoir :

• les coordonnées de votre assureur ;
• votre couverture géographique ;
• vos références de contrat.

Lorsque la facture concerne la vente d’un bien à un particulier, elle doit mentionner la garantie légale de conformité de deux ans prévue par le Code de la consommation.

En règle générale, les facturiers proposent des feuillets comportant toutes les cases nécessaires pour insérer les mentions obligatoires.

Toutefois, il est recommandé de se tourner vers un logiciel de facturation pour freelance afin d’être certain d’émettre des factures 100 % conformes.

Qonto Facturation vous permet de créer en quelques secondes des factures comportant toutes les mentions obligatoires liées à votre statut et à votre activité.

Plusieurs solutions existent pour vous aider à créer des factures en micro-entreprise. Les principales sont :

• les facturiers pour auto-entrepreneur ;
• les modèles de facture ;
• les logiciels de facturation.

Le facturier papier est un carnet contenant des factures pré-imprimées.

Pour chaque facture, il prévoit : un original à remettre au client et un duplicata à conserver par l’auto-entrepreneur.

Cette solution est simple, mais présente certaines limites : gestion manuelle, absence d’automatisation et archivage papier.

Il est également possible d’utiliser un modèle de facture sur Word, Excel ou Google Sheets.

Ces modèles permettent de créer facilement des factures tout en restant gratuits.

Cependant, cette option requiert une gestion et un suivi manuels, ainsi qu’une organisation rigoureuse des documents. De plus, vous n’êtes pas certain d’avoir des modèles à jour avec la réglementation.

Pour simplifier votre processus de facturation, Qonto vous propose :

• un modèle de facture avec TVA pour auto-entrepreneur gratuit ;
• un template de facture sans TVA pour micro-entreprise.

Il est au format Excel pour vous permettre de calculer automatiquement le montant total HT.

Aujourd’hui, les logiciels de facturation sont à privilégier puisqu’ils incluent de nombreuses automatisations et ils sont à jour avec la réglementation en vigueur.

Ils offrent généralement des fonctionnalités comme :

• la création rapide de devis et factures ;
• la numérotation automatique ;
• le suivi des paiements ;
• l’archivage dématérialisé des documents ;
• des tableaux de bord financiers.

Ils représentent un gain de temps, de conformité et d’efficacité.

Vous pouvez trouver de nombreux logiciels de facturation pour auto-entrepreneur gratuits.

C’est le cas de Qonto Facturation : il est 100 % gratuit.

Vous pouvez créer des factures, importer vos factures fournisseurs, relancer vos clients et suivre votre trésorerie, sans frais.

Le choix dépend principalement de la taille de votre activité et du volume de factures à traiter.

Pour une activité occasionnelle, un facturier peut suffire. Mais, ça ne sera pas encore le cas longtemps avec l’entrée en vigueur de la réforme de la facturation électronique.

La réforme de la facturation électronique va progressivement transformer la gestion des factures en France.

La facturation électronique obligatoire pour les auto-entrepreneurs se fera en deux temps.

En effet, tous les assujettis à la TVA en France devront être en mesure de recevoir des e-factures fournisseurs dès le 1er septembre 2026. Cette mesure concerne tous les micro-entrepreneurs, y compris ceux ayant opté pour la franchise en base de TVA.

Pour être en conformité, vous devez anticiper l’entrée en vigueur de cette mesure en choisissant une Plateforme Agréée (PA) ou une solution compatible.

Par ailleurs, vous serez dans l’obligation d’envoyer des factures au format électronique à vos clients professionnels établis en France et assujettis à la TVA à compter du 1er septembre 2027. Cette opération se fera également via une PA ou une solution compatible.

Quatre nouvelles mentions obligatoires feront également leur apparition sur les factures, à savoir :

• le numéro Siren de votre client ;
• l’adresse de livraison (si différente de l’adresse de client) ;
• la nature des opérations facturées (vente de biens, prestations ou les deux) :
• la mention « option pour le paiement de la taxe d’après les débits » si vous l’avez prise.

Votre PA se chargera également de communiquer vos données de transaction à l’administration fiscale.

À cette même date, vous devrez aussi fournir vos données de paiement relatives aux opérations hors champ de l’e-invoicing à l’administration fiscale (clients particuliers ou étrangers) à l’aide de votre PA. On parle d’e-reporting.

Bonne nouvelle, Qonto a obtenu son immatriculation définitive en tant que Plateforme Agréée.

Dès maintenant, notre logiciel de facturation vous permet d’émettre et d’envoyer des factures électroniques.

Qonto vous donne accès gratuitement à son outil de facturation électronique conçu pour les indépendants et les entreprises.

Profitez de ses nombreuses fonctionnalités, telles que :

• la création de facture d’auto-entrepreneur sans TVA ou avec, et dans plus de 29 devises différentes ;
• la constitution d’un catalogue de produits et de services ;
• la personnalisation de vos documents pour une image plus professionnelle ;
• le suivi de statut de vos factures et de votre trésorerie en temps réel ;
• la relance automatique de vos clients en cas d’impayé ;
• l’importation de vos factures clients et fournisseurs afin de centraliser votre gestion ;
• l’édition de vos notes de frais ;
• la détection automatique de la TVA et des données de vos factures ;
• la synchronisation avec vos comptes pro pour un rapprochement automatique entre les factures et les transactions correspondantes.

Notre solution est particulièrement adaptée aux micro-entrepreneurs qui souhaitent simplifier leur gestion administrative tout en anticipant les évolutions liées à la facturation électronique.

Avec un compte pro Qonto, vous pouvez aller plus loin dans l’optimisation de votre activité.

Par exemple, il vous donne accès à l’insersion d’un lien de paiement sur les factures pour accélérer les règlements ou au paiement des fournisseurs en un clic.

De plus, le compte pro de Qonto vous permet d’obtenir des cartes paramétrables, d’encaisser vos clients en personne (Tap to Pay ou TPE) et d’accéder à des offres de financement.